Der Finanzausschuss und die Aufgaben des Ausschussvorsitzenden

Rolle des Ausschusses

Die Aufgabe des Finanzausschusses besteht in erster Linie darin, die finanzielle Aufsicht über die Organisation zu gewährleisten. Typische Aufgabenbereiche für kleine und mittelgroße Gruppen sind die Haushalts- und Finanzplanung, die Finanzberichterstattung sowie die Einrichtung und Überwachung interner Kontrollen und Rechenschaftsrichtlinien. Ein Überblick über die Zuständigkeiten findet sich unten.

Budgetierung und Finanzplanung

1. Entwickeln Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern ein jährliches Betriebsbudget.
2. Genehmigen Sie das Budget im Finanzausschuss.
3. Überwachen Sie die Einhaltung des Budgets.
4. Setzen Sie langfristige Finanzziele zusammen mit Finanzierungsstrategien, um diese zu erreichen.
5. Mehrjährige Betriebsbudgets entwickeln, die die Ziele und Initiativen des Strategieplans einbeziehen.
6. Alle finanziellen Ziele und Vorschläge dem Vorstand zur Genehmigung vorlegen.

Effektive Finanzausschüsse beteiligen sich in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsleiter und den leitenden Angestellten vollständig an einem jährlichen Budgetierungsprozess. Sofern die Satzung einer Organisation dies nicht ausdrücklich verbietet, kann es von Vorteil sein, wenn dem Ausschuss auch Mitglieder angehören, die nicht dem Vorstand angehören und über Finanzkenntnisse verfügen.

Neben der Aufstellung eines jährlichen Haushaltsplans sollte der Ausschuss auch langfristige Finanzziele festlegen. Zu diesen Zielen könnten beispielsweise die Einrichtung eines Betriebskapital- oder Bargeldreservefonds und die Schaffung eines Fonds für die Instandhaltung oder den Ersatz von Ausrüstung gehören. Wenn die Organisation einen strategischen Plan hat, wird der Finanzausschuss mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die finanziellen Auswirkungen des Plans zu bestimmen und sie in ein mehrjähriges Organisationsbudget einfließen zu lassen, das die Umsetzung der Strategien finanziell unterstützt.

Berichterstattung

1. Entwickeln Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern nützliche und lesbare Berichtsformate.
2. Erarbeiten Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Liste der gewünschten Berichte, in der der Detaillierungsgrad, die Häufigkeit, die Fristen und die Empfänger dieser Berichte vermerkt sind.
3. Mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die Bedeutung der Berichte zu verstehen.
4. Die Finanzberichte dem gesamten Vorstand vorlegen.

Effektive Finanzausschüsse verlangen von den Mitarbeitern, dass sie sehr kontextbezogene Berichte vorlegen, in denen die Finanz- und Liquiditätslage der Organisation, die Einhaltung des Haushaltsplans, die Zuweisung von Ressourcen zur Erfüllung des Auftrags und die Einhaltung der von den Spendern auferlegten Spendenbeschränkungen klar dargestellt werden. Eine im Voraus festgelegte Liste mit den Erwartungen an die Berichterstattung ermöglicht es den Mitarbeitern, genügend Zeit für die Erstellung genauer, qualitativ hochwertiger Berichte einzuplanen und nicht durch Ad-hoc-Anfragen überrascht zu werden. Darüber hinaus sollten diese Berichte dazu beitragen, die Diskussion des Vorstands über die erwarteten Ergebnisse und mögliche Strategien zur Überwindung von Rückschlägen oder Veränderungen im finanziellen Umfeld zu fokussieren.

Interne Kontroll- und Rechenschaftsrichtlinien

1. Erstellen, genehmigen und aktualisieren Sie (bei Bedarf) Richtlinien, die dazu beitragen, dass das Vermögen der Organisation geschützt wird.
2. Sicherstellen, dass die Richtlinien und Verfahren für Finanztransaktionen in einem Handbuch dokumentiert sind, das jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert wird.
3. Sicherstellen, dass die genehmigten Finanzrichtlinien und -verfahren befolgt werden.

Obwohl der gesamte Vorstand die treuhänderische Verantwortung für die Organisation trägt, kommt dem Finanzausschuss in diesem Bereich eine führende Rolle zu, indem er sicherstellt, dass angemessene interne Kontrollverfahren für alle Finanztransaktionen in einem Handbuch dokumentiert sind und von den Mitarbeitern befolgt werden. Der Ausschuss sollte auch eine Rolle bei der Festlegung und Aktualisierung der Unterschriftsberechtigungen für Bankkonten spielen und überwachen, dass alle gesetzlichen und behördlichen Fristen eingehalten werden.

Finanzausschüsse sind häufig auch damit betraut, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und/oder andere Richtlinien zu entwickeln, die dem Schutz der Organisation und der Beherrschung ihrer Risiken dienen. Dazu gehört die Festlegung von Richtlinien für:

• Personalpolitik
• Vergütungspakete für Führungskräfte (in Ermangelung eines separaten Personalausschusses)
• Langfristigelangfristige Verträge oder Leasingverträge
• Darlehen oder Kreditlinien
• Internetnutzung und Computersicherheit
• Kapitalerwerb
• Verfügung über gespendete Aktien
• Versicherungsanforderungen Anforderungen und Überprüfungen
• Aufbewahrung von Unterlagen
• Annahme von Schenkungen

Abdeckung von Prüfungen und Investitionen

Abhängig von vielen Faktoren wie – der Größe des Vorstands, der Größe des Budgets, dem Umfang und der Komplexität des vorhandenen Finanzvermögens – kann der Finanzausschuss aufgefordert werden, die Aufgaben von zwei anderen Ausschüssen zu übernehmen, die in größeren Organisationen normalerweise getrennt sind: dem Prüfungsausschuss und dem Investitionsausschuss. Zu den grundlegenden Aufgaben der Prüfungs- und Investitionsausschüsse gehören:

Prüfungsausschuss

1. Auswahl des Wirtschaftsprüfers.
2. Prüfung des vom Wirtschaftsprüfer vorgelegten Entwurfs der Abschlussprüfung und des Jahresberichts.
3. Vorstellung des Prüfungsberichts vor dem gesamten Vorstand (falls der Wirtschaftsprüfer dies nicht tut).
4. Prüfung des Empfehlungsschreibens (SAS112) des Wirtschaftsprüfers und Sicherstellung der Weiterverfolgung aller erwähnten Punkte.

Anlageausschuss

1. Entwurf einer Anlagepolitik, in der die Ziele des Anlageportfolios, die Richtlinien für die Aufteilung der Vermögenswerte des Portfolios auf der Grundlage einer vorher festgelegten Risikotoleranz, die Befugnisse für die Durchführung von Transaktionen, die Verwendung der erwirtschafteten Erträge usw. festgelegt sind.
2. Stellen Sie sicher, dass die Bestimmungen der Richtlinie befolgt werden.
3. Überprüfen Sie die Richtlinie mindestens einmal jährlich und aktualisieren Sie sie bei Bedarf.
4. Stellen Sie die Anlageverwalter/-berater ein und bewerten Sie sie.

Selbst wenn eine Organisation nicht über genügend Barmittel verfügt, um ein komplettes Anlageportfolio zu unterhalten, sollte sie ihre Barmittel so verwalten, dass sie ihre Einnahmen optimieren. Wenn eine Organisation über überschüssige Betriebsmittel verfügt, kann der Finanzausschuss mit Unterstützung des Verwaltungsleiters Richtlinien für die Anlage überschüssiger Mittel in risikoarmen, kurzfristigen Anlagen in Erwägung ziehen. Diese sollten so gestaltet sein, dass die Einnahmen aus den vorhandenen Barmitteln maximiert werden, ohne den operativen Cashflow zu beeinträchtigen, z.B. durch den Kauf kurzfristiger CDs mit gestaffelten Fälligkeitsterminen oder durch die Einrichtung eines Sweep-Kontos, bei dem überschüssige Barmittel jede Nacht in ein höher verzinstes Vehikel eingezahlt werden.

Rolle des Vorsitzenden

Der Vorsitzende des Finanzausschusses ist meist der Schatzmeister des Vorstands, dessen spezifische Aufgaben in der Regel in der Satzung der Organisation beschrieben sind. In der Praxis können diese Aufgaben erheblich variieren, von einer praktischen Rolle im Falle des „Working Board“-Modells bis hin zu einer eher überwachenden Rolle, bei der die Transaktionen weitgehend von den Mitarbeitern abgewickelt werden.

Als Vorsitzender des Finanzausschusses sorgt der Schatzmeister des Vorstands dafür, dass der Ausschuss seine Arbeit erledigt. Zu den spezifischen Aufgaben des Vorsitzenden gehören:

1. Er ist die wichtigste Verbindung zwischen dem Ausschuss und dem gesamten Vorstand,
2. er arbeitet mit dem Personalleiter zusammen, um eine Tagesordnung für jede Ausschusssitzung aufzustellen,
3. er informiert die Mitglieder über die Sitzung,
4. er sorgt dafür, dass Handouts und Berichte vorbereitet und den Ausschussmitgliedern im Voraus zugeschickt werden.

Eine jährliche Aufgabenliste des Ausschusses ist ein nützliches Instrument zur Organisation der Ausschussarbeit. Dies könnte in Form eines Zeitplans oder Kalenders für jeden Monat geschehen, der die Fristen für die Haushalts- und Finanzplanung, die Fristen für behördliche und rechtliche Anträge, die Fristen für interne Berichte, die Termine für die Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren sowie die Termine für die Sitzungen des Finanzausschusses und des gesamten Vorstands enthält.

Der Schatzmeister oder Vorsitzende des Finanzausschusses muss nicht immer ein professioneller „Zahlenmensch“ sein, aber ein gutes Urteilsvermögen, Logik, Neugier und ein Engagement für die Rechenschaftspflicht und die langfristige finanzielle Stabilität der Organisation sind wichtige Eigenschaften. Ein guter Schatzmeister oder Finanzausschussvorsitzender verfügt über ein Verständnis der gemeinnützigen Finanzberichterstattung und der IRS 990 oder entwickelt dieses schnell.

Das Vorhandensein eines voll engagierten Finanzausschusses ist ein starkes Indiz dafür, dass eine Organisation sich zu guter Haushalterschaft verpflichtet und aktiv die finanziellen Ressourcen aufbaut und bewahrt, die für die Erfüllung ihres Auftrags erforderlich sind, sowohl kurz- als auch langfristig.