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Compartir y colaborar en archivos

Google Drive hace que compartir tus archivos sea sencillo. También permite que varias personas editen el mismo archivo, lo que permite la colaboración en tiempo real. Mira el siguiente vídeo para obtener más información sobre estas funciones.

Compartir archivos

Cuando compartes un archivo desde Google Drive, puedes permitir que otros vean e incluso editen ese mismo archivo. Aunque puedes compartir cualquier archivo almacenado en tu Google Drive, es importante tener en cuenta que solo puedes utilizar las funciones de colaboración para los archivos creados dentro de tu Drive.

Veamos el ejemplo de Olenna, una profesora de arte que utiliza su Google Drive para organizar cartas, planes de clase y mucho más. Los archivos de Olenna incluyen:

  • Archivos que mantiene en privado, como su hoja de cálculo con los gastos del aula
  • Archivos que permite editar a otros, como los documentos de planificación de clases que crea con su co-profesora
  • Archivos que comparte públicamente y no deja editar a otros, como los boletines y anuncios que comparte con sus alumnos y sus padres
  • Archivos que otros comparten con ella, incluyendo los que puede editar, como el inventario de suministros de su co-profesora; y otros que no puede, como un horario que le envía el director

Como puede ver, ninguna configuración de uso compartido sería la adecuada para todos los archivos de Olenna. La configuración que elijas para cada uno de tus archivos compartidos probablemente dependerá de la razón por la que los compartas en primer lugar.

Cuando compartes un archivo con un grupo limitado de personas, tus colaboradores deben acceder con una cuenta de Google para ver o editar el archivo. Sin embargo, cuando compartes con un grupo más grande o haces público el archivo, tus colaboradores no necesitarán una cuenta de Google para acceder al archivo.

Para compartir un archivo con un grupo limitado de personas:

  1. Localiza y selecciona el archivo que quieres compartir y, a continuación, haz clic en el botón Compartir.
    Pulsando el botón de compartir.
  2. Aparecerá un cuadro de diálogo. En el cuadro Personas, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. Si lo desea, puede añadir un mensaje que se enviará por correo electrónico a las personas con las que comparta el archivo.
  3. Haga clic en Enviar. Su archivo será compartido.
    Componiendo un mensaje.

Para tener un mayor control sobre sus archivos, puede hacer clic en la flecha desplegable para decidir si las personas pueden editar, comentar o simplemente ver el archivo.

Seleccionar Sólo ver.

Compartir con un enlace

Puedes compartir fácilmente un archivo con un grupo más amplio de personas proporcionando un enlace a cualquier archivo de tu Google Drive. Un enlace es básicamente una URL o dirección web para cualquier archivo que quieras compartir. Esto puede ser especialmente útil para los archivos que serían demasiado grandes para enviar como un archivo adjunto de correo electrónico, como los archivos de música o de vídeo. También puedes compartir un archivo publicando el enlace en una página web pública. Cualquiera que haga clic en el enlace será redirigido al archivo.

Para compartir un enlace:

  1. Localice y seleccione el archivo que desea compartir y, a continuación, haga clic en el botón Compartir.
    Pulsando el botón de compartir.
  2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Haga clic en Obtener enlace compartible.
    Copiando el enlace compartible.
  3. Se copiará un enlace al archivo en su portapapeles web. A continuación, puede pegar el enlace en un mensaje de correo electrónico o en la Web para compartir el archivo. Cuando haya terminado, haga clic en Listo.
    Seleccionando Ver en el menú desplegable.

Archivos compartidos contigo

Las personas también pueden optar por compartir archivos contigo. Estos archivos aparecerán en su carpeta Compartidos conmigo. Sin embargo, si prefieres acceder a un archivo desde Google Drive sin cambiar a esta vista, puedes moverlo. Para ello, navega hasta tu carpeta Compartido conmigo, pasa el ratón por encima del archivo deseado y, a continuación, selecciona Añadir a mi unidad.

Añadir el archivo a mi unidad.

Herramientas de colaboración

Siempre que compartas un archivo en formato de Google Drive, tendrás la opción de permitir a tus coeditores cambiar y editar el archivo. Google Drive ofrece varias herramientas que mejoran la colaboración, ya que facilitan la comunicación con tus coeditores y permiten ver qué cambios se han realizado y quién los ha realizado.

Haz clic en los botones del interactivo que aparece a continuación para conocer las funciones de colaboración de Google Drive.

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Opciones adicionales para compartir

Haz clic en Archivo para ver las opciones adicionales para compartir. Descargar como descarga su archivo en un formato diferente, como un documento de Word, un archivo PDF o un texto HTML. Publicar en la web crea una página web sencilla de su documento. Enviar por correo electrónico a los colaboradores le permite enviar un correo electrónico que incluye un enlace a su archivo. Enviar por correo electrónico como archivo adjunto le permite enviar su archivo como un archivo adjunto de correo electrónico.

Historia de revisiones

Haga clic en Archivo y luego seleccione Ver historial de revisiones para ver las versiones anteriores del archivo. Puede ver los cambios que se han realizado a lo largo del tiempo y volver a una versión anterior si lo desea.

Botón de comentarios

Haga clic en el botón de comentarios para ver un hilo que contiene todos los comentarios relacionados con el archivo, ordenados cronológicamente. También puede añadir nuevos comentarios y responder a los antiguos.

Botón Compartir

Pase el ratón por encima del botón Compartir para ver una descripción de la configuración de visibilidad actual del archivo. Haga clic en el botón Compartir para editar la configuración de compartición del archivo. Puede compartir su archivo con otros, modificar la visibilidad o crear un enlace al archivo.

Visualización actual y chat

Haga clic aquí para chatear con otras personas que estén viendo el archivo en ese momento. Tenga en cuenta que los chats no se guardan en Comentarios.

Cursor

Cuando un colaborador esté modificando el archivo, aparecerá un cursor de color brillante en el punto que esté editando. Cualquier cambio que la persona haga aparecerá en tiempo real.

Añadir comentarios

Los comentarios te permiten adjuntar una breve nota a una determinada sección de un archivo. Sus colaboradores pueden ver y responder a cualquier comentario que usted cree. Para añadir un comentario, seleccione el texto que desea comentar y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Comentario en el menú desplegable. Tus colaboradores pueden elegir entre Responder o Resolver el comentario.

Modo de sugerencia

Google Drive también tiene una función llamada Modo de sugerencia, que es similar a la función Seguimiento de cambios de Microsoft Office. Esto permite a cada colaborador hacer cambios, mientras que da a los otros colaboradores la oportunidad de revisar los cambios antes de hacerlos permanentes. Esta página tiene más información sobre cómo realizar ediciones sugeridas y aceptar o rechazar los cambios de otras personas.

¡Desafío!

  1. Abre nuestro archivo de ejemplo. Asegúrate de haber iniciado sesión en Google y, a continuación, haz clic en Archivo >Hacer una copia.
  2. Cambia al modo de sugerencia.
  3. Selecciona las tres primeras líneas de la carta y alinéalas al centro.
  4. Seleccione el nombre de Melissa Vaughn y añada un comentario que diga Compruebe dos veces la ortografía.
  5. Cuando haya terminado, su documento debería tener un aspecto similar al siguiente:
    Ejemplo de compartir y colaborar
  6. Opcional: Prueba a compartir tu documento con alguien.

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