Povinnosti finančního výboru a předsedy výboru

Úloha výboru

Úkolem finančního výboru je především zajistit finanční dohled nad organizací. Mezi typické oblasti úkolů malých a středně velkých skupin patří sestavování rozpočtu a finanční plánování, finanční výkaznictví a vytváření a sledování zásad vnitřní kontroly a odpovědnosti. Níže je uveden přehled odpovědností.

Rozpočtování a finanční plánování

1. Vypracovat spolu se zaměstnanci roční provozní rozpočet.
2. Schválit rozpočet v rámci finančního výboru.
3. Sledovat dodržování rozpočtu.
4. Stanovit dlouhodobé finanční cíle spolu se strategiemi financování k jejich dosažení.
5. Vytvářet víceleté provozní rozpočty, které integrují cíle a iniciativy strategického plánu.
6. Předkládat všechny finanční cíle a návrhy ke schválení správní radě.

Efektivní finanční výbory se plně zapojují do ročního rozpočtového procesu ve spolupráci se správním vedoucím a vedoucími pracovníky. Pokud to stanovy organizace výslovně nezakazují, může být výhodné zapojit do výboru i nečleny správní rady s odbornými znalostmi v oblasti financí.

Kromě vypracování ročního rozpočtu by měl výbor stanovit i dlouhodobé finanční cíle. Mezi tyto cíle může patřit například vytvoření fondu provozního kapitálu nebo peněžní rezervy a vytvoření fondu na údržbu nebo výměnu vybavení. Pokud má organizace strategický plán, finanční výbor ve spolupráci se zaměstnanci určí finanční důsledky plánu a zakreslí je do víceletého rozpočtu organizace, který finančně podpoří realizaci strategií.

Vykazování

1. Vypracujte se zaměstnanci užitečné a čitelné formáty výkazů.
2. Vypracujte se zaměstnanci seznam požadovaných výkazů s uvedením úrovně podrobnosti, frekvence, termínů a příjemců těchto výkazů.
3. Spolupracujte se zaměstnanci na pochopení důsledků těchto zpráv.
4. Předkládejte finanční zprávy celé správní radě.

Efektivní finanční výbory vyžadují, aby zaměstnanci předkládali vysoce kontextuální zprávy, které jasně informují o finanční a hotovostní situaci organizace, o dodržování rozpočtu, o přidělování zdrojů na plnění jejího poslání a o podpoře případných omezení příspěvků uložených dárci. Předem stanovený seznam očekávaných zpráv umožňuje zaměstnancům vyčlenit si dostatek času na vypracování přesných a kvalitních zpráv a nenechat se zaskočit ad hoc požadavky. Kromě toho by tyto zprávy měly pomoci zaměřit diskusi správní rady o očekávaných výsledcích a možných strategiích pro překonání neúspěchů nebo změn ve finančním prostředí.

Pravidla vnitřní kontroly a odpovědnosti

1. Vytvořte, schvalujte a aktualizujte (podle potřeby) pravidla, která pomáhají zajistit ochranu majetku organizace.
2. Zajistěte, aby zásady a postupy pro finanční transakce byly zdokumentovány v příručce a aby příručka byla každoročně revidována a podle potřeby aktualizována.
3. Zajistěte, aby schválené finanční zásady a postupy byly dodržovány.

Ačkoli za organizaci nese svěřeneckou odpovědnost celá správní rada, vedoucí úlohu v této oblasti plní finanční výbor, který zajišťuje, aby příslušné postupy vnitřní kontroly pro všechny finanční transakce byly zdokumentovány v příručce a aby je zaměstnanci dodržovali. Výbor by měl také hrát roli při určování a aktualizaci signatářů bankovních účtů a také dohlížet na dodržování všech zákonných a vládních lhůt pro podání žádostí.

Finanční výbory jsou také často pověřeny zajištěním shody s předpisy a/nebo vypracováním dalších zásad, které dále slouží k ochraně organizace a řízení jejího vystavení rizikům. Mezi ně patří stanovení zásad týkajících se např:

• Personální politiky
• Balíčky odměn pro vedoucí pracovníky (v případě, že neexistuje samostatný výbor pro lidské zdroje)
• Dlouhodobé odměny pro vedoucí pracovníky.smlouvy nebo leasingy
• Půjčky nebo úvěrové linky
• Používání internetu a zabezpečení počítačů
• Kapitálové nákupy
• Nakládání s darovanými akciemi
• Pojištění požadavky a revize
• Uchovávání záznamů
• Přijímání darů

Pokrytí auditů a investic

Závisí na mnoha faktorech včetně – velikosti správní rady, velikosti rozpočtu, velikosti a složitosti stávajících finančních aktiv – může být finanční výbor vyzván, aby plnil role dvou dalších výborů, které jsou ve větších organizacích obvykle oddělené: výbor pro audit a investiční výbor. Mezi základní povinnosti výboru pro audit a investičního výboru patří:

Výbor pro audit

1. Vybrat a vybrat auditora.
2. Přezkoumat návrh auditu a dokument 990 předložený auditorem.
3. Předložit zprávu o auditu celému představenstvu (pokud tak neučiní auditor).
4. Přezkoumat doporučující dopis vedení (SAS112) od auditora a zajistit následné kroky k řešení všech uvedených problémů.

Investiční výbor

1. Vypracovat investiční politiku s podrobným popisem cílů investičního portfolia, pokynů k alokaci aktiv portfolia na základě předem stanovené úrovně tolerance rizika, oprávnění k provádění transakcí, nakládání s dosaženými příjmy atd.
2. Zajistěte, aby byla ustanovení politiky dodržována.
3. Přinejmenším jednou ročně politiku přezkoumejte a v případě potřeby ji aktualizujte.
4. Najměte a vyhodnoťte investiční manažery/poradce.

I když organizace nemá dostatek peněžních prostředků na podporu plnohodnotného investičního portfolia, měla by své peněžní prostředky spravovat tak, aby optimalizovala získané příjmy. Pokud má organizace přebytečnou provozní hotovost, může finanční výbor s přispěním administrativního vedoucího zaměstnance zvážit vypracování pokynů pro ukládání přebytečné hotovosti do krátkodobých nástrojů s nízkým rizikem. Ty by měly být navrženy tak, aby maximalizovaly dosažené příjmy ze stávajících peněžních prostředků, aniž by zasahovaly do potřeb provozních peněžních toků, tj. nákup krátkodobých CD s rozloženými daty splatnosti nebo zřízení dohody o zametacím účtu, kdy se přebytečná hotovost každý večer zametá do nástroje s vyšším výnosem.

Role předsedy

Předsedou finančního výboru je nejčastěji pokladník správní rady, jehož konkrétní povinnosti jsou obvykle popsány ve stanovách organizace. V praxi se tyto povinnosti mohou značně lišit, od praktické role v případě modelu „pracovní rady“ až po roli spíše dozorčí, kdy transakce z velké části zajišťují zaměstnanci.

Jako předseda finančního výboru pokladník správní rady zajišťuje, aby výbor dělal svou práci. Mezi konkrétní povinnosti předsedy patří:

1. Slouží jako hlavní spojka mezi výborem a celou správní radou,
2. Spolupracuje s vedoucím zaměstnanců na sestavení programu každé schůze výboru,
3. Oznamuje členům schůzi,
4. Zajišťuje přípravu podkladů a zpráv a jejich zaslání členům výboru s předstihem.

Užitečným nástrojem pro organizaci práce výboru je každoroční seznam úkolů výboru. Může mít podobu časového plánu nebo kalendáře po jednotlivých měsících, který integruje termíny pro sestavení rozpočtu a finanční plánování, termíny pro podání vládních a právních dokumentů, termíny pro interní zprávy, termíny pro revizi a aktualizaci zásad a postupů a termíny schůzí finančního výboru a schůzí celé správní rady.

Kladník nebo předseda finančního výboru nemusí být vždy profesionálním „počtářem“, ale zásadními vlastnostmi jsou dobrý úsudek, logika, zvídavost a závazek k odpovědnosti a dlouhodobé finanční stabilitě organizace. Dobrý pokladník nebo předseda finančního výboru bude mít nebo si rychle osvojí znalost finančního výkaznictví neziskových organizací a daňového přiznání IRS 990.

Přítomnost plně zapojeného finančního výboru je silnou známkou toho, že organizace je odhodlána dobře hospodařit a aktivně vytvářet a zachovávat finanční zdroje nezbytné pro podporu plnění svého poslání, a to jak v krátkodobém, tak v dlouhodobém horizontu.