University of Washington Human Resources

Politik og proces for fleksjob

Universitetets politik tillader ansatte medarbejdere at have en flexarbejdsordning, når medarbejderens tilsynsførende (eller en anden udpeget embedsmand) evaluerer flexarbejdsanmodningen og godkender den.

Ved vurderingen af anmodningen skal den tilsynsførende fastslå, at medarbejderen effektivt kan udføre de arbejdsopgaver, der hører til stillingen, mens han/hun flexarbejder. Den tilsynsførende skal også fastslå, at flexarbejdsordningen er i overensstemmelse med gældende regler, politikker og kollektive overenskomster.

Anmodninger om flexarbejde som en handicaptilpasning behandles gennem en separat proces.

Hvad er flexarbejde?

En flexarbejdsordning er en arbejdsplan, der afviger fra den normale arbejdsuge. En standardarbejdsuge består af fem på hinanden følgende otte timers arbejdsdage og ensartede start- og sluttidspunkter for hver arbejdsdag.

Typisk vil en medarbejder anmode om en flexarbejdsordning, selv om det nogle gange kan være en betingelse for ansættelsen.

Ledere skal nøje vurdere gennemførligheden af en foreslået flexarbejdsordning, før de godkender den. Arrangementet skal være til gavn for medarbejderen uden at belaste enhedens drift unødigt.

For at hjælpe med at sikre, at medarbejderen fortsætter med at arbejde effektivt under et flexarbejdsarrangement, bør tilsynsførende udarbejde en plan for distancearbejde. Med en god plan på plads kan flexarbejde være til gavn for medarbejderen, teamet og universitetet i almindelighed. Flexarbejde forbedrer ofte arbejdstilfredsheden ved at øge fleksibiliteten i arbejdet. Det hjælper også med at rekruttere og fastholde medarbejdere.

Typer af flexarbejdsordninger

Der er to generelle typer af flexarbejdsordninger:

• Alternative arbejdsordninger
• Fleksible arbejdsordninger

En alternativ arbejdsordning defineres som en regelmæssig, tilbagevendende arbejdstid, der falder inden for standardarbejdsugen og er alt andet end fem sammenhængende otte timers arbejdsdage – f.eks. at arbejde fire sammenhængende ti timers arbejdsdage i løbet af en uge.

I en fleksibel arbejdsordning arbejder den ansatte et fast antal timer hver dag. Medarbejderens start- og sluttidspunkt varierer dog inden for et bestemt interval omkring et fast sæt af kernetimer.

For eksempel er en medarbejder, der arbejder otte timers dage (plus en frokostpause), altid på arbejde i kernetimerne fra kl. 9.00 til 16.00. Medarbejderens start- og sluttidspunkt varierer dog fra dag til dag. Om mandagen arbejder medarbejderen måske fra kl. 8.00 til 17.00, mens medarbejderen om tirsdagen arbejder fra kl. 9.00 til 18.00.

Selv om der kan være kombinationer af fleksible og alternative arbejdsordninger, kan særligt komplekse eller usædvanlige skemaer give udfordringer, som den overordnede bør overveje, før han/hun godkender ordningen, især for medarbejdere, der er berettiget til overarbejde. Tidsregistrering og registrering af afspadsering kan være mere kompliceret, ligesom det kan være mere kompliceret at arrangere dækning under fravær.

Vend tilbage til toppen

Flexwork-evalueringsproces for tilsynsførende

Overordnede træffer den endelige beslutning om en medarbejders anmodning om flexarbejde efter at have vurderet gennemførligheden og bør samarbejde med medarbejderen om at evaluere forslaget. Derudover skal du vurdere, hvordan flexarbejdsordningen påvirker din rolle som tilsynsførende og resten af din enhed. Identificer eventuelle potentielle problemer og måder at løse disse problemer på.

Find ud af, om medarbejderne er parate til flexarbejde

Medarbejdernes arbejdsstil og arbejdsopgaver varierer. Nogle medarbejdere eller stillinger kan være bedre egnede til en flexarbejdsordning end andre. Når de vurderer en anmodning om flexarbejde, bør supervisorer overveje, hvor godt medarbejderen har demonstreret de færdigheder og arbejdsvaner, der fører til en vellykket flexarbejdsordning, herunder medarbejderens:

• Overtidsegnethed
• Gældende produktivitet og tidligere succeshistorik
• Punktlighed og evne til at overholde en arbejdstidsplan og indberette fravær fra arbejdet
• Evne til at udføre arbejdsopgaver, der kan blive påvirket af daglige eller ugentlige opgave-
• specifikke tidsfrister
• Restende prøvetid eller prøveperiode, der skal afsluttes

Festlægge teamets og enhedens parathed til flexarbejde

Når det er fastslået, at en medarbejder sandsynligvis vil kunne klare sig i en flexarbejdsordning, vurdere, hvor godt resten af afdelingen eller enheden vil fungere, når en medarbejder påbegynder flexarbejdsordningen, herunder:

• Forventede fordele for teamet
• Forventede ændringer i teamdynamikken
• Nødvendigt backup-personale, når medarbejderen med flexarbejde er ude
• Effekter på teamets mål og forpligtelser

I sidste ende skal du bestemme den arbejdskonfiguration, der fungerer bedst for dit team. Hvert team er forskelligt. Nogle teams har succes med hyppigt flexarbejde blandt teamets medlemmer. Andre hold skal begrænse mængden af flexarbejde. Hvis du er usikker på, hvad der vil fungere bedst, kan du starte med begrænsede muligheder for flexarbejde for et team og derefter foretage ændringer, når du har fået erfaring.

Vurder, om en flexarbejdsordning vil påvirke:

• Kostpriser, kundeservice, sikkerhed og tryghed
• Tids- og ferieregistrering, især ferierelateret ferieregnskab
• Udstyr og teknologiske behov

Svar på flexarbejdsanmodningen

Hvis du godkender flexarbejdsanmodningen, er dit næste skridt at dokumentere flexarbejdsaftalen.

Hvis du er usikker på, om den foreslåede aftale om flexarbejde kan blive en succes, kan du overveje at give medarbejderen lov til at flexarbejde på forsøgsbasis. Udpeg en indledende gennemgangsperiode, hvorefter du vil træffe en endelig beslutning om ordningen.

Hvis du ikke kan godkende flexarbejdsanmodningen, skal du forklare din beslutning på baggrund af både forslagets indvirkning på afdelingens drift og, hvis det er relevant, medarbejderens arbejdsresultater i din afdeling.

Dokumenter flexarbejdsaftalen

Når du har godkendt en flexarbejdsanmodning, skal du dokumentere flexarbejdsaftalen. Formålet med flexarbejdsaftalen er at sikre, at både vejlederen og medarbejderen har en klar, fælles forståelse af flexarbejdsordningen. Aftalen skal som minimum definere:

• Arbejdsplanen, der angiver flexarbejdsdage og -tider
• Længden af flexarbejdsordningen
• Hvordan flexarbejdsordningen kan opsiges
• Hvornår medarbejderen er forpligtet til at være på kontoret

Aftalen skal angive, at ordningen kan revideres på baggrund af afdelingens arbejdskrav. Den bør også angive, at en fortsættelse af flexarbejdsordningen er betinget af, at den fungerer effektivt for både medarbejderen og afdelingen.

Når du har færdiggjort aftalen, skal du give en kopi til medarbejderen og lægge en kopi i medarbejderens afdelingssag.

Vend tilbage til toppen

Eksempler på flexarbejde

Eksemplerne nedenfor illustrerer mulige flexarbejdsordninger for kontraktansatte medarbejdere og faglærte medarbejdere. Detaljerne i hvert eksempel er forskellige alt efter, om medarbejderen er berettiget til overarbejde eller er fritaget for overarbejde.

Medarbejdere, der er berettiget til overarbejde

Alternative arbejdsordninger har andre karakteristika end fleksible arbejdsordninger.

Alternative arbejdsordninger har forskellige karakteristika:

• Et specificeret samlet antal timer, som medarbejderen er planlagt til at arbejde hver uge baseret på stillingens procenttid
• En regelmæssigt gentagende ugentlig arbejdstidsplan, der er alt andet end fem ensartede og sammenhængende otte timers dage i en periode på syv dage (for fuldtidsansatte)
• En specificeret arbejdsperiode for hver dag, som medarbejderen er planlagt til at arbejde

Fleksible arbejdsordninger:

Karakteristika for fleksible arbejdsordninger:

• Et specificeret samlet antal timer, som medarbejderen er planlagt til at arbejde hver uge baseret på stillingens procenttid
• Et specificeret samlet antal arbejdstimer for hver arbejdsdag
• En daglig “kernearbejdsperiode” i hvilken medarbejderen forventes at være på arbejde
• Et variabelt dagligt starttidspunkt, der begynder inden for et bestemt tidsrum
• Et variabelt dagligt sluttidspunkt, der afhænger af den pågældende dags starttidspunkt

Eksempel 1: Alternativ arbejdsplan – overarbejdsberettigede medarbejdere


Tidsprocent:	Arbejdstimer:
100% = 40 timer pr. uge	8 a.kl. til 18.30, Mandag til torsdag (1/2 times frokost)

Eksempel 2: Alternativ arbejdsplan – medarbejdere, der er berettiget til overarbejde


Arbejdstidsprocent:	Arbejdstid:
80% = 32 timer pr. uge	8 kl, Mandag til onsdag (1/2 times frokost) 8.00 til 11:30 Torsdag (ingen frokost)

Eksempel 3: Fleksibel arbejdsplan – overarbejdsberettigede medarbejdere


Procenttid:	Kernetimer:	Arbejdets starttidspunkt:	Arbejdets sluttidspunkt:
100% = 40 timer pr. uge	9 a.til kl. 17.00, Mandag til fredag (1 times frokost)	Mellem kl. 8.00 og 9.00	Mellem kl. 17.00 og 18.00.

Eksempel 4: Fleksibel arbejdsplan – overarbejdsberettigede medarbejdere


Procenttid:	Kernetimer:	Arbejdets starttid:	Arbejdets sluttid:
90% = 36 timer om ugen	8:30 a.til kl. 17.00, Mandag til torsdag (1 times frokost) 8.00 til 12.00 fredag (ingen frokost)	Mellem kl. 8.00 og 8.30, mandag til torsdag	Mellem kl. 17.00 og 17.30, Mandag til torsdag

Overtidsfritagne medarbejdere

Alternative arbejdsordninger har andre karakteristika end fleksible arbejdsplaner.

Karakteristika ved alternative arbejdsordninger:

• En forventet gennemsnitlig ugentlig minimumsarbejdstid baseret på stillingens procentvise timetal
• En regelmæssigt gentagende arbejdsplan, der består af andet end fem på hinanden følgende omtrent lige store arbejdsdage
• Medarbejderens alternative arbejdsplan skal muligvis justeres efter behov for at opfylde stillingens arbejdskrav

Karakteristika ved fleksible arbejdsordninger:

• En forventet ugentlig minimumsarbejdstid baseret på stillingens procenttid
• En daglig “kernearbejdsperiode”, hvor medarbejderen forventes at være på arbejde
• Et variabelt dagligt starttidspunkt, der begynder inden for et bestemt tidsrum
• Et variabelt dagligt sluttidspunkt, der tager hensyn til dagens starttidspunkt, men medarbejderne forventes at arbejde den tid, der er nødvendig for at nå arbejdsmålene
• Medarbejderens fleksible arbejdsplan skal muligvis justeres efter behov for at opfylde arbejdskravene i stillingen

Eksempel 5: Alternativ arbejdsplan – medarbejdere, der er fritaget for overarbejde


Procentdel tid:	Arbejdsplan:
100%	8 a.kl. til 18.30, Mandag til torsdag (1/2 times frokost) Ajusteringer af start- og sluttid kan være nødvendige for at opfylde arbejdskravene.

Eksempel 6: Alternativ arbejdsplan – overtidsfritagne medarbejdere


Tidsprocent:	Arbejdsplan:
80%	8.00 til 18.00, mandag til onsdag (1/2 times frokost) 8.00 til 11:30 torsdag (ingen frokost). Ajusteringer af start- og sluttid kan være nødvendige for at opfylde arbejdskravene.

Eksempel 7: Fleksibel arbejdsplan – overtidsfritagne medarbejdere


Procenttid:	Kernearbejdsperiode:	Arbejdets starttidspunkt:	Arbejdets sluttidspunkt:
100%	9 a.til kl. 17.00, Mandag til fredag (1 times frokost)	Generelt mellem kl. 8.00 og 9.00.	Generelt mellem kl. 17.00 og 18.00. Justeringer af start- og sluttidspunktet kan være nødvendige for at opfylde arbejdskravene.

Eksempel 8: Fleksibel arbejdsplan – overtidsfritagne medarbejdere


Procenttid:	Kernearbejdsperiode:	Arbejdets starttidspunkt:	Arbejdets sluttidspunkt:
90%	8:30 a.til kl. 17.00, Mandag til torsdag (1 times frokost) og 8.00 til 12.00 fredag (ingen frokost)	Generelt mellem 8.00 og 8.30, mandag til torsdag	Generelt mellem 17.00 og 17.30, mandag til torsdag. Det kan være nødvendigt at justere start- og sluttidspunktet for at opfylde arbejdskravene.

Vend tilbage til toppen

Fritidsregistrering af feriefridage

For en fuldtidsansat er en ferie otte timer værd. For deltidsansatte medarbejdere beregnes værdien af ferietimer forholdsmæssigt ud fra medarbejderens procentdel af fuld tid.

Hvis en ferie falder på en dag, hvor medarbejderen er planlagt til at arbejde færre timer end værdien af ferien, får medarbejderen feriekredit for forskellen. Dette resulterer i feriekredittimer, som medarbejderen kan sørge for at tage fri på et senere tidspunkt.

Hvis en helligdag falder på en dag, hvor medarbejderen er planlagt til at arbejde flere timer end feriens værdi, vil medarbejderen “skylde” universitetet forskellen i tid mellem feriens timetal og de timer, som medarbejderen var planlagt til at arbejde. Nedenstående tabel indeholder eksempler på disse overvejelser om overholdelse af ferietid.

Alle overenskomstdækkede, klassificerede og professionelle medarbejdere

Beskæftigelses kategori	Helligdags- og arbejdsdagsforhold	Virkning på medarbejderen
Alle overenskomstdækkede, Classified, & Professional Staff	Helligdag falder på medarbejderens planlagte fridag	Medarbejderen får en feriekredit for dagen, som kan bruges på en senere dato. Feriekreditten er otte (8) timer for fuldtidsansatte eller forholdsmæssigt fordelt for deltidsansatte
Alle kontraktdækkede, klassificerede, & Professional Staff	Helligdag falder på medarbejderens planlagte arbejdsdag, som er kortere end den ferie, som medarbejderen er berettiget til at modtage (se bemærkning nedenfor)	Medarbejderen holder fri og modtager en feriekredit for forskellen i tid mellem den værdien af ferien og længden af den planlagte arbejdsdag
Overarbejdsberettigede overtidsberettigede overenskomstdækkede og klassificerede medarbejdere	Medarbejderen er sat til at arbejde på en planlagt helligdag	Medarbejderen modtager den normale dagsløn plus præmieløn til tiden og enhalvdelen for alle arbejdstimer på helligdagen. Forstandere kan godkende en medarbejders anmodning om kompenserende fritid i stedet for pengeudbetaling.
Overtidsberettiget fagpersonale	Medarbejderen er sat til at arbejde på en planlagt helligdag	Medarbejderen modtager den normale dagsløn. Medarbejderen modtager en feriedag på grundlag af FTE, som kan tages på et andet tidspunkt. Der er ingen præmieløn. Hvis arbejdet på helligdagen resulterer i, at medarbejderen arbejder mere end 40 timer i arbejdsugen, modtager medarbejderen overarbejde for de timer, der er arbejdet over 40
Overtime Eligible Contract Covered, Classified, & Professional Staff	Fuldtidsansat medarbejder arbejder fire 10 timers dage på en alternativ arbejdstidsplan. Ferien falder på en dag, hvor medarbejderen er planlagt til at arbejde	Medarbejderen er ledig i 10 timer, men ferien er kun værdisat til otte (8) timer for den fuldtidsansatte. Medarbejderen skylder to (2) timers tid, som kan tages fra feriefridage eller akkumuleret kompensationstid, hvis der er nogen
Overtime Exempt Contract Covered, Classified, & Professional Staff	Helligdag falder på en arbejdsdag, der er længere end det antal feriefridage, som medarbejderen modtager (se bemærkning nedenfor)	Medarbejderen holder fri og kan enten justere sin arbejdsindsats for at udligne forskellen, ELLER få forskellen i tid mellem medarbejderens planlagte arbejdstid på dagen og værdien af ferien fratrukket fra medarbejderens feriefridagssaldo. Differencen i tid mellem medarbejderens planlagte arbejdstid og værdien af ferien kan ikke registreres som ferie uden løn.
Overtime Exempt Contract Covered, Classified, & Professional Staff	Medarbejderen er sat til at arbejde på en helligdag	Medarbejderen får den normale dagsløn og otte timers feriekredit for en fuldtidsansat (prorateret for en deltidsansat)

Note: Feriefridage er baseret på medarbejderens fuldtidsækvivalent: otte (8) timer for en fuldtidsansat, prorateret for en deltidsansat..

Vend tilbage til toppen