25 ideas de organización de archivos para una oficina pequeña o casera

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Es probable que su negocio tenga un montón de archivos a mano relacionados con los clientes, las finanzas y las operaciones diarias. Lo ideal sería tener un sistema para mantener estos archivos ordenados en categorías, de modo que sean fácilmente accesibles pero que no abarroten su escritorio. Estos sistemas pueden ir desde lo más sencillo y tradicional hasta opciones de alta tecnología y creatividad.

Ideas de organización de archivos

Aquí tienes algunas ideas de organización de archivos a tener en cuenta si trabajas en una oficina pequeña o desde casa.

Archivador

Su solución estándar de almacenamiento de archivos, puede llenarlo con carpetas etiquetadas para clasificar todos sus documentos importantes y mantenerlos fácilmente accesibles en un solo lugar.

Archivador plano

Un archivador plano como éste de Safco proporciona una estructura de organización similar, pero le permite colocar sus archivos horizontalmente en lugar de verticalmente. Sólo depende del tipo de archivos que tenga y de cómo prefiera acceder a ellos.

Cajón para archivos

Tal vez no necesite un armario entero sólo para archivos. Si puedes condensarlos un poco y mantener el resto en archivos digitales, podrías simplemente añadir un sistema de clasificación de archivos al cajón o armario bajo tu escritorio.

Cajas de archivos

Otra solución más compacta, también puede conseguir cajas que tienen inserciones de carpetas de archivos para que pueda transportarlas fácilmente o almacenarlas en diferentes lugares de su oficina.

Carpetas de archivos colgantes

O quizás quiera que sus archivos sean más fácilmente accesibles. Si ese es el caso, podría comprar una pequeña estructura como estos productos Pendaflex para organizar sus archivos como lo haría en un archivador.

Neat

Si guarda principalmente archivos digitales, podría considerar un sistema como Neat. Te ofrece una forma de controlar fácilmente los gastos e incluso se integra con el software de contabilidad.

OneDrive

OneDrive es la solución de Microsoft Office para el almacenamiento digital en la nube. Puedes utilizarlo para mantener tus archivos accesibles desde cualquier lugar. Así podrás acceder a ellos incluso si trabajas a distancia o utilizas un dispositivo móvil.

Organizador de archivos de escritorio

Para acceder fácilmente a todos tus archivos importantes y demás material de oficina, puedes hacerte con un sencillo organizador de escritorio como este de Poppin.

Carpetas para archivos

Si sólo tiene una pequeña cantidad de archivos físicos a mano, entonces puede ser capaz de salirse con la suya con sólo unas pocas carpetas etiquetadas que puede guardar en un cajón o incluso en su maletín.

Carpetas

Un sistema un poco más grande, puede encajar archivos de unas cuantas categorías diferentes dentro de una carpeta y aún así transportarlos y almacenarlos muy fácilmente.

Organizador de proyectos

Este producto es similar a las carpetas y los archivadores. Sin embargo, ofrece un poco más de información que puedes rellenar sobre productos específicos para que puedas mantener todo organizado de forma muy específica. Este es de Staples.

Carpetas con código de colores

Ya sea que uses un gabinete, cajón o algún otro tipo de receptáculo, puedes mantener todos tus archivos organizados en carpetas de diferentes colores para que ni siquiera necesites acercarte a leer las etiquetas.

Organizadores de pared

Si no quiere ocupar espacio en su escritorio o en el suelo, podría invertir en un pequeño sistema de carpetas que se monte directamente en la pared para poder acceder a todo a la altura de los ojos.

Organizador de buzones

Este tipo de producto se suele utilizar en las aulas o en las oficinas donde varias personas pueden tener material de entrada o salida. Sin embargo, también podrías utilizarlo como organizador si tienes muchos tipos de archivos diferentes y necesitas que cada uno de ellos sea fácilmente accesible. Este producto es de Wayfair.

Cajas de Cartas

Si no necesitas acceder a tus archivos tan a menudo pero necesitas tenerlos cerca por si acaso, podrías guardar algunas cajas de cartas pequeñas. Guárdalos en ellos y mantenlos fuera de tu espacio de trabajo principal para que no ocupen un espacio valioso.

Revistas

Si quieres una solución un poco más decorativa, puedes convertir los revisteros en un simple sistema de archivos. Sólo tienes que etiquetar cada uno y mantenerlos accesibles en tu oficina.

Bolsa de cartas

Para un sistema más visible que aún no ocupa mucho espacio alrededor de tu escritorio, podrías utilizar una bandeja de cartas colgante como esta de Pottery Barn.

Google Drive

Si prefieres una solución basada en la nube para tus archivos, Google Drive es una herramienta gratuita que te permite configurar carpetas y crear documentos. También puedes pagar por un almacenamiento mejorado más allá de lo que está disponible en el plan gratuito.

MyOrganizer

Si prefieres ir por la vía del software tradicional, opta por un producto como MyOrganizer Ultimate que puedes instalar para hacer un seguimiento de documentos, informes y gastos.

Carro de archivos

Si se desplaza con frecuencia, considere un sistema de organización de archivos portátil como este modelo rodante de iBuy Office Supply.

Dropbox

Otra solución basada en la nube, Dropbox puede ser especialmente útil para equipos que necesitan acceder o compartir datos y archivos desde cualquier lugar.

Paperless

Paperless 2 es un software para sistemas Windows. Te ayuda a deshacerte de esas copias impresas de los archivos para que puedas mantener todo organizado en tu escritorio.

Sistema de escritorio

Una opción más grande que un simple organizador de archivos de escritorio, este sistema completo de eBay todavía cabe en la mayoría de los escritorios y tiene lugares para un montón de archivos y otros suministros de oficina.

Safe

Si guardas archivos a mano que son especialmente sensibles, es posible que quieras invertir en una caja fuerte con llave. Puedes guardar los archivos en carpetas para que sigan estando organizados, a la vez que te aseguras de que nadie ajeno a tu organización pueda acceder a ellos.

Carpetas de escritorio digitales

Si quieres simplificar mucho las cosas y no te gusta tener un montón de copias impresas a mano, podrías simplemente configurar carpetas en el escritorio de tu ordenador donde clasificar los archivos. Luego guárdalos en categorías para que sean fáciles de encontrar cuando los necesites.

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