13 yleistä virhettä, joita yritykset tekevät anonyymillä vihjelinjallaan

Toimialasta riippumatta uskomme, että jos välität työntekijöistäsi, haluat varmistaa, että heitä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja että he käyttäytyvät asianmukaisesti. Tästä huolimatta, jos olet enemmän kuin yhden johtoportaan päässä ”etulinjasta”, turvallinen ja laadukas nimettömän raportoinnin vihjelinja on välttämätön. Oikein suunniteltu, toteutettu ja hallinnoitu vihjelinja tukee tietämystäsi siitä, mihin mahdollisesti haitalliseen käyttäytymiseen voit puuttua, sekä työntekijöiden tunnetta siitä, että he työskentelevät paikassa, joka välittää heidän huolenaiheistaan ja on halukas puuttumaan niihin.

Yksiselitteisesti tämä kriittinen viestintäkanava on liian tärkeä, jotta siihen voitaisiin käyttää liian vähän resursseja. Valitettavasti ero hyvin toteutetun ratkaisun ja tehottoman (tai vielä pahempaa, vastuuta aiheuttavan) ratkaisun välillä voi olla epäselvä. Kuten useimmissa tyylikkäissä ratkaisuissa, ”paholainen piilee yksityiskohdissa”. Jos teet vain muutaman alla olevista virheistä, saatat jättää työntekijäsi, asiakkaasi (opiskelijat, potilaat jne.) ja yrityksesi alttiiksi julkiselle maineellesi aiheutuvalle kriittiselle vahingolle ja turvallisuusuhkille.

1. Katkokset anonymiteetissä Ilmeisillä tai oletetuilla tavoilla työntekijät tunnistetaan väärin, kun he haluavat raportoida anonyymisti. Mahdollisista kostotoimista aiheutuvan oikeudellisen vastuun lisääntymisen lisäksi työntekijöiden huoli rikkoutuneesta nimettömyydestä saa heidät jättämään ilmoittamatta huonosta käytöksestä ja jättämään teidät pimentoon.
2. Huono viestintä Kun ihmiset eivät tiedä, miten ongelmasta voi ilmoittaa, he puhuvat siitä todennäköisemmin ystäville, työtovereille, perheenjäsenille ja jopa asianajajille – ja te saatte tietää asiasta vasta, kun se on liian myöhäistä. Varmista, että kerrot usein eri tavoista raportoida tilanteista ja siitä, miksi raportointi auttaa kaikkia.
3. Epäjohdonmukainen seuranta Kun työntekijä raportoi jostakin asiasta eikä koskaan kuule vastausta, hän saattaa olettaa, että sääntöjen noudattamista valvova tiimi (ja yrityksen johto) suhtautuu ongelmaan yhtä välinpitämättömästi kuin sen aiheuttajat. Varmista, että tiimisi on koulutettu, valtuutettu ja johdettu käsittelemään, päättämään ja korjaamaan raportoidut ongelmat hyväksyttävien ja selkeästi ilmoitettujen standardien mukaisesti.
4. Rajallinen ensitiedonkeruu Jos sääntöjen noudattamista valvova tiimisi hidastuu, koska ensimmäinen raportti on laajuudeltaan rajallinen ja siitä puuttuvat tiedot, joita koordinaattori tarvitsee toimiakseen nopeasti, vihjelinjastasi tulee pikemminkin rasite kuin myönteistä muutosta edistävä voima. Se, joka vastaa ensimmäiseen puheluun, pitäisi kouluttaa ja valmentaa saamaan ”tavanomaiset” tai perustiedot sekä esittämään älykkäitä jatkokysymyksiä, jotka perustuvat tapaukseen ja sääntöjen noudattamista valvovan tiimin prioriteetteihin.
5. Riittämätön palaute Tapausten seurannan toimivuutta on vaikea arvioida ja siihen on vaikea vaikuttaa, koska siihen ei ole näkyvyyttä. Tämän vuoksi tiimisi on ylikuormittunut, tapaukset kasaantuvat ja riskit jäävät piiloon, kunnes ne alkavat kyteä. Tee yhteistyötä toimittajan kanssa, joka auttaa sinua hallitsemaan koko järjestelmää, ja ota käyttöön vaatimustenmukaisuuden tapaushallinta-alusta, jonka avulla sinun on helppo tarkistaa suorituskyky.
6. Epäyhtenäiset tutkintamerkinnät Epäyhtenäiset tai keräämättömät merkinnät johtavat sotkuisiin tarkastuksiin ja tarkistamattomiin ratkaisuihin (varsinkin kun tietotekniikkaongelmat tai työntekijöiden vaihtuvuus pahentavat tilannetta). Varmista, että kaikki vihjelinja-asioitasi koskevat asiat on yhdistetty kyseistä tapausta koskeviin toimiin, tietoihin, valtuutuksiin ja johtopäätöksiin riippumatta siitä, ovatko ne itse hallinnoidussa tiedostossa/tietokannassa vai ammattimaisessa sääntöjen noudattamista koskevassa tapaustenhallintajärjestelmässä.
7. Ei kirjausketjua Ilman kirjausketjua keräämäsi tiedot ovat alttiita peukaloinnille ja epäluotettavia. Varmista, että vihjelinjaraporttisi, mukaan lukien vähimmäistiedot siitä, milloin ja miten tietoja on kerätty ja muutettu, tallennetaan turvalliseen järjestelmään, jossa seurataan, kuka teki minkä muutoksen, käytti mitä tiedostoa milloinkin jne.
8. Huono palvelutaso Pitkät odotusajat ja kiireiset puhelut johtavat todellisiin ongelmiin. Nämä mittarit ovat vain indikaattoreita siitä, millainen kokemus soittajilla on vihjelinjastasi. Varmista, että toimittajasi on vastuussa paitsi puhelinpalvelimessa raportoitujen asioiden ajoituksesta ja suorituskyvystä myös soittajien kokemuksen laadusta. Testipuhelut voivat paljastaa paljon, mutta viime kädessä tiimin kulttuuri ja sydän voittavat mieltymyksesi, jos ne eivät vastaa toisiaan.
9. Oikeudellisten huolenaiheiden ylikorostaminen Kun puheluita käsitellään pelkästään oikeudellisten asiakirjojen luomiseksi eikä vuorovaikutuksessa todellisten ihmisten kanssa, menetät valtavan mahdollisuuden. Älä anna vihjelinjan jäädä pelkäksi ruksittavaksi toiminnaksi, vaikka se voisi edistää laatua, turvallisuutta ja kulttuurin parantamista. Tee yhteistyötä lakimiesten, toimittajan ja sisäisten tiimien kanssa löytääksesi oikean tasapainon kylmän tiedonkeruun ja harkitun sitoutumisen välillä, jotta voit varmistaa, että teet kaiken (laillisesti) mahdollisen kohdellaksesi soittajia arvokkaasti ja ymmärtäväisesti.
10. Epäselvä ratkaisu ja perustelu Kun soittajat eivät koskaan saa selville, mitä heidän tekemällään ilmoituksella on tapahtunut, vaikuttaa siltä, ettei kukaan välitä. Mikä pahempaa, jos sana leviää, että ilmoituksen tekeminen on ajanhukkaa, työntekijät lakkaavat puhumasta. Varmista, että sinulla on kaksisuuntaiset viestintämahdollisuudet, myös nimettömille raportoijille, jotta voit jakaa asianmukaisesti rajattua tietoa siitä, mitä raportille on tehty.
11. Rajoitettu uudelleenkommunikaatio Meidät ylikuormitetaan tiedoilla ja häiriötekijöillä, ja ihmiset raportoivat paljon myöhemmin (tai eivät koskaan), jos luotat heidän muistiinsa 11 kuukauden takaisesta koulutuksesta. Työskentele luovasti rakentaaksesi mukaansatempaavia, merkityksellisiä ja käteviä muistutuksia viestintäsuunnitelmaasi – ja tee yhteistyötä muiden osastojen kanssa aina, kun se on mahdollista!
12. Integraation puute Vaatimustenmukaisuus on ääni erämaassa, joka jätetään huomiotta. Kun sinun on kilpailtava työntekijöiden rajallisesta huomiosta, menetät varmasti arvokkaita korvia. Tee yhteistyötä koulutusryhmien, esimiesten ja työryhmien kanssa, jotka käsittelevät/reagoivat erityisongelmiin jne. kertoaksesi, miten hyvin integroitu vaatimustenmukaisuuden vihjelinja voi tukea kaikkia näitä ponnisteluja.
13. Voitot jäävät juhlimatta Vaatimustenmukaisuus on se laulamaton sankari, josta kukaan ei tiedä. Kun vuorovaikutus vihjelinjan, koulutuksen tai sääntöjen noudattamista tutkivien henkilöiden kanssa nähdään negatiivisessa valossa, ihmiset eivät todennäköisesti osallistu ja tee ilmoituksia. Etsi vastuullisuustietoisia tapoja ilmoittaa ja juhlia positiivisia vaikutuksia, joihin compliance on osallistunut, kuten kulttuurin parantaminen, laadun ja henkilöstösuhteiden korjausten käynnistäminen ja työntekijöiden auttaminen näkemään päätöstensä kauaskantoiset vaikutukset.

Vaikeinta anonyymin vihjelinjan oikeanlaisessa käyttöönotossa on tulkita, mitä suoritustietosi oikeasti kertovat sinulle. Saatat saada pienen määrän puheluita ja ajatella, ettei ole enää mitään syytä huoleen. Tai saatat saada paljon kevytmielisiä tai väärin osoitettuja puheluita (esim. joku kysyy palkkatodistusta) ja oletat, että jos ei ole mitään muuta huolestuttavaa meneillään. Valitettavasti se, että et tiedä ongelmasta, ei estä sitä vahingoittamasta ihmisiäsi. Luo luotettavia tapoja varmistaa, että olet oikealla tiellä: vertaile alan standardeja, rakenna jatkuvan parantamisen kulttuuri, tee yhteistyötä alallasi toimivien kollegojen kanssa selvittääksesi, mikä heillä toimii, ja hanki asiantuntijaneuvoja siitä, miten tämä tehdään oikein. ComplianceLine on tietysti tukenasi tarjoamalla sinulle näitä neuvoja, selkeyttä oikeaan ratkaisuun ja palvelua, jolla varmistat, että keskityt sidosryhmillesi ja tavoitteillesi tärkeimpiin asioihin.