Všichni královští koně

Po poděkování a nalezení svého vnitřního dítěte je čas vrátit se k realitě řízení IT organizace. Realita je taková, že váš tým IT nemůže ochránit vaši organizaci před zlými hráči (ne těmito zlými hráči, ale lidmi/organizacemi, kteří chtějí poškodit vás nebo vaši společnost). K ochraně vaší společnosti potřebujete pomoc a aktivní spolupráci uživatelů.

Pravdivá zpověď času:

Jestliže ani všichni královi koně a všichni královi muži nedokázali dát Humpty-Dumpty znovu dohromady, není možné, aby váš tým IT sám ochránil vaši společnost. Většina lidí ve vaší společnosti vám chce pomoci za předpokladu, že 1) rozumí tomu, co mají udělat, 2) není to příliš těžké a 3) není to příliš nepříjemné. Vezměme si je popořadě na reálném příkladu správy nežádoucích e-mailů.

Snadno pochopitelné

Už několik let říkáme našim uživatelům, aby NEotvírali e-maily od lidí, které neznají, NEvěřili e-mailům, které nabízejí něco příliš dobrého na to, aby to byla pravda, a NEklikali na odkazy v těchto e-mailech. Pokud tedy nyní chcete, aby vaši uživatelé přeposílali nevyžádané e-maily k analýze nebo aktivně označovali e-maily jako spam či dělali něco jiného, budete muset jasně říci, co a kdy chcete, aby dělali.

Snadno pochopitelné: Pokud obdržíte e-mail od e-mailové adresy nebo společnosti, kterou neznáte, buď jej smažte, aniž byste jej otevřeli, nebo na něj klikněte pravým tlačítkem myši a přepošlete jej jako přílohu na adresu [email protected].

Není snadno pochopitelné: Pokud obdržíte e-mail od někoho, koho neznáte, označte jej jako nevyžádanou poštu nebo zablokujte odesílatele nebo e-mail vymažte nebo nám jej přepošlete k analýze nebo jej prostě ignorujte.

Není to příliš těžké

Všechno, co bylo řečeno, nemůže být pro uživatele příliš složité. Vaše role v práci je zaměřena na IT. Pokud něco děláte s technologiemi, děláte svou práci. Role vašich uživatelů však obvykle NEJSOU zaměřeny na IT. Když si všimnou, že používají technologie, je to nejčastěji proto, že jim technologie neusnadňuje jejich práci!“

Není to příliš těžké: Přes noc budeme rozesílat aktualizaci filtrování spamu. Pokud byl váš počítač v době aktualizace zapnutý, není třeba podnikat žádné další kroky. Pokud počítač zapnutý nebyl nebo pokud jste byli s počítačem mimo kancelář, může se stát, že při prvním přihlášení blikne obrazovka a můžete být vyzváni k restartování e-mailového klienta.

Příliš těžké: Dnes v noci aktualizujeme filtrování nevyžádané pošty. Až zítra přijdete, budete muset přejít na X:\\ourcompany\IT_scripts\new\scripts\email a spustit update_my_spam_filtering_v2 – pokud nejste na počítači Macintosh, v tom případě budete muset přejít na //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email a spustit.. no, chápete!“

Není příliš nepohodlné

To, co žádáte po svých uživatelích, pro ně nemůže být tak nepohodlné, aby pro ně bylo snazší investovat čas do hledání způsobu, jak obejít to, co po nich žádáte. Pozitivně řečeno, to, co po nich žádáte, by pro ně mělo být tou nejjednodušší cestou.

Pohodlné: Měníme přístup k filtrování nevyžádané pošty. Nový přístup bude blokovat e-maily obsahující malware a bude vám denně zasílat přehled pochybných e-mailů. Jednotlivé zprávy můžete z karantény uvolnit nebo je můžete ignorovat. Pokud je budete ignorovat, budou po 30 dnech odstraněny.

Příliš nepohodlné: Měníme přístup k filtrování nevyžádané pošty. Budete muset upozornit všechny lidi, kteří vám posílají e-maily, že mohou dostávat „bounce-backs“ a že možná budou muset vyplnit výzvy „Jsem člověk“, aby si s vámi mohli psát. To by se mělo uklidnit do 30 až 60 dnů poté, co si vyměníte e-maily se svými hlavními zákazníky a kontakty.

Pokud vysvětlíte, čeho se snažíte dosáhnout, a umožníte uživatelům snadnou a pohodlnou spolupráci, můžete se vyhnout tomu, že se budete muset snažit dát Humpty-Dumpty dohromady.