Una guía para usuarios de Office 365 sobre las licencias de Power Apps y Power Automate (Flow) – Edición de octubre de 2019

Las licencias de los productos y servicios de Microsoft suelen ser confusas, desconcertantes o directamente incomprensibles. El licenciamiento de Power Apps y Power Automate no es una excepción, sobre todo debido a un conjunto de cambios que entraron en vigor en febrero de 2019 y un segundo conjunto de cambios que entraron en vigor el 1 de octubre de 2019. El objetivo de este artículo es aclarar la mayor parte de la confusión posible documentando las licencias de Power Apps y Power Automate a partir del 1 de octubre de 2019.

Esta publicación del blog se actualizó por última vez el 16 de octubre de 2020.

Los siguientes recursos se utilizaron para compilar esta publicación del blog.

«Nuevas opciones de licencia para los planes de pago independientes de PowerApps y Microsoft Flow», publicado el 25 de julio de 2019. Asegúrese de leer el cuerpo del post y los comentarios.

«Preguntas frecuentes sobre el licenciamiento de Power Apps y Power Automate», actualizado por última vez el 9 de octubre de 2020.

«Precios de PowerApps»

«Precios de Power Automate»

«Guía de licenciamiento de Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate y Microsoft Power Virtual Agents – octubre de 2020»

Se supone que los lectores de este artículo están familiarizados con Power Apps y Power Automate. Para obtener más información sobre Power Automate, visite: https://flow.microsoft.com. Para más información sobre Power Apps, por favor visite: https://powerapps.microsoft.com.

También hay que tener en cuenta que este artículo se centra en las licencias de Power Apps y Power Automate para los usuarios de Office 365. No habla de las diferencias de licencia entre los que tienen un tenant de Office 365 y un tenant de Dynamics 365, ni cubre los requisitos de licencia para Power BI.

Power Apps para Office 365

Su suscripción a Office 365 incluye una licencia para que los usuarios de su tenant utilicen Power Apps para crear aplicaciones de lienzo que se conecten a datos de Office 365 o de sistemas externos en la nube mediante el uso de conectores estándar. Después del 1 de octubre de 2019 habrá un límite en el número de llamadas a la API que puede realizar tanto a Power Apps como a Power Automate por día.

Power Automate para Office 365

Su suscripción a Office 365 incluye una licencia para que los usuarios de su inquilino utilicen Power Automate para crear flujos de trabajo que se conecten a datos de Office 365 o de sistemas externos en la nube mediante el uso de conectores estándar. Después del 1 de octubre de 2019 ya no habrá límites en el número de ejecuciones de flujo que un inquilino puede utilizar en un mes, pero habrá un límite en el número de llamadas a la API que puede realizar tanto a Power Apps como a Power Automate por día.

Características premium de Power Apps y Power Automate

Hay muchas características premium de Power Apps y Power Automate. En esta sección se enumeran las principales características premium y se ofrece una breve descripción de cada una de ellas.

Conectores premium

Power Apps y Power Automate tienen acceso nativo a dos tipos de conectores: estándar y premium. Las apps o los flujos que solo utilizan conectores estándar pueden ser creados o ejecutados por cualquier usuario, las apps o los flujos que utilizan conectores premium solo pueden ser creados o ejecutados por quienes tienen una licencia premium.

El conector HTTP, que es un conector muy utilizado, pasó de ser un conector estándar a un conector premium el 1 de febrero de 2019. A las organizaciones que utilizaban el conector HTTP antes del 1 de febrero de 2019 se les ha concedido una prórroga para que puedan seguir utilizándolo como si fuera un conector estándar hasta el 31 de enero de 2020.

La siguiente captura de pantalla muestra un subconjunto de los conectores disponibles. Para ver la lista completa de conectores disponibles, visite: https://flow.microsoft.com/es-us/conectores.

Las preguntas frecuentes sobre los cambios en las licencias publicadas el 28 de agosto de 2019 incluyen el anuncio de que los conectores de SQL, Azure y Dynamics 365 que se enumeran a continuación se reclasificarán de Standard a Premium. Los conectores que no son de Microsoft y que anteriormente se habían clasificado como conectores estándar seguirán estando disponibles para los usuarios de Office 365.

De las preguntas frecuentes sobre licencias de Power Apps y Power Automate, «… las apps y los flujos creados antes del 1 de octubre de 2019 que estén utilizando estos conectores recibirán un período de transición ampliado hasta el 1 de octubre de 2024. Durante este tiempo, estas apps y flujos que cumplan los requisitos estarán exentos de los requisitos de licencia del conector Premium para los conectores reclasificados.»

Azure Application Insights
Azure Automation
Azure Blob Storage
Azure Container
Azure Cosmos
Azure Data Factory
Azure Data Lake
Azure DevOps
Azure Event Grid
Azure Event Grid Publish
Azure File Storage
Azure IoT Central
Azure Kusto
Azure Log Analytics
Azure Log Analytics Data Collector
Azure Queues
Azure Resource Manager
Azure SQL
Azure SQL Data Warehouse
Azure Table Storage
Dynamics 365
Dynamics 365 Customer Insights
Dynamics 365 for Finance & Operations
Dynamics 365 Sales Insights
Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central (on-locales)
Dynamics NAV
Event Hubs
Service Bus
SQL Server

Conectores personalizados

Los conectores personalizados le permiten comunicarse con servicios que no tienen un conector «out-of-the-box». Los conectores personalizados pasaron de ser una función estándar a una función premium el 1 de febrero de 2019. A las organizaciones que utilizaban conectores personalizados antes del 1 de febrero de 2019 se les ha concedido una prórroga para que puedan seguir utilizándolos como si fueran una característica estándar hasta el 31 de enero de 2020. Para obtener más información sobre los conectores personalizados, visite: https://docs.microsoft.com/en-us/connectors/custom-connectors.

Puerta de enlace de datos on-premise

La puerta de enlace de datos on-premise proporciona acceso seguro a los datos on-premise desde Power Apps y Power Automate. El uso de la puerta de enlace de datos local pasó de ser una función estándar a una función premium el 1 de febrero de 2019. A las organizaciones que utilizaban la pasarela de datos on-premise antes del 1 de febrero de 2019 se les ha concedido una prórroga para que puedan seguir utilizando la pasarela como si fuera una característica estándar hasta el 31 de enero de 2020. Para obtener más información sobre la pasarela de datos local, visite: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/analysis-services/analysis-services-gateway.

Administración y gestión

Los usuarios han necesitado tradicionalmente una licencia premium para administrar y gestionar Power Apps y Power Automate pero esto parece estar cambiando. Este cambio no formaba parte de los cambios de febrero de 2019, ni tampoco de los de octubre de 2019. En cambio, parece ser un cambio separado que se anunció en el blog de Power Apps en mayo de 2019 y en la publicación del blog del 25 de julio de 2019 vinculada anteriormente. Debido a que este cambio de licencia se anunció por separado, no está claro si la implementación del cambio se sincronizará con los otros cambios que se realizan en octubre de 2019. Para obtener todos los detalles, visite https://powerapps.microsoft.com/es-us/blog/provisioning-and-administration-is-getting-easier.

Portales de administración

Hay un portal de administración combinado de Power Platform al que se puede acceder visitando https://admin.powerplatform.microsoft.com. Cualquier usuario que pueda crear una app o un flujo puede acceder al portal de administración, sin embargo, sólo aquellos usuarios que sean administradores de inquilinos o administradores de entornos (ver más abajo) tienen acceso a la funcionalidad completa.

Crear y gestionar entornos

Un entorno es un contenedor que se puede utilizar para separar apps y flujos que tienen diferentes roles, requisitos de seguridad y/o audiencias objetivo. Por ejemplo:

• Podría crear entornos separados que agrupen las versiones de prueba y de producción de sus apps.
• Podría crear entornos separados que correspondan a equipos o departamentos específicos de su empresa, cada uno de los cuales contenga los datos y las apps relevantes para cada público.
• También podrías crear entornos separados para diferentes sucursales globales de tu empresa.

Cada tenant tiene un entorno por defecto en el que los administradores del tenant tienen privilegios de Administrador del entorno y todos los usuarios tienen privilegios de Creador del entorno (es decir, todos los usuarios pueden crear apps y flujos). Sin embargo, los permisos son completamente configurables en todos los entornos adicionales. Las opciones de permisos y la interfaz de usuario utilizada para asignar los permisos serán diferentes dependiendo de si el entorno tiene una base de datos Dataverse (Common Data Service) aprovisionada en su interior o no.

Configurar políticas de prevención de pérdida de datos

Los administradores pueden agrupar los conectores en aquellos que trabajan con datos empresariales y aquellos que trabajan con datos no empresariales. Cuando la DLP está en vigor, se impide que los usuarios utilicen conectores de ambos grupos en cualquier aplicación o flujo. Por ejemplo, podría impedir el uso del conector de Twitter en la misma aplicación o flujo que utiliza el conector de SalesForce. Para obtener más información sobre las políticas de prevención de pérdida de datos, visite https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/wp-data-loss-prevention.

Acceso a los análisis

El centro de administración de Power Platform proporciona acceso a varios informes de análisis tanto para Power Apps como para Power Automate. Estos informes permiten supervisar el estado y el rendimiento de las aplicaciones y los flujos existentes, así como obtener estadísticas sobre las aplicaciones y los flujos que crean los usuarios. Para obtener más información sobre los análisis de Power Automate, visite https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-flow. Para obtener más información sobre los análisis de Power Apps, visite https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-powerapps.

Dataverse y Dataverse for Teams

Microsoft Dataverse (antes conocido como Common Data Service) le permite almacenar y gestionar de forma segura los datos de las aplicaciones empresariales que se componen de entidades comunes con esquemas bien conocidos. Incluye un conjunto básico de tablas estándar (por ejemplo, Cuenta, Contacto y Tarea), pero también puede crear tablas personalizadas específicas para su organización. Para obtener más información sobre el Servicio de Datos Comunes, visite https://powerplatform.microsoft.com/en-us/dataverse/.

El 21 de julio de 2020, Microsoft también anunció un nuevo servicio llamado Microsoft Dataverse for Teams (anteriormente conocido como Project Oakdale), que es efectivamente una versión lite de Microsoft Dataverse. Dataverse para Teams no requiere una licencia premium para su uso y «ofrece una plataforma de datos integrada y de bajo código para Microsoft Teams». Para obtener más información, visite https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/teams/overview-data-platform.

Licencias Premium de Power Apps

Además de la licencia de Power Apps para Office 365, hay dos planes de licencia Premium para Power Apps: el plan por aplicación y el plan por usuario.

Los planes Premium de Power Apps ya no incluyen un plan Premium equivalente de Power Automate. De la publicación del blog de Microsoft del 25 de julio de 2019: «Los usuarios de Power Apps seguirán pudiendo ejecutar cualquier flujo que se active directamente desde una app, o desde los datos que esa app actualiza. Sin embargo, las capacidades independientes completas de Microsoft Flow se reservarán para los planes independientes de Flow que se indican a continuación.»

Por plan de licencia de app

Después del 1 de octubre de 2019, las apps que utilicen funciones premium podrán recibir una licencia premium. Una app a la que se le haya asignado una licencia premium podrá ser utilizada por un conjunto de usuarios nombrados independientemente de que los usuarios que consuman la app tengan una licencia premium o no. El coste de este tipo de licencia es de 10 USD por usuario y por app al mes.

Como se puede ver en la captura de pantalla de abajo, una app se define algo que incluye «1 Power Apps Portal y hasta 2 apps personalizadas». De la publicación del blog de Microsoft del 25 de julio de 2019: «Como ejemplo de aplicación independiente, los clientes podrán ofrecer una solución para la gestión de eventos que incluya: un portal para que los usuarios externos se registren, una app web para gestionar las inscripciones y la logística, y una app móvil para que el personal la utilice en el lugar. Estos activos podrán agruparse en un escenario y licenciarse como una única aplicación.»

Plan de licencias por usuario

Los usuarios a los que se les haya asignado una licencia premium podrán crear y consumir apps que hagan uso de las funciones premium. Después del 1 de octubre de 2019 solo habrá una única licencia premium por usuario y costará 40 USD al mes por usuario.

Licencias de Power Apps Portal

Power Apps Portals es una nueva característica que le permitirá construir sitios web responsivos de bajo código que permiten a los usuarios externos interactuar con los datos almacenados en Dataverse (Common Data Service). Los usuarios internos del portal tienen una licencia como la descrita anteriormente (es decir, una licencia por aplicación o por usuario). Los usuarios externos autentificados pueden acceder al portal a un coste de 200 dólares por cada 100 inicios de sesión. Los usuarios externos anónimos pueden acceder al portal con un coste de 100 dólares por cada 100.000 páginas vistas. Para obtener más información sobre Power Apps Portals, visite https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/portals/overview.

Licencias Premium de Power Automate

Además de la licencia de Power Automate para Office 365, existen dos planes de licencia Premium para Power Automate: el plan por usuario y el plan por proceso empresarial.

Plan de licencia por usuario

Los usuarios a los que se les haya asignado una licencia premium podrán construir y consumir flujos que hagan uso de las características premium. Después del 1 de octubre de 2019 solo habrá una única licencia premium por usuario y costará 15 USD al mes por usuario.

Plan de licencias por proceso de negocio

Después del 1 de octubre de 2019, se podrá asignar una licencia premium a los flujos que utilicen características premium. Un flujo al que se le haya asignado una licencia premium podrá ser utilizado por cualquier usuario independientemente de que éste tenga o no una licencia premium. El coste de este tipo de licencias es de 500 USD al mes para 5 flujos habilitados. Se pueden añadir flujos adicionales con un coste de 100 USD por flujo al mes.

Límites de solicitudes de API

Los usuarios con licencia en un tenant de Office 365 pueden realizar hasta 2.000 solicitudes de API en un periodo de 24 horas. Cada licencia por usuario, por aplicación o por proceso de negocio que adquiera puede aumentar el límite de solicitudes de API (consulte los detalles más arriba). Además, puede adquirir un complemento de capacidad de Power Apps y Power Automate para los usuarios que puedan superar regularmente este límite. Para obtener más información sobre los límites de solicitudes de la API, visite Límites de solicitudes y asignaciones.

Nota importante: Aunque se puede adquirir este complemento, todavía no se puede asignar a los usuarios. La asignación será posible más adelante en el año natural 2020. Cuando se admita, la licencia podrá asignarse a usuarios de aplicaciones y administrativos y no interactivos.

Límites de capacidad de la suscripción

Cada inquilino de Office 365 tiene límites en la cantidad de almacenamiento que Dataverse (Common Data Service) puede utilizar para bases de datos, archivos y registros. De forma predeterminada, a los inquilinos de Office 365 se les concede 1 GB de capacidad de base de datos y 0 (cero) GB de capacidad de archivos y registros. Cada licencia por usuario, por aplicación o por proceso empresarial que adquiera aumenta la capacidad disponible para uno o varios de los tres tipos de almacenamiento.

La compra de una única licencia de Power Apps por usuario aumenta la capacidad de almacenamiento predeterminada de la base de datos a 10 GB, la capacidad de almacenamiento predeterminada de los archivos a 20 GB y la capacidad de almacenamiento predeterminada de los registros a 2 GB. La compra de una sola licencia de Power Apps por aplicación aumenta la capacidad de almacenamiento de archivos por defecto a 20 GB y la capacidad de almacenamiento de registros por defecto a 2 GB. Cada licencia de Power Apps por usuario adquirida aumenta la capacidad de almacenamiento de la base de datos en 250 MB y la capacidad de almacenamiento de archivos en 2 GB. Cada licencia de Power Apps por aplicación adquirida aumenta la capacidad de almacenamiento de la base de datos en 50 MB y la capacidad de almacenamiento de archivos en 400 GB.

La compra de una sola licencia de Power Automate por usuario o por flujo aumenta la capacidad de almacenamiento de archivos por defecto a 20 GB y la capacidad de almacenamiento de registros por defecto a 2 GB. Cada licencia de Power Automate por usuario o por flujo adquirida aumenta la capacidad de almacenamiento de la base de datos en 50 MB y la capacidad de almacenamiento de archivos en 200 MB.

La guía de licencias indica que la compra de una licencia de Power Automate por usuario no aumenta la capacidad de almacenamiento de la base de datos por defecto más allá de 1 GB. Sin embargo, esa no ha sido mi experiencia. Tengo varios inquilinos desarrolladores en los que la única licencia premium que he comprado es la de Power Automate por usuario, y la capacidad de almacenamiento de la base de datos por defecto se ha incrementado a 10 GB. No tengo ningún inquilino en el que se haya adquirido una licencia de Power Apps por aplicación o de Power Automate por flujo, por lo que no puedo comentar el efecto que puedan tener en la capacidad de almacenamiento de la base de datos por defecto. Actualizaré este post si descubro alguna información adicional sobre esta discrepancia.

Además, puede adquirir un complemento de capacidad de base de datos, capacidad de archivos o capacidad de registro. Los costos son de $40 USD por mes, $2 USD por mes, y $10 USD por mes consecutivamente. Cada complemento aumenta la capacidad disponible del tipo de almacenamiento en 1 GB.

Puede ver la capacidad disponible para su inquilino en el Centro de administración de la plataforma Power. Tenga en cuenta que, a partir del 21 de julio de 2020, hay un problema con la notificación de la capacidad de la base de datos. No se tiene en cuenta la capacidad de almacenamiento predeterminada de 1 GB concedida a cada inquilino de Office 365, por lo que el resumen puede informar incorrectamente de que la capacidad de su base de datos supera el límite. Microsoft es consciente de este problema y está trabajando para corregirlo.

Transición de las licencias P1 y P2 existentes

De las preguntas frecuentes sobre licencias de Power Apps y Microsoft Power Automate: «Los planes P1 y P2 existentes para Power Apps y Power Automate pasarán a los nuevos planes de Power Apps por aplicación y por usuario, así como a los planes de Power Automate por usuario y por Power Automate. Los clientes actuales podrán mantener los planes P1 y P2 de Power Apps y Power Automate mientras dure su período de suscripción actual, y es posible que también puedan renovarlos bajo los términos actuales, dependiendo de cuándo expire su período de suscripción. Del mismo modo, los nuevos clientes podrán adquirir los planes P1 y P2 existentes antes del 1 de abril de 2020. Por favor, póngase en contacto con su representante de cuenta de Microsoft para obtener más información.»

Parece que la fecha en que las licencias P1 y P2 existentes harán la transición a los nuevos planes por usuario es el 31 de diciembre de 2020. Esta información se incluyó en un anuncio realizado el 3 de abril de 2020 en el Centro de mensajes de Office 365 con el título «Dynamics 365 y Power Platform: ampliaciones de los plazos de licencia y aplicación».