Finansudvalget og udvalgsformandens ansvarsområder

Udvalgets rolle

Finansudvalget har primært til opgave at føre økonomisk tilsyn med organisationen. Typiske opgaveområder for små og mellemstore grupper omfatter budgettering og finansiel planlægning, finansiel rapportering samt oprettelse og overvågning af interne kontroller og ansvarlighedspolitikker. En oversigt over ansvarsområder findes nedenfor.

Budgettering og finansiel planlægning

1. Udarbejd et årligt driftsbudget sammen med personalet.
2. Godkend budgettet i finansudvalget.
3. Overvågning af overholdelse af budgettet.
4. Sæt langsigtede finansielle mål sammen med finansieringsstrategier til at nå dem.
5. Udvikle flerårige driftsbudgetter, der integrerer mål og initiativer i den strategiske plan.
6. Præsentere alle finansielle mål og forslag til bestyrelsen til godkendelse.

Effektive finansudvalg engagerer sig fuldt ud i en årlig budgetteringsproces i samarbejde med den administrative leder af personalet og ledende medarbejdere. Medmindre en organisations vedtægter udtrykkeligt forbyder det, kan det være en fordel at inkludere ikke-styrelsesmedlemmer med økonomisk ekspertise i udvalget.

Ud over at udarbejde et årsbudget bør udvalget også opstille langsigtede finansielle mål. Disse mål kan f.eks. omfatte oprettelse af en driftskapital eller en kontant reservefond og oprettelse af en fond til vedligeholdelse eller udskiftning af udstyr. Hvis organisationen har en strategisk plan, vil finansudvalget samarbejde med personalet om at fastlægge de økonomiske konsekvenser af planen og plotte dem ind i et flerårigt organisationsbudget, der finansielt vil støtte gennemførelsen af strategierne.

Rapportering

1. Udvikle nyttige og læsbare rapportformater sammen med personalet.
2. Arbejde med personalet om at udarbejde en liste over ønskede rapporter med angivelse af detaljeringsgrad, hyppighed, frister og modtagere af disse rapporter.
3. Arbejde med personalet for at forstå konsekvenserne af rapporterne.
4. Præsentere de finansielle rapporter for den samlede bestyrelse.

Effektive finansudvalg kræver, at personalet leverer yderst kontekstuelle rapporter, der klart kommunikerer organisationens finansielle og likvide stilling, dens overholdelse af budgettet, dens allokering af ressourcer til opfyldelse af dens mission og dens støtte til eventuelle donorpålagte restriktioner på bidrag. En på forhånd fastlagt liste over forventninger til rapporteringen gør det muligt for personalet at afsætte tilstrækkelig tid til at udarbejde nøjagtige rapporter af høj kvalitet og ikke blive overrasket af ad hoc-anmodninger. Desuden bør disse rapporter være med til at fokusere bestyrelsens diskussion om forventede resultater og potentielle strategier til at overvinde tilbageslag eller ændringer i det finansielle miljø.

Intern kontrol og ansvarlighedspolitikker

1. Skab, godkend og opdater (efter behov) politikker, der er med til at sikre, at organisationens aktiver er beskyttet.
2. Sørge for, at politikker og procedurer for finansielle transaktioner er dokumenteret i en manual, og at manualen revideres årligt og opdateres efter behov.
3. Sørge for, at godkendte finansielle politikker og procedurer følges.

Selv om hele bestyrelsen har et forvaltningsmæssigt ansvar for organisationen, har finansudvalget en ledende rolle på dette område og sørger for, at passende interne kontrolprocedurer for alle finansielle transaktioner er dokumenteret i en manual og følges af personalet. Udvalget bør også spille en rolle i fastlæggelsen og opdateringen af underskrivere på bankkonti samt i overvågningen af, at alle juridiske og statslige frister overholdes.

Finansudvalg har også ofte til opgave at sikre overholdelse og/eller udvikle andre politikker, der yderligere tjener til at beskytte organisationen og styre dens eksponering for risici. Det drejer sig bl.a. om at fastlægge politikker vedrørende:

• Personalepolitikker
• Ledelseskompensationspakker (i mangel af et separat udvalg for menneskelige ressourcer)
• Lang-langfristede kontrakter eller leasingkontrakter
• Lån eller kreditlinjer
• Internetbrug og computersikkerhed
• Kapitalindkøb
• Fordeling af donerede aktier
• Forsikringer krav og revisioner
• Regnskabsopbevaring
• Optagelse af gaver

Dækning af revisioner og investeringer

Afhænger af mange faktorer, herunder – bestyrelsens størrelse, budgettets størrelse, størrelsen og kompleksiteten af de eksisterende finansielle aktiver – kan finansudvalget blive opfordret til at varetage to andre udvalgs roller, som normalt er adskilte i større organisationer: revisionsudvalget og investeringsudvalget. De grundlæggende ansvarsområder for revisions- og investeringsudvalg omfatter:

Revisionsudvalg

1. Rekruttere og udvælge revisor.
2. Revidere udkastet til revision og 990 som præsenteret af revisor.
3. Præsentere revisionsberetningen for den samlede bestyrelse (hvis revisor ikke gør det).
4. Revidere ledelsens anbefalingsbrev (SAS112) fra revisor og sikre opfølgning på eventuelle spørgsmål, der er nævnt.

Investeringsudvalget

1. Udarbejde en investeringspolitik, der detaljeret beskriver målene for investeringsporteføljen, retningslinjer for porteføljens aktivfordeling baseret på et forudbestemt niveau af risikotolerance, bemyndigelser til at gennemføre transaktioner, disponering af tjente indtægter osv.
2. Sørg for, at bestemmelserne i politikken følges.
3. Revision af politikken mindst en gang om året og opdatering om nødvendigt.
4. Hyr og evaluerer investeringsforvaltere/rådgivere.

Selv om en organisation ikke har nok kontanter til at understøtte en fuldt udbygget investeringsportefølje, bør den forvalte sine kontanter for at optimere de tjente indtægter. Hvis en organisation har overskydende driftskassebeholdning, kan finansudvalget med den administrative stabschefs input overveje at udarbejde retningslinjer for at placere den overskydende likviditet i kortfristede instrumenter med lav risiko. Disse bør udformes med henblik på at maksimere indtægterne fra de eksisterende likvide midler uden at forstyrre de operationelle likviditetsbehov, f.eks. ved at købe kortfristede CD’er med forskudte løbetider eller ved at etablere en sweep-kontoordning, hvor overskydende kontanter hver aften overføres til et mere rentabelt instrument.

Formandens rolle

Finansudvalgets formand er oftest bestyrelsens kasserer, hvis specifikke opgaver normalt er beskrevet i organisationens vedtægter. I praksis kan disse opgaver variere betydeligt fra en praktisk rolle, i tilfælde af “arbejdende bestyrelsesmodel”, til en mere overvågende rolle, hvor transaktionerne i vid udstrækning håndteres af personalet.

Som formand for finansudvalget sørger bestyrelsens kasserer for, at udvalget gør sit arbejde. Formanden har bl.a. følgende specifikke opgaver:

1. Servicerer som den vigtigste kontaktperson mellem udvalget og den samlede bestyrelse,
2. Arbejder sammen med personalelederen for at fastsætte en dagsorden for hvert udvalgsmøde,
3. Indvarsler medlemmerne om mødet,
4. Sørger for, at håndouts og rapporter er forberedt og sendt til udvalgets medlemmer på forhånd.

En årligt udarbejdet udvalgets opgaveliste er et nyttigt redskab til at organisere udvalgets arbejde. Dette kan tage form af en tidslinje eller kalender måned for måned, der integrerer budgettering og økonomisk planlægning frister, frister for indgivelse af statslige og juridiske dokumenter, frister for interne rapporter, datoer for gennemgang og opdatering af politikker og procedurer samt datoer for møder i finansudvalget og møder i den samlede bestyrelse.

Kassereren eller formanden for finansudvalget behøver ikke altid at være en professionel “talperson”, men god dømmekraft, logik, nysgerrighed og et engagement i ansvarlighed og organisationens langsigtede økonomiske stabilitet er afgørende egenskaber. En god kasserer eller formand for finansudvalget vil have, eller hurtigt udvikle, en forståelse for nonprofit finansiel rapportering og IRS 990.

Fordelingen af et fuldt engageret finansudvalg er et stærkt tegn på, at en organisation er engageret i god forvaltning og aktivt opbygger og bevarer de finansielle ressourcer, der er nødvendige for at støtte opfyldelsen af dens mission, både på kort og lang sigt.