El Comité de Finanzas y las Responsabilidades del Presidente del Comité

Función del Comité

La función del comité de finanzas es principalmente proporcionar la supervisión financiera de la organización. Las áreas de trabajo típicas de los grupos pequeños y medianos incluyen la planificación presupuestaria y financiera, la elaboración de informes financieros y la creación y supervisión de controles internos y políticas de responsabilidad. A continuación se presenta un esquema de responsabilidades.

Presupuestación y planificación financiera

1. Desarrollar un presupuesto operativo anual con el personal.
2. Aprobar el presupuesto en el seno del comité de finanzas.
3. Supervisar el cumplimiento del presupuesto.
4. Establecer objetivos financieros a largo plazo junto con estrategias de financiación para alcanzarlos.
5. Desarrollar presupuestos operativos plurianuales que integren los objetivos e iniciativas del plan estratégico.
6. Presentar todos los objetivos y propuestas financieras a la junta directiva para su aprobación.

Los comités de finanzas eficaces participan plenamente en un proceso presupuestario anualizado en cooperación con el líder administrativo y el personal superior. A menos que los estatutos de la organización lo prohíban expresamente, puede ser ventajoso incluir en el comité a personas que no pertenezcan a la junta directiva y que tengan experiencia en finanzas.

Además de elaborar un presupuesto anual, el comité debe establecer objetivos financieros a largo plazo. Estos objetivos podrían incluir, por ejemplo, la creación de un fondo de capital de trabajo o de reserva de efectivo y la creación de un fondo para el mantenimiento o la sustitución de equipos. Si la organización tiene un plan estratégico, el comité de finanzas trabajará con el personal para determinar las implicaciones financieras del plan y las plasmará en un presupuesto organizativo plurianual que apoyará financieramente la implementación de las estrategias.

Informes

1. Desarrollar formatos de informes útiles y legibles con el personal.
2. Trabajar con el personal para desarrollar una lista de informes deseados señalando el nivel de detalle, la frecuencia, los plazos y los destinatarios de estos informes.
3. Trabajar con el personal para entender las implicaciones de los informes.
4. Presentar los informes financieros a la junta directiva en pleno.

Los comités de finanzas eficaces requieren que el personal proporcione informes altamente contextuales que comuniquen claramente la posición financiera y de efectivo de la organización, su adhesión al presupuesto, su asignación de recursos hacia el cumplimiento de su misión y su apoyo a cualquier restricción impuesta por los donantes sobre las contribuciones. Disponer de una lista predeterminada de expectativas de informes permite al personal asignar el tiempo suficiente para elaborar informes precisos y de alta calidad y no verse sorprendido por peticiones ad hoc. Además, estos informes deben ayudar a centrar la discusión de la junta sobre los resultados esperados y las posibles estrategias para superar los contratiempos o los cambios en el entorno financiero.

Políticas de controles internos y rendición de cuentas

1. Cree, apruebe y actualice (según sea necesario) las políticas que ayuden a garantizar la protección de los activos de la organización.
2. Asegurar que las políticas y los procedimientos para las transacciones financieras estén documentados en un manual, y que el manual se revise anualmente y se actualice según sea necesario.
3. Asegurar que las políticas y los procedimientos financieros aprobados se sigan.

Aunque toda la junta directiva tiene la responsabilidad fiduciaria de la organización, el comité de finanzas desempeña un papel de liderazgo en esta área, asegurándose de que los procedimientos de control interno apropiados para todas las transacciones financieras estén documentados en un manual y sean seguidos por el personal. El comité también debe desempeñar un papel en la determinación y actualización de los firmantes de las cuentas bancarias, así como en la supervisión del cumplimiento de todos los plazos legales y gubernamentales.

Los comités de finanzas también suelen encargarse de garantizar el cumplimiento y/o desarrollar otras políticas que sirvan para proteger a la organización y gestionar su exposición al riesgo. Estas incluyen el establecimiento de políticas en torno a:

• Políticas de personal
• Paquetes de compensación de los ejecutivos (en ausencia de un comité de recursos humanos separado)
• Contratos o arrendamientos a largo plazo

.contratos o arrendamientos a largo plazo

• Préstamos o líneas de crédito
• Uso de Internet y seguridad informática
• Compras de capital
• Disposición de acciones donadas
• Requisitos y revisiones de seguros
• . requisitos y revisiones
• Conservación de registros
• Aceptación de donaciones

Cubrimiento de auditorías e inversiones

Dependiendo de muchos factores, entre los que se incluyen – el tamaño de la junta, el tamaño del presupuesto, la magnitud y complejidad de los activos financieros existentes – el comité de finanzas puede ser llamado a desempeñar las funciones de otros dos comités que suelen estar separados en las organizaciones más grandes: el comité de auditoría y el comité de inversiones. Las responsabilidades básicas de los comités de auditoría e inversiones incluyen:

Comité de auditoría

1. Reclutar y seleccionar al auditor.
2. Revisar el borrador de la auditoría y el 990 tal y como lo presenta el auditor.
3. Presentar el informe de auditoría al consejo de administración en pleno (si el auditor no lo hace).
4. Revisar la carta de recomendación de la dirección (SAS112) del auditor y asegurar el seguimiento de cualquier asunto mencionado.

Comité de Inversiones

1. Elaborar una política de inversiones en la que se detallen los objetivos de la cartera de inversiones, las directrices sobre la asignación de activos de la cartera en función de un nivel predeterminado de tolerancia al riesgo, las autorizaciones para ejecutar operaciones, la disposición de los ingresos obtenidos, etc.
2. Asegurarse de que se cumplen las disposiciones de la política.
3. Revisar la política al menos una vez al año y actualizarla si es necesario.
4. Contratar y evaluar a los gestores/asesores de inversiones.

Incluso si una organización no tiene suficiente efectivo para respaldar una cartera de inversiones completa, debe gestionar su efectivo para optimizar los ingresos obtenidos. Si una organización tiene un exceso de efectivo operativo, el comité de finanzas, con la aportación del líder administrativo del personal, puede considerar la elaboración de directrices para colocar el exceso de efectivo en vehículos de bajo riesgo y a corto plazo. Estas directrices deben estar diseñadas para maximizar los ingresos obtenidos a partir del efectivo existente sin interferir con las necesidades de flujo de efectivo operativo, por ejemplo, la compra de certificados de depósito a corto plazo con fechas de vencimiento escalonadas, o el establecimiento de un acuerdo de cuenta de barrido en el que el exceso de efectivo se barre en un vehículo de mayor rendimiento cada noche.

Función del presidente

El presidente del comité de finanzas es, en la mayoría de los casos, el tesorero de la junta directiva, cuyas funciones específicas suelen estar descritas en los estatutos de la organización. En la práctica, estos deberes pueden variar considerablemente, desde un papel práctico, en el caso del modelo de «consejo de trabajo», hasta un papel más de supervisión en el que las transacciones son manejadas en gran medida por el personal.

Como presidente del comité de finanzas, el tesorero del consejo se asegura de que el comité haga su trabajo. Los deberes específicos del presidente incluyen:

1. Servir de enlace principal entre el comité y la junta directiva en pleno,
2. Trabajar con el jefe de personal para establecer un orden del día para cada reunión del comité,
3. Notificar a los miembros sobre la reunión,
4. Asegurarse de que los folletos e informes se preparen y envíen a los miembros del comité con antelación.

Una lista de tareas anual del comité es una herramienta útil para organizar el trabajo del comité. Puede adoptar la forma de un calendario mensual que integre los plazos de planificación presupuestaria y financiera, los plazos de presentación gubernamental y legal, los plazos de los informes internos, las fechas de revisión y actualización de las políticas y procedimientos, y las fechas de las reuniones del comité de finanzas y de la junta directiva en pleno.

El tesorero o el presidente del comité de finanzas no siempre tiene que ser un profesional de los «números», pero el buen juicio, la lógica, la curiosidad y el compromiso con la responsabilidad y la estabilidad financiera a largo plazo de la organización son rasgos vitales. Un buen tesorero o presidente del comité de finanzas tendrá, o desarrollará rápidamente, un conocimiento de los informes financieros de las organizaciones sin fines de lucro y del formulario 990 del IRS.

La presencia de un comité de finanzas plenamente comprometido es una fuerte indicación de que una organización está comprometida con la buena administración y está construyendo y preservando activamente los recursos financieros necesarios para apoyar el cumplimiento de su misión, tanto a corto como a largo plazo.