25 kansio-organisaatioideaa pieneen tai kotitoimistoon

Jos ostat jotain linkkien kautta, saatamme ansaita rahaa yhteistyökumppaneiltamme. Lue lisää.

Yrityksessäsi on todennäköisesti runsaasti asiakkaisiin, talouteen ja päivittäiseen toimintaan liittyviä tiedostoja. Ihannetapauksessa sinulla pitäisi olla järjestelmä, jolla nämä tiedostot pidetään lajiteltuina kategorioihin, jotta ne ovat helposti saatavilla mutta eivät sotke työpöytääsi. Nämä järjestelmät voivat vaihdella hyvin yksinkertaisista ja perinteisistä aina huipputeknisiin ja luoviin vaihtoehtoihin.

Tiedostojen järjestämisideoita

Tässä on muutamia tiedostojen järjestämisideoita, joita kannattaa harkita, jos työskentelet pienessä toimistossa tai kotona.

Kansiokaappi

Vakiomuotoinen tiedostojen säilytysratkaisu, jonka voit täyttää merkityillä kansioilla, jotta voit lajitella kaikki tärkeät asiakirjasi ja pitää ne helposti saatavilla yhdessä paikassa.

Litteä arkistokaappi

Litteä arkistokaappi, jollainen tämä Safco-valmistajalta on, tarjoaa samanlaisen organisaatiorakenteen, mutta voit asettaa tiedostosi vaakasuoraan pystysuuntaisen sijasta. Riippuu vain siitä, minkä tyyppisiä tiedostoja sinulla on ja miten haluat päästä niihin käsiksi.

Kansiolaatikko

Mahdollisesti et tarvitse kokonaista kaappia vain tiedostoja varten. Jos voit tiivistää niitä hieman ja pitää loput digitaalisissa tiedostoissa, voit yksinkertaisesti lisätä tiedostojen lajittelujärjestelmän pöytäsi alla olevaan laatikkoon tai kaappiin.

Kansiolaatikot

Toiseksi kompaktimmaksi ratkaisuksi voit myös hankkia laatikoita, joissa on kansiomappien sisäkkeet, jotta voit helposti kuljettaa niitä tai säilyttää niitä eri paikoissa toimistossasi.

Ripustettavat kansiokansiot

Tai sitten haluat ehkä tiedostojesi olevan helpommin saatavilla. Jos näin on, voit ostaa tämän Pendaflex-tuotteen kaltaisen pienen rakenteen, jonka avulla voit järjestää tiedostosi kuten arkistokaapissa.

Neat

Jos säilytät pääasiassa digitaalisia tiedostoja, voit harkita Neatin kaltaista järjestelmää. Sen avulla voit helposti seurata kuluja ja se integroituu jopa kirjanpito-ohjelmistoon.

OneDrive

OneDrive on Microsoft Officen ratkaisu digitaaliseen pilvitallennukseen. Sen avulla voit pitää tiedostosi saatavilla mistä tahansa. Voit siis käyttää niitä, vaikka tekisit etätyötä tai käyttäisit mobiililaitetta.

Työpöydän tiedostojen lajittelija

Jos haluat päästä helposti käsiksi kaikkiin tärkeisiin tiedostoihisi ja muihin toimistovälineisiisi, voit hankkia yksinkertaisen työpöydän järjestelijän, jollainen on tämä Poppin.

Kansiokansiot

Jos pidät käsilläsi vain pientä määrää fyysisiä tiedostoja, saatat selvitä muutamalla merkityllä kansiolla, joita voit säilyttää laatikossa tai jopa salkussasi.

Kansiot

Hieman suuremmassa järjestelmässä voit mahduttaa muutaman eri luokan kansiot yhteen kansioon ja silti kuljettaa ja säilyttää niitä erittäin helposti.

Projektiorganisaattori

Tämä tuote on samankaltainen kuin kansiot ja kansiot. Se tarjoaa kuitenkin hieman enemmän tietoja, jotka voit täyttää tietyistä tuotteista, jotta voit pitää kaiken järjestyksessä hyvin tarkasti. Tämä on Staplesilta.

Värikoodatut kansiot

Käytitpä sitten kaappia, laatikkoa tai jotain muuta astiaa, voit pitää kaikki kansiosi järjestyksessä erivärisissä kansioissa niin, ettei sinun tarvitse edes mennä kovin lähelle lukeaksesi tarroja.

Seinäorganisaattorit

Jos et halua viedä tilaa työpöydältäsi tai lattialta, voit investoida pieneen kansiojärjestelmään, joka kiinnitetään suoraan seinään, jotta pääset käsiksi kaikkeen silmien korkeudella.

Postilaatikon organisointilaatikko

Tätyyppistä tuotetta käytetään usein luokkahuoneissa tai toimistoissa, joissa useilla ihmisillä voi olla saapuvia tai lähteviä materiaaleja. Voit kuitenkin käyttää sitä myös organisoijana, jos sinulla on monia erityyppisiä tiedostoja ja haluat, että jokainen niistä on melko helposti saatavilla. Tämä tuote on peräisin Wayfairilta.

Kirjelaatikot

Jos sinun ei tarvitse päästä käsiksi tiedostoihisi kovinkaan usein, mutta sinun on pidettävä niitä mukana kaiken varalta, saatat pitää kiinni pienistä kirjelaatikoista. Säilytä niitä näissä ja pidä ne poissa pääasiallisesta työtilastasi, jotta ne eivät vie arvokasta kiinteää tilaa.

Aikakauslehtihyllyt

Jos haluat hieman koristeellisemman ratkaisun, voit tehdä aikakauslehtihyllyistä yksinkertaisen tiedostojärjestelmän. Merkitse vain jokainen niistä ja pidä ne saatavilla toimistossasi.

Kirjekori

Jos haluat näkyvämmän järjestelmän, joka ei silti vie paljon tilaa työpöydän ympäriltä, voit käyttää ripustettavaa kirjekoria, jollainen on tässä Pottery Barnin valikoimassa.

Google Drive

Jos haluat mieluummin pilvipohjaisen ratkaisun tiedostojesi tallentamiseen, Google Drivessä on maksuton apuohjelmisto, jonka avulla voit perustaa kansioita ja luoda asiakirjoja. Voit myös maksaa päivitetystä tallennustilasta sen lisäksi, mitä ilmaispaketissa on tarjolla.

MyOrganizer

Jos haluat mieluummin käyttää perinteistä ohjelmistoreittiä, valitse MyOrganizer Ultimaten kaltainen tuote, jonka voit asentaa asiakirjojen, raporttien ja kulujen seurantaan.

Kansiokori

Jos olet usein liikkeellä, harkitse kannettavaa tiedostojen organisointijärjestelmää, kuten tätä iBuy Office Supplyn rullaavaa mallia.

Dropbox

Toinen pilvipohjainen ratkaisu, Dropbox voi olla erityisen hyödyllinen tiimeille, joiden on päästävä käsiksi tietoihin ja tiedostoihin tai jaettava niitä mistä tahansa.

Paperless

Paperless 2 on ohjelmisto Windows-järjestelmille. Sen avulla pääset eroon tiedostojen paperikopioista, jotta voit pitää kaiken järjestyksessä työpöydälläsi.

Työpöytäjärjestelmä

Yksinkertaista työpöydän tiedostojen järjestelijää suurempi vaihtoehto, mutta tämä eBayn tarjoama täydellinen järjestelmä mahtuu silti useimpiin työpöytiin, ja siinä on paikat runsaalle määrälle tiedostoja ja muita toimistotarvikkeita.

Turvakaappi

Jos säilytät käsilläsi erityisen arkaluontoisia asiakirjoja, sinun kannattaa ehkä investoida lukittuun turvakaappiin. Voit pitää tiedostoja kansioissa, jolloin ne ovat edelleen järjestyksessä ja samalla varmistat, ettei kukaan organisaatiosi ulkopuolinen pääse niihin käsiksi.

Digitaaliset työpöydän kansiot

Jos haluat pitää asiat todella yksinkertaisina etkä pidä siitä, että sinulla on käsilläsi paljon paperikopioita, voit yksinkertaisesti perustaa tietokoneen työpöydälle kansioita, joihin lajittelet tiedostot. Pidä ne sitten luokissa, jotta ne löytyvät helposti, kun tarvitset niitä.

Kuva: