Sådan planlægger du e-mails på Mac

På et eller andet tidspunkt har vi alle sammen glemt en vigtig begivenhed – uanset om det var en vens fødselsdag, et familiemedlems første dag på et nyt job eller måske endda vores egen årsdag!

Planlægning af en e-mail på forhånd betyder, at selv hvis du glemmer en vigtig dato, så har du i det mindste sendt en hurtig besked af sted for at fortælle den anden person, at du har tænkt på vedkommende.

Men planlægning af e-mails er ikke kun praktisk, når du ønsker din yndlingstante tillykke med fødselsdagen, det kan også være med til at øge din produktivitet. Du kan f.eks. starte arbejdsdagen med at skrive og planlægge alle de e-mails, som du ved skal sendes ud i løbet af den pågældende dag, så du kan koncentrere dig om vigtigere opgaver (i hvert fald indtil svarene begynder at vælte ind!) Hvis du planlægger e-mails på forhånd, kan du også holde tingene i gang, når du er væk fra computeren i en længere periode, f.eks. når du er på ferie.

Der er mange fordele ved at planlægge e-mails, så det er ret frustrerende, at denne funktion ikke findes noget sted i Macs indbyggede Mail-program. Som standard er den eneste måde, du kan sende en e-mail på, at trykke på Mail’s “Send”-knap. Selv hvis du tager dig tid til at skrive en e-mail på forhånd, skal du stadig hoppe tilbage til Mail og trykke på “Send”, når du rent faktisk ønsker, at e-mailen skal sendes ud.

Mail har måske ikke en indbygget planlægger, men alt er ikke tabt, da du selv kan tilføje denne funktion til Mail, enten ved at få hjælp fra en tredjepartsapp eller ved at oprette en Automator-arbejdsgang. I denne artikel vil jeg undersøge begge metoder.

Hvor vi begynder, er der en hage, du skal være opmærksom på: Hvis din Mac er slukket, sover, har afbrudt forbindelsen til internettet eller Mail-appen er lukket, vil din Mac ikke kunne sende planlagte e-mails. Det er bare noget, du skal huske, før du planlægger den “Tillykke med fødselsdagen”-besked, der skal sendes ud ved midnat!

Skabelse af en e-mailplanlægger med Automator

Automator er ideel, hvis du ønsker at planlægge e-mails, men ikke ønsker at downloade en tredjepartsapp, eller hvis du ikke kan se dig selv planlægge nok e-mails til at retfærdiggøre, at du har en app dedikeret til denne opgave.

For at oprette en Automator-arbejdsgang, der kan sende e-mails på et tidspunkt og en dato, som du selv vælger:

1. Lancer Automator-appen ved at navigere til mappen “Programmer” på din Mac, vælge “Hjælpeprogrammer” og dobbeltklikke på Automator.
2. I vinduet ‘Vælg en type til dit dokument’ skal du vælge ‘Program’ efterfulgt af ‘Vælg’.
3. Sørg for, at fanen ‘Handlinger’ er valgt, og vælg derefter elementet ‘Mail’.

4. Find handlingen ‘Ny postmeddelelse’, træk den derefter ind i redigeringssektionen i Automator-vinduet, og slip den i din arbejdsgang.

5. Du kan nu oprette din e-mail. Indtast modtagerens adresse samt alle, du ønsker at CC eller BCC, e-mailens emne og indhold.

6. Hvis du har flere e-mail-konti, skal du åbne rullemenuen ‘Konto’ og vælge den konto, du ønsker at sende denne besked fra.

7. Vil du planlægge flere e-mails til at blive sendt ud på samme tid? Så træk endnu en handling “Ny mailmeddelelse” ind i din arbejdsgang, og udfyld alle de nødvendige felter.

8. Find handlingen “Send udgående meddelelser” i Automators venstre menu, og træk den ind i din arbejdsgang.

9. Du er nu klar til at gemme din applikation, så vælg “File” (Fil) på menulinjen og derefter “Save…”

10. Giv din app et navn (jeg vil bruge ‘Email Scheduler’), og dobbelttjek, at ‘File Format’ er indstillet til ‘Application’. Klik på ‘Gem’.’

Din app til planlægning af e-mails er nu klar til brug, men du har stadig ikke angivet, hvornår denne e-mail skal sendes. For at angive en dato og et klokkeslæt skal du bruge din Macs kalenderapp, så start denne app, og lad os komme i gang:

1. Find den dato, hvor du ønsker, at denne e-mail skal sendes, og dobbeltklik på dette felt for at oprette en ‘Ny begivenhed’.

2. Feltet ‘Ny begivenhed’ indeholder allerede et standardtidspunkt – giv denne pladsholder et klik for at åbne et nyt afsnit, hvor du kan angive et tidspunkt efter eget valg.

3. Hold derefter musen hen over afsnittet ‘Advarsel’, indtil der vises en rullemenu. Åbn denne dropdownmenu, og vælg ‘Custom…’

4. Åbn den første dropdownmenu, og vælg ‘Open file.’

5. Åbn den anden rullemenu, og vælg ‘Other…’

6. Vælg den app Email Scheduler-app, du oprettede tidligere.

7. Åbn den tredje rullemenu, og vælg ‘At time of event.’

8. Gem dine ændringer ved at klikke på ‘OK.’

Og så er det klaret! Din e-mail vil nu blive sendt på det tidspunkt, du har angivet i kalenderen.

Dette kan virke som en masse arbejde, især hvis du kun vil planlægge en enkelt e-mail, men når du har oprettet denne Email Scheduler-app, kan du bruge den til at planlægge efterfølgende e-mails, blot ved at justere dens workflow.

For at redigere Email Scheduler-workflowet skal du åbne det i Automator. Så enten:

• Lancer Automator, og når den beder dig om at oprette et nyt dokument, skal du klikke på knappen “Open an Existing Document….” (Åbn et eksisterende dokument). Vælg din ‘Email Scheduler’-app.

• Vælg ‘File’ i Automators menulinje efterfulgt af ‘Open…’ Vælg igen din ‘Email Scheduler’-app.

Automator indlæser derefter Email Scheduler’s arbejdsgang, klar til at du kan redigere den. Opdater handlingen ‘New Mail Message’ med en ny modtager, et nyt emne og et nyt indhold i brødteksten, og gem dine ændringer. Derefter skal du blot starte appen Kalender og angive, hvornår denne e-mail skal sendes ud.

Brug af en tredjepartsapp

Hvis du skal planlægge e-mails regelmæssigt, eller hvis du ikke er bekendt med Automator, kan det give mening at bruge en tredjepartsapp i stedet.

En populær app til planlægning af e-mails er MailButler. MailButler fungerer ikke som en selvstændig app, men tilsluttes MailButler til Mail og tilføjer i det væsentlige en “Planlæg e-mail”-knap til standardgrænsefladen i Mail.

Du kan downloade Essential-udgaven af MailButler gratis, men ved at købe Professional- eller Business-versionen får du adgang til nogle ekstra funktioner.

For at konfigurere MailButler skal du installere den og derefter starte MailButler-appen. På dette tidspunkt bliver du bedt om at genstarte Mail-appen, så MailButler kan installere sine udvidelser, så gå videre og klik på “Genstart Mail nu.”

Når Mail er genstartet, skal du oprette en MailButler-konto og klikke på “Registrer”. Efter et par øjeblikke bør du modtage en bekræftelsesmail (hvis du ikke gør det, skal du tjekke din ‘Spam’-mappe), åbn den, og klik på linket ‘Bekræft e-mailadresse’.

Klik tilbage til din Mail-app, og indtast den e-mailadresse og adgangskode, der er knyttet til din MailButler-konto, og så er du klar til at begynde at bruge MailButlers funktioner, herunder planlægning af e-mails.

For at planlægge en e-mail skal du blot oprette en ny besked som normalt, men i stedet for at klikke på Mails almindelige “Send”-knap skal du klikke på det nye ikon direkte til højre for den – det ligner det almindelige “Send”-ikon, men med tilføjelsen af et lille ur-ikon.

Klikker du på denne ‘Planlæg’-knap, åbnes et panel, hvor du kan angive præcis, hvornår denne e-mail skal sendes.

Vælg mellem følgende:

• Særlig dato. Planlæg e-mailen til at blive sendt senere i dag, i morgen eller den næste arbejdsdag.
• Tidsafstand. Planlæg e-mailen til at blive udsendt, når der er gået et bestemt antal minutter, timer eller dage.
• Tid og dato. Planlæg e-mailen til at blive udsendt på en dato eller et tidspunkt, som du selv vælger.

Så er det eneste, der er tilbage at gøre, at trykke på knappen “Planlæg”, og din e-mail vil blive gemt i Mails “Udbakke” indtil det valgte tidspunkt og den valgte dato, hvorefter MailButler træder ind og sender e-mailen for dig.

Hvis du har brug for at foretage nogle ændringer i en planlagt e-mail, skal du navigere til mappen “Udbakke” i Mail og åbne den pågældende e-mail. Dette starter Mails standardvindue “Compose email”, hvor du kan foretage de nødvendige ændringer og endda ændre tidsplanen for e-mailen ved at klikke på knappen “Schedule” og derefter ændre dato og klokkeslæt.

For at annullere en planlagt e-mail skal du finde e-mailen i din “Outbox” og slette den.

Sendelse af meddelelser, når din Mac sover

Selv om MailButler teknisk set ikke kan sende planlagte meddelelser, mens din Mac sover, kan den sende planlagte meddelelser, mens din Mac sover.

Power Nap er en systemfunktion, der har til formål at holde din Mac i gang, selv når den har sovet i en længere periode. Når din Mac tager en Power Nap, vågner den med få timers mellemrum for at udføre en række opgaver, f.eks. vil Kalender-appen i disse perioder kontrollere, om der er nye invitationer, Mail vil samle alle indgående beskeder op, og dine apps Noter, Påmindelser og Fotos vil synkronisere med eventuelle ændringer, du har foretaget på dine andre Apple-enheder.

I disse perioder vil MailButler også kunne sende alle e-mails, der skulle have været sendt ud, mens din Mac sov stille og roligt. Timingen er måske ikke perfekt, men dine planlagte meddelelser vil typisk stadig blive sendt ud inden for et par timer efter din oprindelige tidsplan.

Du finder en liste over alle de Mac’er, der understøtter Power Nap-funktionen, i den officielle Apple-dokumentation.

Hvis din Mac er med på denne liste, kan du aktivere Power Nap ved at:

1. Vælge “Apple”-logoet i menulinjen.
2. Vælg ‘Systemindstillinger…’
3. Klik på ‘Energibesparelse’.
4. For at aktivere Power Nap, mens din enhed er tilsluttet en strømkilde, skal du vælge fanen ‘Strømadapter’ efterfulgt af afkrydsningsfeltet ‘Aktiver Power Nap, mens den er tilsluttet en strømadapter’.

5. Hvis du vil aktivere Power Nap, når enheden ikke er tilsluttet, skal du vælge fanen “Batteri” og aktivere “Power Nap, mens du er på batteristrøm.”

Bemærk, at selv med Power Nap aktiveret kan MailButler kun sende e-mails, hvis Mail-appen er åben og har forbindelse til internettet, så sørg for, at begge disse betingelser er opfyldt, før du lader din Mac falde i søvn.

Glem aldrig at svare på en e-mail igen

Har du nogensinde modtaget en vigtig e-mail og tænkt “Jeg svarer på den, så snart jeg har tid”, og så helt glemt den? Det sker som regel, fordi e-mailen kommer ind i din indbakke på det værst tænkelige tidspunkt, måske når du skynder dig til et møde, eller når du har haft en særlig hektisk dag, og du lover dig selv, at du vil besvare e-mailen som det første i morgen tidlig.

Men der er et hurtigt og nemt trick til at sikre, at du aldrig glemmer at besvare en vigtig e-mail igen – og det er at bruge Mac’s app med det passende navn “Påmindelser” til at planlægge en påmindelse. På det angivne tidspunkt vises en meddelelse, der minder dig om, at du skal svare på den vigtige e-mail.

Sådan opretter du en påmindelse:

1. Lancer appen Mail, og åbn den e-mail, du skal svare på.
2. Åbn mappen “Programmer” på din Mac, og start appen “Påmindelser”.
3. Træk denne e-mail ind i din app “Påmindelser”, og slip den på listen. Et link “Vis i mail…” skal vises som et nyt element på listen.

4. Hold musen hen over linket “Vis i mail”, indtil der vises et “i”. Giv dette ‘i’ et klik for at åbne en boks, hvor du kan planlægge din påmindelse.

5. Vælg “På en dag”, indtast det tidspunkt og den dato, hvor du vil modtage denne påmindelse, og klik derefter på “Udført.”

Når det aftalte tidspunkt kommer, vises en meddelelse, der minder dig om, at du stadig har en vigtig e-mail, du skal skrive. Endnu bedre, hvis du klikker på denne meddelelse, starter Mail-appen med den pågældende e-mail allerede åben, og den venter bare på, at du kan skrive dit svar.