Instrucciones de renovación

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Aproximadamente tres meses antes del vencimiento de la(s) etiqueta(s) del registrante, la Oficina de Servicios de Vehículos Comerciales y Conductores de Florida (Oficina) enviará por correo a todos los registrantes activos un paquete de renovación. El paquete de renovación contiene un breve Aviso de Renovación que incluye un enlace en línea a las instrucciones detalladas de renovación y un Formulario de Renovación generado por computadora que tiene la información del transportista y del vehículo precargada desde la cuenta del transportista. La información de la cuenta será «actual» a partir de la fecha de creación del formulario de renovación, por lo que será necesario actualizar el formulario con todos los cambios que deban realizarse para el próximo año de registro. La información sobre el kilometraje es necesaria para el período de información que corresponde al año de registro, para calcular las tasas de renovación. Debido al gran volumen de renovaciones y otras transacciones que se manejan cada mes, se anima a los transportistas a comenzar el proceso de renovación tan pronto como reciban este paquete. También se les anima a renovar en línea, utilizando el paquete de renovación como referencia. Al renovar en línea, no es necesario enviar una solicitud por correo y todos los documentos justificativos pueden enviarse a través de una dirección de correo electrónico especial para los usuarios de E-File.

CONSEJOS GENERALES PARA LA RENOVACIÓN

Como se ha indicado anteriormente, los transportistas pueden comenzar el proceso de renovación hasta tres meses antes de la expiración de su registro. Puede ser útil tener en cuenta que renovar antes de tiempo y recibir una factura antes de tiempo NO significa que el pago sea inmediato. Por el contrario, tener una factura en mano es una forma de confirmar que sus credenciales están listas para ser emitidas tan pronto como el pago se haya realizado y contabilizado. Los transportistas deben considerar cuánto tiempo esperan que sus nuevas placas y tarjetas de taxi lleguen a su ubicación una vez enviadas, y cuánto tiempo tardarán en ponerlas en sus vehículos registrados antes de que caduquen las placas actuales. Esta información puede ayudarles a determinar el tiempo que tienen antes de realizar el pago. Aquí hay algunos otros consejos para mantener la renovación del IRP en el camino:

Revise cuidadosamente todas las instrucciones de renovación

Independientemente del método utilizado para presentar una renovación, asegúrese de referirse a las instrucciones de renovación del IRP del año en curso.

Este documento puede ser revisado en cualquier momento, como preparación. Las instrucciones detallan todos los pasos del proceso de renovación, la información del transportista y del vehículo que tendrá que ser verificada de nuevo a través de la documentación de apoyo, y los tipos de documentos (pruebas) que la Oficina puede aceptar. Si se evitan los errores, se reducirá la posibilidad de que la transacción de renovación se retrase porque la Oficina necesita información adicional del transportista.

Compruebe que la información rellenada previamente en el formulario de renovación sea correcta y esté completa

Reúna y presente los documentos justificativos apropiados

Lo siguiente debe proporcionarse cada vez que renueve:

• Prueba de cobertura de seguro actual en las cantidades aplicables
• Prueba de pago actual del impuesto federal sobre el uso de vehículos pesados

Lo siguiente puede ser necesario, dependiendo de sus operaciones:

• Si está agregando vehículos a su registro, o tiene un vehículo existente que no tiene un título actual de la Florida, prueba de propiedad del vehículo.
• Si todavía tiene o está añadiendo vehículos con un gravamen pendiente, una declaración actual del titular del gravamen (en la papelería del titular del gravamen) indicando que todavía hay un gravamen pendiente y que el título no será liberado hasta que este gravamen sea satisfecho.
• Si usted no es dueño de sus vehículos registrados y/o el seguro está a nombre de otra parte, prueba de un acuerdo de arrendamiento actual.
• Si su renovación incluye un cambio en su dirección de ubicación física en Florida, prueba de que su negocio o lugar de residencia actual establecido cumple con los criterios del IRP.

Responda rápidamente a las solicitudes de información o documentos faltantes

Pague su factura a tiempo para que las credenciales sean enviadas antes de que sus etiquetas expiren

Nota: Las renovaciones por primera vez requieren el pago con fondos garantizados. La Oficina no puede aceptar un cheque de una cuenta personal o comercial. Las formas de pago aceptables incluyen un cheque de caja, un giro postal o una tarjeta de crédito.

Renovación en línea

Usar el sistema E-File del Estado de Florida puede ser la forma más rápida de renovar un registro IRP. Toda la información se introduce en línea y los documentos de apoyo requeridos se escanean y se envían a una dirección de correo electrónico dedicada. El sistema está disponible las 24 horas del día y elimina la necesidad de enviar por correo cualquier papeleo. En general, la Oficina puede revisar la solicitud de renovación en línea de manera más eficiente, y si no falta información o documentación, el transportista puede ser notificado rápidamente por correo electrónico cuando la renovación es aprobada y está lista para el pago.

E-File requiere un registro previo como usuario. Vaya a la página web de IRP E-Filing para obtener información general e instrucciones.

Los transportistas que ya están registrados como usuarios de E-File no necesitan presentar las actualizaciones en el formulario de renovación en papel que llega por correo. En su lugar, pueden entrar en línea en la página de inicio de sesión de E-File para renovar y actualizar su cuenta. Los siguientes son consejos para renovar en línea:

Descargue la Guía de referencia rápida de E-Filing para renovaciones de IRP

Haga clic aquí para obtener asistencia técnica para completar el proceso de renovación en línea.

Haga copias escaneadas legibles de todos los documentos de apoyo requeridos para la renovación

Si la copia escaneada es de baja calidad y no es adecuada para revisar o archivar en la cuenta, se requerirá otra copia. Evite retrasos tomando precauciones al escanear.

Sea puntual al enviar los documentos justificativos por correo electrónico

Correo electrónico [email protected]. Coloque siempre el número de cuenta y el nombre de la cuenta en el asunto del correo electrónico. (Esto facilita la localización de un envío.)

Monitoree el correo electrónico para obtener más instrucciones o ingrese a E-File para verificar el estado

Una vez que la renovación ha sido revisada y aprobada, el estado de la renovación cambiará de «Revisión Pendiente» a «Transacción Aprobada», y entonces estará lista para el pago.

Pagar en línea

Tan pronto como se haya facturado la renovación del IRP, los usuarios de E-File tienen la opción de realizar un pago electrónico. Esta opción permite el pago con tarjeta de crédito o giro bancario.

Los usuarios de E-File pueden solicitar un envío más rápido de sus credenciales (a través de Federal Express) entrando en www.fedex.com y creando su propia etiqueta de correo prepagada. Una vez creada esta etiqueta, se puede enviar a [email protected] con los siguientes tres datos en el asunto del correo electrónico: (1) Nombre de la cuenta, (2) Número de cuenta, y las palabras (3) «Etiqueta FEDEX».

Nota: El envío de credenciales a través de FEDEX es una cortesía; si las credenciales no pueden ser enviadas el mismo día, la etiqueta FEDEX del cliente no se utilizará y la Oficina notificará al cliente por correo electrónico.

Renovación por correo

El formulario precargado que se envió por correo al transportista debe utilizarse para actualizar la información del vehículo, añadir o eliminar vehículos y realizar otras correcciones. Todas las entradas deben ser legibles, completas y el formulario debe estar firmado. Utilice tinta. NOTA: NO se aceptan las firmas de agentes de servicio/apoderados en la solicitud de renovación.

Si es necesario, se puede utilizar una SOLICITUD IRP en blanco (HSMV 85900), marcada como RENOVACIÓN. Todas las entradas deben ser legibles, completas y el formulario debe estar firmado. Utilice tinta. NOTA: NO se aceptan las firmas de agentes de servicio/apoderados en la solicitud de renovación.

Los siguientes son consejos para renovar por correo:

• Use la siguiente dirección para presentar la solicitud y todos los documentos:

Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-0626

• Marque todos los documentos de apoyo con el número de cuenta.

• Asegúrese de que todas las fotocopias de los documentos justificativos sean legibles.

• Asegúrese de que la cuenta tiene una dirección de correo electrónico válida en el archivo.

Para evitar los retrasos causados por tener que ser notificado por correo si hay requisitos o documentos adicionales necesarios, será útil tener una dirección de correo electrónico válida que la Oficina puede utilizar para ponerse en contacto con usted rápidamente.

Pague la factura para activar la liberación de las credenciales

Los registrantes reciben por correo una factura tan pronto como se revisa y aprueba un paquete de renovación completo. La forma más rápida de pagar es con una tarjeta de crédito por teléfono (850-617-3711) durante el horario laboral. De lo contrario, el pago puede hacerse a la dirección arriba mencionada o en un centro de servicio del IRP.

Renovación en persona

Los registrantes tienen la opción de visitar un centro de servicio del IRP, donde puede ser posible recibir servicio el mismo día para la transacción de renovación. Vaya a Información General del IRP para obtener información sobre las agencias privadas de etiquetas que ofrecen servicios de renovación del IRP. Renovar en persona en el Centro de Servicio de BCVDS no es generalmente recomendado debido al alto e impredecible volumen de clientes de renovación de último minuto cada mes.