Cómo programar correos electrónicos en el Mac

En algún momento, todos hemos tenido un desliz y nos hemos olvidado de un evento importante, ya sea el cumpleaños de un amigo, el primer día de un familiar en un nuevo trabajo o incluso nuestro propio aniversario.

Programar un correo electrónico con antelación significa que, incluso si una fecha importante se te olvida, al menos habrás enviado una nota rápida para que la otra persona sepa que has pensado en ella.

Pero programar los correos electrónicos no sólo es útil para desear un feliz cumpleaños a tu tía favorita, sino que también puede ayudarte a aumentar tu productividad. Por ejemplo, puedes empezar la jornada laboral escribiendo y programando todos los correos electrónicos que sabes que tienes que enviar a lo largo de ese día, lo que te permite centrarte en tareas más importantes (al menos hasta que empiecen a llegar las respuestas).Programar los correos electrónicos con antelación también puede ayudarte a mantener el ritmo cuando te alejas del ordenador durante un largo periodo de tiempo, por ejemplo, cuando estás de vacaciones.

La programación de los correos electrónicos tiene muchas ventajas, por lo que resulta bastante frustrante que esta función no aparezca en la aplicación Mail integrada en el Mac. Por defecto, la única forma de enviar un correo electrónico es pulsar el botón «Enviar» de Mail. Incluso si te tomas el tiempo de escribir un correo electrónico por adelantado, tendrás que volver a Mail y pulsar «Enviar» cuando quieras enviar ese correo electrónico.

Mail puede no tener un programador integrado, pero no todo está perdido, ya que puedes añadir esta función a Mail tú mismo, ya sea con la ayuda de una aplicación de terceros o creando un flujo de trabajo de Automator. En este artículo, voy a explorar ambos métodos.

Antes de empezar, hay una pega que debes tener en cuenta: si tu Mac está apagado, dormido, desconectado de Internet, o la aplicación Mail está cerrada, entonces tu Mac no podrá enviar correos electrónicos programados. Es algo que hay que tener en cuenta antes de programar ese mensaje de «Feliz Cumpleaños» para que salga a medianoche!

Crear un programador de correo electrónico con Automator

Automator es ideal si quieres programar correos electrónicos pero no quieres descargar una aplicación de terceros, o si no te ves programando suficientes correos electrónicos como para justificar tener una aplicación dedicada a la tarea.

Para crear un flujo de trabajo de Automator que pueda enviar correos electrónicos a la hora y en la fecha que usted elija:

1. Inicie la aplicación Automator dirigiéndose a la carpeta «Aplicaciones» de su Mac, seleccionando «Utilidades» y haciendo doble clic en Automator.
2. En la ventana «Elija un tipo de documento», seleccione «Aplicación» y, a continuación, «Elegir».
3. Asegúrese de que la pestaña «Acciones» está seleccionada y, a continuación, seleccione el elemento «Correo».

4. Busque la acción ‘Nuevo mensaje de correo’, luego arrástrela a la sección del editor de la ventana de Automator, y suéltela en su flujo de trabajo.

5. Ahora puede crear su correo electrónico. Introduzca la dirección del destinatario, así como cualquier persona que desee CC o CCO, el asunto del correo electrónico y su contenido.

6. Si tiene varias cuentas de correo electrónico, abra el menú desplegable «Cuenta» y elija la cuenta desde la que desea enviar este mensaje.

7. ¿Desea programar varios correos electrónicos para que se envíen al mismo tiempo? Entonces arrastre otra acción «Nuevo mensaje de correo» a su flujo de trabajo, y complete todos los campos requeridos.

8. Busque la acción «Enviar mensajes salientes» en el menú de la izquierda de Automator y arrástrela a su flujo de trabajo.

9. Ahora estás listo para guardar tu aplicación, así que selecciona ‘Archivo’ en la barra de menú, seguido de ‘Guardar…’

10. Dale un nombre a tu aplicación (yo voy a utilizar ‘Email Scheduler’) y comprueba que el ‘Formato de archivo’ está configurado como ‘Aplicación’. Haga clic en ‘Guardar’.’

Su aplicación de programación de correo electrónico está ahora lista para ser utilizada, pero todavía no ha especificado cuándo debe enviarse este correo electrónico. Para especificar una fecha y hora, tendrá que utilizar la aplicación Calendario de su Mac, así que inicie esta aplicación y comencemos:

1. Busque la fecha en la que desea que se envíe este correo electrónico y haga doble clic en esa casilla para crear un ‘Nuevo evento’.’

2. El cuadro «Nuevo evento» ya incluye una hora predeterminada: haga clic en este marcador de posición para abrir una nueva sección en la que puede especificar la hora que desee.

3. A continuación, pase el ratón por la sección «Alerta» hasta que aparezca un menú desplegable. Abra este menú desplegable y seleccione ‘Personalizar…’

4. Abra el primer menú desplegable y seleccione ‘Abrir archivo.’

5. Abra el segundo menú desplegable y seleccione ‘Otros…’

6. Seleccione la aplicación del programador de correo electrónico que creó anteriormente.

7. Abra el tercer menú desplegable y seleccione ‘A la hora del evento.’

8. Guarde los cambios haciendo clic en ‘Aceptar.’

¡Y ya está! Su correo electrónico se enviará ahora a la hora que especificó en el Calendario.

Esto puede parecer mucho trabajo, sobre todo si sólo quiere programar un solo correo electrónico, pero una vez que haya creado esta aplicación del Programador de correo electrónico, puede utilizarla para programar correos electrónicos posteriores, simplemente ajustando su flujo de trabajo.

Para editar el flujo de trabajo del Programador de correo electrónico, tendrá que abrirlo en Automator. Así que:

• Inicie Automator y luego, cuando le pida que cree un nuevo documento, haga clic en el botón ‘Abrir un documento existente….’. Seleccione su aplicación «Programador de correo electrónico».

• Seleccione «Archivo» en la barra de menú de Automator, seguido de «Abrir…» Una vez más, seleccione su aplicación «Programador de correo electrónico».

Automator cargará el flujo de trabajo del Programador de correo electrónico, listo para que lo edite. Actualice la acción «Nuevo mensaje de correo» con un nuevo destinatario, asunto y nuevo contenido del cuerpo, y guarde los cambios. A continuación, todo lo que tiene que hacer es iniciar la aplicación Calendario y especificar cuándo desea que este correo electrónico salga.

Usar una aplicación de terceros

Si va a programar correos electrónicos de forma regular, o no está familiarizado con Automator, entonces puede tener sentido utilizar una aplicación de terceros en su lugar.

Una aplicación popular de programación de correo electrónico es MailButler. En lugar de funcionar como una aplicación independiente, MailButler se integra en Mail, añadiendo esencialmente un botón «Programar correo electrónico» a la interfaz estándar de Mail.

Puedes descargar la edición Essential de MailButler de forma gratuita, aunque la compra de la versión Professional o Business te da acceso a algunas funciones adicionales.

Para configurar MailButler, instálalo y luego inicia la aplicación MailButler. En este punto, se te pedirá que reinicies la aplicación Mail para que MailButler pueda instalar sus extensiones, así que sigue adelante y haz clic en «Reiniciar Mail ahora».

Una vez que Mail se reinicie, crea una cuenta de MailButler y haz clic en «Registrarse». Después de unos momentos, deberías recibir un correo electrónico de confirmación (si no lo recibes, comprueba tu carpeta de «Spam»), ábrelo y haz clic en el enlace «Confirmar dirección de correo electrónico».

Vuelve a tu aplicación de Mail e introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña asociadas a tu cuenta de MailButler, y entonces estarás listo para empezar a utilizar las funciones de MailButler, incluyendo la programación de correos electrónicos.

Para programar un correo electrónico, simplemente redacte un nuevo mensaje como de costumbre, pero en lugar de hacer clic en el botón habitual de Mail «Enviar», haga clic en el nuevo icono directamente a su derecha – se parece al icono habitual «Enviar», pero con la adición de un pequeño icono de reloj.

Al hacer clic en este botón «Programar» se abrirá un panel en el que puede especificar exactamente cuándo debe enviarse este correo electrónico.

Elija una de las siguientes opciones:

• Fecha especial. Programe el correo electrónico para que salga más tarde hoy, mañana o el siguiente día hábil.
• Distancia horaria. Programe el correo electrónico para que salga después de un número específico de minutos, horas o días.
• Hora y fecha. Programe el correo electrónico para que se envíe en cualquier fecha u hora elegida por usted.

Entonces, lo único que queda por hacer es pulsar el botón «Programar» y su correo electrónico se guardará en la «Bandeja de salida» de Mail hasta la hora y fecha elegidas, momento en el que MailButler se pondrá en marcha y enviará el correo electrónico por usted.

Si necesita realizar algunos cambios en un correo electrónico programado, vaya a la carpeta «Bandeja de salida» de Mail y abra el correo electrónico en cuestión. Esto abre la ventana estándar de Mail «Redactar correo electrónico», en la que puedes hacer las modificaciones que necesites, e incluso puedes reprogramar el correo electrónico haciendo clic en el botón «Programar» y cambiando la fecha y la hora.

Para cancelar un correo electrónico programado, busca el correo en tu «Bandeja de salida» y elimínalo.

Enviar mensajes cuando su Mac está dormido

Aunque técnicamente MailButler no puede enviar mensajes programados mientras su Mac está dormido, sí puede enviar mensajes programados mientras su Mac está durmiendo la siesta.

La siesta energética es una función del sistema que tiene como objetivo mantener su Mac en funcionamiento incluso cuando ha estado dormido durante un largo periodo de tiempo. Cuando tu Mac está tomando una siesta, se despierta cada pocas horas para realizar una serie de tareas, por ejemplo, durante estos períodos la aplicación Calendario comprobará si hay nuevas invitaciones, Mail recogerá cualquier mensaje entrante, y tus aplicaciones Notas, Recordatorios y Fotos se sincronizarán con cualquier cambio que hayas hecho en tus otros dispositivos Apple.

Durante estos períodos, MailButler también será capaz de enviar cualquier correo electrónico que debería haber salido mientras tu Mac estaba profundamente dormido. Puede que la sincronización no sea perfecta, pero los mensajes programados se enviarán normalmente en las horas siguientes a la programación original.

Encontrará una lista de todos los Mac compatibles con la función Power Nap en los documentos oficiales de Apple.

Si su Mac está incluido en esta lista, puede activar Power Nap:

1. Seleccionando el logotipo de ‘Apple’ en la barra de menús.
2. Seleccionando ‘Preferencias del sistema…’
3. Haciendo clic en ‘Ahorro de energía.’
4. Para activar la siesta energética mientras su dispositivo está enchufado a una fuente de alimentación, seleccione la pestaña ‘Adaptador de corriente’, seguida de la casilla ‘Activar la siesta energética mientras está enchufado a un adaptador de corriente’.

5. Para activar la siesta energética cuando el dispositivo esté desenchufado, seleccione la pestaña ‘Batería’ y active ‘Siesta energética mientras se alimenta de la batería’.

Tenga en cuenta que, incluso con la siesta energética activada, MailButler solo puede enviar correos electrónicos si la app Mail está abierta y conectada a Internet, así que asegúrese de que se cumplen estas dos condiciones antes de dejar que su Mac se duerma.

No vuelvas a olvidarte de responder a un correo electrónico

¿Alguna vez has recibido un correo electrónico importante y has pensado «lo responderé en cuanto tenga un momento», y luego te has olvidado completamente de él? Por lo general, esto ocurre porque el correo electrónico llega a tu bandeja de entrada en el peor momento posible, tal vez cuando te estás apresurando para ir a una reunión o cuando has tenido un día particularmente agitado y te prometes a ti mismo que responderás al correo electrónico a primera hora de la mañana.

Pero, hay un truco rápido y fácil para asegurarse de que nunca te olvides de responder a un correo electrónico importante de nuevo – y eso es utilizar la aplicación Recordatorios del Mac para programar un recordatorio. A la hora designada, aparecerá una notificación que le recordará que debe responder a ese importante correo electrónico.

Para crear un recordatorio:

1. Inicie la aplicación Mail y abra el correo electrónico que debe responder.
2. Abra la carpeta «Aplicaciones» de su Mac e inicie la aplicación «Recordatorios».
3. Arrastre este correo electrónico a su aplicación «Recordatorios» y suéltelo en la lista. Debería aparecer un enlace «Mostrar en el correo…» como un nuevo elemento de la lista.

4. Pasa el ratón por encima del enlace «Mostrar en el correo» hasta que aparezca una «i». Haga clic en esta ‘i’ para abrir un cuadro en el que puede programar su recordatorio.

5. Seleccione «En un día», introduzca la hora y la fecha en la que desea recibir este recordatorio y, a continuación, haga clic en «Hecho».

Cuando llegue la hora señalada, aparecerá una notificación que le recordará que aún tiene un correo electrónico importante que escribir. Y lo que es mejor, si haces clic en esta notificación, se iniciará la aplicación Mail con el correo electrónico en cuestión ya abierto, a la espera de que escribas tu respuesta.