Gidselsituation

Nødplanlægning

Nødplanen er det vejledende værktøj, som indsatsledelsen har brug for for at håndtere katastrofesituationer bedst muligt. Planen bør fokusere på fire områder: forebyggelse, afbødning, reaktion og genopretning. Det er klart, at planlægningen skal begynde længe før en nødsituation rent faktisk indtræffer.

Det første skridt er at identificere et nødplanlægningshold. Holdet bør omfatte ledende ledere eller en organisationsleder, der kan fungere som sponsor og yde vigtig ledelse, hvor det er nødvendigt. Andre medlemmer bør omfatte sikkerhed, informationsteknologi, facilitetsledere eller bygningsingeniør og menneskelige ressourcer. Holdet bør være et tværsnit af kritiske aspekter i din organisation og omfatte alle afdelinger, der har eller bør have en vis ekspertise inden for beredskabsplanlægning.

Når holdet er dannet, bør det starte med at identificere potentielle risici eller trusler mod organisationen. For os er det allerede gjort. Træk den sikkerhedsrisikomatrix frem, som vi udførte i kapitel 4, og gennemgå listen over trusler. Listen omfattede sikkerhedsrisici som f.eks. kriminelle hændelser, som måske eller måske ikke er på højde med et behov for beredskabsplanlægning. Men nogle kriminelle hændelser, såsom en aktiv skytte, bombetrussel eller gidselsituation vil helt sikkert være en del af beredskabsplanen.

Andre trusler kan omfatte vejrforhold, såsom orkaner eller snestorme, og endda strejker eller arbejdsnedlæggelser hos leverandører, hvis det i det væsentlige ville lukke organisationen ned. Nogle af disse emner vil falde ind under forretningskontinuitet og de trin, som en organisation skal være forberedt på at følge for at fortsætte driften eller forretningsfunktionerne.

Der findes et koncept kaldet all-hazards planlægning, hvor beredskabsplanlægningsprocessen tager en generisk tilgang til at udvikle responsen for en bred vifte af trusler, snarere end en specifik plan for hver enkelt risiko. Selv om der er ligheder i reaktionerne, kan beredskabsindsatsen være meget forskellig for hver enkelt hændelse. De første faser, som f.eks. udformning af ICS, indsamling af oplysninger, fastlæggelse af mål og planlægning af, hvordan nødsituationen skal håndteres, kan være ens. De faktiske detaljer i reaktionen vil ændre sig.

Jeg foretrækker at se på alle de sandsynlige farer og udarbejde tjeklister, der beskriver, hvad der skal gøres for hvert scenarie. Der vil være nogle ligheder med mange af farerne. F.eks. vil både orkaner og snestorme påvirke, hvordan medarbejdere, leverandører og kunder kommer til og fra organisationen, og begge kan resultere i strømafbrydelser. Faktisk er forsyningssvigt en anden potentiel fare, så der vil være et fælles grundlag, når du udarbejder din liste. De fælles reaktioner behøver kun at blive oprettet i én plan, hvilket gør processen enklere. Og hvis man har en checkliste for reaktioner, der er klart identificeret for den nødsituation, som organisationen står over for, bliver det meget nemmere at starte reaktionen.

Planlægningen af de forskellige potentielle katastrofer bør dreje sig om flere fælles temaer: tab eller skade på virksomhedens bygninger; manglende adgang til organisationen; tab af forsyningsmidler som elektricitet, vand eller varme; og personskade eller tab af menneskeliv.

Skader på organisationen eller bygningerne kan opstå som følge af voldsomt vejr som tornadoer, kraftige vindstød, hagl, jordskælv eller endda snestorme, hvor tung sne kan få et tag til at styrte sammen. Der er menneskeskabte hændelser som f.eks. terrorisme eller ulykker, som også kan resultere i skader. Uanset om tabet af bygningerne skyldes en eksplosion, vejret eller en lastbil, der ved et uheld støder ind i siden af bygningen, er resultatet det samme. De fælles elementer i reaktionen bør omfatte en vurdering af skaderne, identifikation og flytning af kritiske funktioner, fastlæggelse af, hvor længe området vil være ude af drift, og etablering af aktiviteter et andet sted for at genoptage driften.

Efter orkanen Katrina anbefalede nogle eksperter, at virksomhederne etablerede en reserve- eller backup-facilitet for at kunne fortsætte driften efter en katastrofe. Et separat sted, der ligger ca. 200 miles væk fra det oprindelige, ville være tilgængeligt i bil i tilfælde af, at flytransport ikke var mulig, som vi så det efter 9/11. Stedet bør omfatte telefoner og computere med backup-adgang til eventuelle servere eller data, der er nødvendige for at fungere. Under en katastrofe ville vigtige medarbejdere formentlig køre til stedet, indrette sig på hotelværelser og fortsætte arbejdet.

En plan som denne lyder godt i teorien, men jeg har visse betænkeligheder, som skal udarbejdes på forhånd. Den ene er omkostningerne. Det er svært at forestille sig, at ret mange organisationer har råd til at udstyre og indrette samt sikre og vedligeholde et andet sted kun i nødstilfælde. Nogle virksomheder vil have satellitkontorer, der kan tjene denne funktion, og de kan basere deres planer på dette. For andre virksomheder er denne idé måske ikke hensigtsmæssig. Men selv en skole kan lave ordninger for transport af elever til et andet sted, hvis skolen ikke er tilgængelig. Ved en længerevarende afbrydelse kan en skole arrangere at bruge lokale kirker eller sende eleverne til omkringliggende skoler.

En del af planlægningen bør helt klart omfatte at lave arrangementer på forhånd og få et aftalememorandum eller et aftalemememorandum (MOU), før en nødsituation opstår, for at sikre, at eksterne ressourcer vil være tilgængelige under en katastrofe.

Et andet centralt tema, der skal overvejes i planlægningen, er den manglende adgang til virksomheden. Dette kan skyldes vejrforhold, f.eks. snestorm, med lukkede veje, eller på grund af en evakuering forårsaget af en bombetrussel eller endda knyttet til det første tema og skader på bygningen, der skaber et usikkert miljø. Planlægningen bør også fokusere på, hvordan man kan fortsætte funktionerne både i en kortvarig situation og i tilfælde af en længerevarende begivenhed. En vigtig planlægningsopgave er, hvordan man får adgang til vigtige data eller teknologi. Hvis der er tale om en hurtig evakuering, skal planlægningen også omfatte regnskab for alle medarbejdere og kunder (patienter, studerende osv.) og bekræftelse af, at alle er ude.

For både skader og tab af adgang bør sikkerheden have høj prioritet (se figur 9.1). Plyndrere bevæger sig hurtigt ind i katastrofeområder, når de opdager, at der ikke er nogen til stede, og at værdigenstande er udsat. Når husejere er tvunget til at evakuere store områder på grund af skovbrande, er det forbløffende, hvor hurtigt der kommer rapporter om plyndrere, der kommer ind i området, begår indbrud i boliger og stjæler ejendele fra folk, der allerede lider. Virksomhedsevakueringer er ikke anderledes.

FIGUR 9.1. Tomme eller beskadigede bygninger bliver hurtigt et mål for plyndrere eller andre kriminelle.

Nødplanlægning skal omfatte en komponent vedrørende sikre operationer om, hvordan bygningen skal sikres, hvad enten det er med intern sikkerhed eller MOU’er med lokale sikkerhedsfirmaer for at sikre det rette dækningsniveau for at sikre en facilitet. Under en længerevarende hændelse kan det være nødvendigt med hegn, låse eller andre foranstaltninger for at sikre fuldstændig beskyttelse af ejendommen.

Svigt i forsyningsvirksomhederne er en meget reel risiko. Nogle områder betjenes af en aldrende infrastruktur, og forsyningsvirksomheder er i stigende grad mål for cyberkriminelle, der forsøger at hacke og manipulere med systemer. Hvis man mister elektricitet, vand eller gas, kan det hurtigt forvandle en arbejdsplads til en ubrugelig skal. En vurdering af, hvor længe afbrydelsen vil vare, er et af de første skridt, der skal tages. Hvis det vil vare i længere tid, er du i en situation, hvor bygningen i bund og grund er beskadiget, og det kan være nødvendigt at flytte den. Igen skal der være adgang til virtuelle data eller servere. I tilfælde af strømsvigt vil det være muligt at få adgang til at hente papirkopier af papirarbejde eller andre dokumenter. Under visse omstændigheder kan du vælge at fortsætte driften på hovedlokationen, f.eks. i tilfælde af et vandtab. Der kan medbringes vandflasker. Selv toiletter kan skylles med spandevis af vand. Der skal dog stadig planlægges for at fastlægge de nødvendige ressourcer og den bedste fremgangsmåde.

Den sidste påvirkning, der skal overvejes under en katastrofe, er personskade eller tab af liv. I de seneste år har vi set dette i mange former. Breve, der indeholder miltbrand eller andre pulvere, forårsager forstyrrelser. Selv om pulveret ikke er miltbrand eller skadeligt, er truslen til stede, og situationen skal håndteres som en overhængende trussel. Bombetrusler og faktiske anordninger, selv en lille rørbombe, er et andet problem. I det sidste kapitel talte vi om de risici, der er forbundet med vold på arbejdspladsen, herunder aktive skytter. Planlægningsprocessen for en omfattende beredskabsplan skal omfatte alle mulige alvorlige voldshandlinger.

Under nogle voldshandlinger, som f.eks. en aktiv skytte, kan den bedste fremgangsmåde være, at alle søger tilflugt på stedet. Disse hændelser er ofte overstået i løbet af få øjeblikke. Der er måske ikke mulighed for at samle indsatsledningsgruppen, i hvert fald ikke under hændelsen. I dette tilfælde bør planlægningen fokusere på forebyggelse, afbødning og genopretning. Reaktionen er til stede, men det vil være op til enkeltpersoner eller grupper at gennemføre planen, så forudgående uddannelse og øvelser er afgørende for at sikre, at reaktionen fungerer i overensstemmelse med planen. Under en situation med aktive skytter kan indsatsledelsen stadig være i stand til at kommunikere, men vil være nødt til at benytte telefoner eller konferenceopkald, hvis det er sikkert at gøre det.

Ulykker eller brande er en almindelig form for livstruende situationer. Nødplanen bør fokusere på disse typer af farer og de dermed forbundne risici. Hvis der sker en alvorlig ulykke eller brand, skal planen omhandle koordineringen med de første respondenter, f.eks. brandvæsenet, og give oplysninger om, hvilke farlige materialer der er på stedet, og hvor potentielle ofre kan befinde sig. Indsatsen skal også omfatte redegørelse for de ansatte for at sikre, at ingen bliver efterladt i farezonen.