E-Mails auf dem Mac planen

Wir alle haben schon einmal ein wichtiges Ereignis vergessen – sei es der Geburtstag eines Freundes, der erste Tag eines Familienmitglieds im neuen Job oder vielleicht sogar unser eigenes Jubiläum!

Eine E-Mail im Voraus zu planen, bedeutet, dass Sie, selbst wenn Sie ein wichtiges Datum vergessen, zumindest eine kurze Nachricht verschicken, um die andere Person wissen zu lassen, dass Sie an sie gedacht haben.

Aber die Planung von E-Mails ist nicht nur praktisch, um der Lieblingstante zum Geburtstag zu gratulieren, sondern kann auch Ihre Produktivität steigern. Sie können zum Beispiel den Arbeitstag damit beginnen, alle E-Mails zu schreiben und zu planen, die im Laufe des Tages verschickt werden müssen, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können (zumindest bis die Antworten eintrudeln!).Wenn Sie Ihre E-Mails im Voraus planen, können Sie sich auch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren (zumindest bis die Antworten eintrudeln).

Das Planen von E-Mails hat viele Vorteile, daher ist es ziemlich frustrierend, dass diese Funktion in der integrierten Mail-App des Mac nirgends zu finden ist. Standardmäßig ist die einzige Möglichkeit, eine E-Mail zu senden, die Schaltfläche „Senden“ in Mail. Selbst wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine E-Mail im Voraus zu schreiben, müssen Sie immer noch zu Mail zurückkehren und auf „Senden“ drücken, wenn Sie die E-Mail tatsächlich versenden möchten.

Mail hat zwar keinen eingebauten Zeitplaner, aber es ist noch nicht alles verloren, denn Sie können diese Funktion selbst zu Mail hinzufügen, indem Sie entweder die Hilfe einer Drittanbieter-App in Anspruch nehmen oder einen Automator-Workflow erstellen. In diesem Artikel werde ich beide Methoden vorstellen.

Bevor wir beginnen, gibt es einen Haken, den Sie beachten sollten: Wenn Ihr Mac ausgeschaltet ist, schläft, nicht mit dem Internet verbunden ist oder die Mail-App geschlossen ist, kann Ihr Mac keine geplanten E-Mails versenden. Das sollten Sie bedenken, bevor Sie die „Happy Birthday“-Nachricht für Mitternacht planen!

Ein E-Mail-Planungsprogramm mit Automator erstellen

Automator ist ideal, wenn Sie E-Mails planen möchten, aber keine Anwendung eines Drittanbieters herunterladen möchten, oder wenn Sie nicht genügend E-Mails planen möchten, um eine eigene Anwendung für diese Aufgabe zu benötigen.

So erstellen Sie einen Automator-Workflow, der E-Mails zu einem von Ihnen gewählten Datum und einer von Ihnen gewählten Uhrzeit versendet:

1. Starten Sie die Automator-App, indem Sie zum Ordner „Programme“ Ihres Macs navigieren, „Dienstprogramme“ auswählen und auf Automator doppelklicken.
2. Wählen Sie im Fenster „Wählen Sie einen Typ für Ihr Dokument“ die Option „Anwendung“, gefolgt von „Auswählen“.
3. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte „Aktionen“ ausgewählt ist, und wählen Sie dann den Eintrag „Mail“.

4. Suchen Sie die Aktion „Neue E-Mail-Nachricht“, ziehen Sie sie in den Editorbereich des Automator-Fensters und fügen Sie sie in Ihren Workflow ein.

5. Sie können nun Ihre E-Mail erstellen. Geben Sie die Adresse des Empfängers sowie die Personen ein, die Sie mit CC oder BCC versehen möchten, sowie den Betreff und den Inhalt der E-Mail.

6. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben, öffnen Sie das Dropdown-Menü „Konto“ und wählen Sie das Konto aus, von dem Sie die Nachricht senden möchten.

7. Möchten Sie mehrere E-Mails gleichzeitig versenden? Dann ziehen Sie eine weitere Aktion „Neue E-Mail-Nachricht“ in Ihren Workflow und füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.

8. Suchen Sie die Aktion „Ausgehende Nachrichten senden“ im linken Menü von Automator und ziehen Sie sie in Ihren Workflow.

9. Jetzt können Sie Ihre Anwendung speichern. Wählen Sie dazu in der Menüleiste „Datei“ und dann „Speichern…“

10. Geben Sie Ihrer Anwendung einen Namen (ich werde „E-Mail Scheduler“ verwenden) und vergewissern Sie sich, dass das „Dateiformat“ auf „Anwendung“ eingestellt ist. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ihre E-Mail-Planungsanwendung ist nun einsatzbereit, aber Sie haben noch nicht angegeben, wann diese E-Mail gesendet werden soll. Um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen, müssen Sie die Kalender-App Ihres Macs verwenden. Starten Sie also diese App und fangen Sie an:

1. Suchen Sie das Datum, an dem diese E-Mail zugestellt werden soll, und doppelklicken Sie auf das Feld, um ein „Neues Ereignis“ zu erstellen.

2. Das Feld „Neues Ereignis“ enthält bereits eine Standardzeit – klicken Sie auf diesen Platzhalter, um einen neuen Abschnitt zu öffnen, in dem Sie eine Zeit Ihrer Wahl angeben können.

3. Bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Abschnitt „Alarm“, bis ein Dropdown erscheint. Öffnen Sie dieses Dropdown-Menü und wählen Sie „Benutzerdefiniert…“

4. Öffnen Sie das erste Dropdown-Menü und wählen Sie „Datei öffnen.“

5. Öffnen Sie das zweite Dropdown-Menü und wählen Sie ‚Andere…‘

6. Wählen Sie die zuvor erstellte E-Mail-Planungs-App aus.

7. Öffnen Sie das dritte Dropdown-Menü und wählen Sie ‚Zum Zeitpunkt des Ereignisses‘

8. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf ‚OK‘ klicken.

Und das war’s! Ihre E-Mail wird nun zu dem Zeitpunkt versendet, den Sie im Kalender angegeben haben.

Das mag nach einer Menge Arbeit klingen, vor allem, wenn Sie nur eine einzige E-Mail planen möchten, aber sobald Sie diese E-Mail-Planungs-App erstellt haben, können Sie sie zur Planung weiterer E-Mails verwenden, indem Sie einfach den Arbeitsablauf anpassen.

Um den Arbeitsablauf des E-Mail-Planers zu bearbeiten, müssen Sie ihn in Automator öffnen. Also entweder:

• Starten Sie Automator und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorhandenes Dokument öffnen….“, wenn Sie aufgefordert werden, ein neues Dokument zu erstellen. Wählen Sie Ihre „E-Mail Scheduler“-App aus.

• Wählen Sie „Datei“ aus der Automator-Menüleiste, gefolgt von „Öffnen…“ Wählen Sie erneut Ihre „E-Mail Scheduler“-App aus.

Automator lädt dann den E-Mail Scheduler-Workflow, den Sie nun bearbeiten können. Aktualisieren Sie die Aktion „Neue E-Mail-Nachricht“ mit einem neuen Empfänger, einem neuen Betreff und einem neuen Inhalt und speichern Sie Ihre Änderungen. Dann brauchen Sie nur noch die Kalender-App zu starten und festzulegen, wann diese E-Mail verschickt werden soll.

Verwendung einer App eines Drittanbieters

Wenn Sie regelmäßig E-Mails planen wollen oder mit Automator nicht vertraut sind, kann es sinnvoll sein, stattdessen eine App eines Drittanbieters zu verwenden.

Eine beliebte App zur E-Mail-Planung ist MailButler. MailButler funktioniert nicht als eigenständige Anwendung, sondern wird in Mail integriert und fügt der Standardoberfläche von Mail eine Schaltfläche „E-Mail planen“ hinzu.

Sie können die Essential-Edition von MailButler kostenlos herunterladen, mit dem Kauf der Professional- oder Business-Version erhalten Sie jedoch Zugriff auf einige zusätzliche Funktionen.

Um MailButler einzurichten, installieren Sie es und starten Sie dann die MailButler-App. Jetzt werden Sie aufgefordert, die Mail-App neu zu starten, damit MailButler seine Erweiterungen installieren kann. Klicken Sie also auf „Mail jetzt neu starten“.

Nach dem Neustart von Mail erstellen Sie ein MailButler-Konto und klicken auf „Registrieren“. Nach einigen Augenblicken sollten Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten (falls nicht, sehen Sie in Ihrem Spam-Ordner nach), öffnen Sie sie und klicken Sie auf den Link „E-Mail-Adresse bestätigen“.

Klicken Sie zurück zu Ihrer Mail-Anwendung und geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, die mit Ihrem MailButler-Konto verknüpft sind, und schon können Sie die Funktionen von MailButler nutzen, einschließlich der Planung von E-Mails.

Um eine E-Mail zu planen, verfassen Sie einfach wie gewohnt eine neue Nachricht, aber anstatt auf den normalen „Senden“-Button von Mail zu klicken, klicken Sie auf das neue Symbol direkt rechts daneben – es sieht aus wie das normale „Senden“-Symbol, aber mit dem Zusatz eines kleinen Uhrensymbols.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche „Planen“, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie genau festlegen können, wann diese E-Mail gesendet werden soll.

Wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:

• Besonderes Datum. Planen Sie die E-Mail so, dass sie heute, morgen oder am nächsten Arbeitstag versendet wird.
• Zeitabstand. Planen Sie, dass die E-Mail nach einer bestimmten Anzahl von Minuten, Stunden oder Tagen versendet wird.
• Uhrzeit und Datum. Planen Sie die E-Mail so, dass sie zu einem von Ihnen gewählten Datum oder einer von Ihnen gewählten Uhrzeit versendet wird.

Dann müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche „Planen“ klicken, und Ihre E-Mail wird bis zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit und dem von Ihnen gewählten Datum im Postausgang von Mail gespeichert. Sie können die E-Mail sogar neu planen, indem Sie auf die Schaltfläche „Planen“ klicken und dann das Datum und die Uhrzeit ändern.

Um eine geplante E-Mail abzubrechen, suchen Sie die E-Mail in Ihrem Postausgang und löschen Sie sie.

Nachrichten senden, wenn Ihr Mac schläft

Auch wenn MailButler technisch gesehen keine geplanten Nachrichten senden kann, während Ihr Mac schläft, kann es geplante Nachrichten senden, während Ihr Mac ein Nickerchen macht.

Power Nap ist eine Systemfunktion, die darauf abzielt, Ihren Mac am Laufen zu halten, auch wenn er für eine längere Zeit schläft. Wenn Ihr Mac ein Powernap macht, wacht er alle paar Stunden auf, um eine Reihe von Aufgaben auszuführen, z. B. prüft die Kalender-App während dieser Zeit auf neue Einladungen, Mail nimmt alle eingehenden Nachrichten entgegen und die Apps Notizen, Erinnerungen und Fotos werden mit allen Änderungen synchronisiert, die Sie auf Ihren anderen Apple-Geräten vorgenommen haben.

Während dieser Zeit kann MailButler auch alle E-Mails versenden, die eigentlich hätten verschickt werden sollen, während Ihr Mac schlief. Das Timing mag nicht perfekt sein, aber Ihre geplanten Nachrichten werden in der Regel immer noch innerhalb von ein paar Stunden nach Ihrem ursprünglichen Zeitplan versendet.

Sie finden eine Liste aller Macs, die die Power Nap Funktion unterstützen, in den offiziellen Apple Dokumenten.

Wenn Ihr Mac in dieser Liste enthalten ist, können Sie Power Nap aktivieren, indem Sie:

1. das ‚Apple‘ Logo in der Menüleiste auswählen.
2. Wählen Sie ‚Systemeinstellungen…‘
3. Klicken Sie auf ‚Energiesparen.‘
4. Um Power Nap zu aktivieren, während Ihr Gerät an eine Stromquelle angeschlossen ist, wählen Sie die Registerkarte ‚Netzadapter‘ und anschließend das Kontrollkästchen ‚Power Nap aktivieren, während das Gerät an einen Netzadapter angeschlossen ist‘.

5. Um den Energiesparmodus zu aktivieren, wenn Ihr Gerät nicht an das Stromnetz angeschlossen ist, wählen Sie die Registerkarte „Akku“ und aktivieren Sie „Energiesparmodus im Akkubetrieb“.

Auch bei aktiviertem Energiesparmodus kann MailButler nur dann E-Mails senden, wenn die Mail-App geöffnet und mit dem Internet verbunden ist, stellen Sie also sicher, dass beide Bedingungen erfüllt sind, bevor Sie Ihren Mac in den Schlaf versetzen.

Nie wieder vergessen, auf eine E-Mail zu antworten

Haben Sie schon einmal eine wichtige E-Mail erhalten und gedacht: „Ich antworte darauf, sobald ich Zeit habe“, und sie dann völlig vergessen? Meistens passiert das, weil die E-Mail zum denkbar ungünstigsten Zeitpunkt in Ihrem Posteingang landet, etwa wenn Sie zu einer Besprechung eilen oder einen besonders hektischen Tag hinter sich haben und sich versprechen, die E-Mail gleich morgen früh zu beantworten.

Aber es gibt einen schnellen und einfachen Trick, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder vergessen, eine wichtige E-Mail zu beantworten – und zwar, indem Sie mit der treffend benannten App „Erinnerungen“ des Mac eine Erinnerung planen. Zum festgelegten Zeitpunkt erscheint eine Benachrichtigung, die Sie daran erinnert, dass Sie diese wichtige E-Mail beantworten müssen.

So erstellen Sie eine Erinnerung:

1. Starten Sie die Mail-App und öffnen Sie die E-Mail, die Sie beantworten müssen.
2. Öffnen Sie den Mac-Ordner „Programme“ und starten Sie die App „Erinnerungen“.
3. Ziehen Sie diese E-Mail in Ihre App „Erinnerungen“ und legen Sie sie in der Liste ab. Ein Link „In Mail anzeigen…“ sollte als neues Listenelement erscheinen.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Link „In Mail anzeigen“, bis ein „i“ erscheint. Klicken Sie auf dieses „i“, um ein Feld zu öffnen, in dem Sie Ihre Erinnerung planen können.

5. Wählen Sie „An einem Tag“, geben Sie die Uhrzeit und das Datum ein, an dem Sie diese Erinnerung erhalten möchten, und klicken Sie dann auf „Fertig“.

Wenn der festgelegte Zeitpunkt erreicht ist, erscheint eine Benachrichtigung, die Sie daran erinnert, dass Sie noch eine wichtige E-Mail zu schreiben haben. Noch besser: Wenn Sie auf diese Benachrichtigung klicken, wird die Mail-App gestartet, in der die betreffende E-Mail bereits geöffnet ist und nur darauf wartet, dass Sie Ihre Antwort schreiben.