Lidské zdroje Washingtonské univerzity

Politika a proces flexibilní práce

Pravidla univerzity umožňují zaměstnancům flexibilní pracovní úvazek, pokud nadřízený zaměstnance (nebo jiný určený pracovník) posoudí žádost o flexipráci a schválí ji.

Při posuzování žádosti musí nadřízený zjistit, že zaměstnanec může při pružné pracovní době efektivně vykonávat pracovní povinnosti vyplývající z jeho pracovní pozice. Nadřízený musí také určit, zda je pružná pracovní doba v souladu s platnými předpisy, zásadami a kolektivními smlouvami.

Žádosti o pružnou pracovní dobu jako úpravu pro osoby se zdravotním postižením se vyřizují samostatným postupem.

Co je to pružná pracovní doba?

Pružná pracovní doba je pracovní plán, který se liší od standardního pracovního týdne. Standardní pracovní týden se skládá z pěti po sobě jdoucích osmihodinových pracovních dnů a jednotné doby začátku a konce každého pracovního dne.

Typicky zaměstnanec požádá o pružné pracovní uspořádání, i když někdy může být podmínkou zaměstnání.

Nadřízení musí pečlivě posoudit proveditelnost navrhovaného pružného pracovního uspořádání před jeho schválením. Dohoda má být pro zaměstnance přínosem, aniž by nepřiměřeně zatěžovala provoz útvaru.

Aby nadřízení pomohli zajistit, že zaměstnanec bude v rámci dohody o pružné práci nadále efektivně pracovat, měli by vypracovat plán práce na dálku. S dobrým plánem může být flexibilní práce přínosem pro zaměstnance, tým i univerzitu obecně. Flexibilní práce často zvyšuje spokojenost s prací tím, že zvyšuje její flexibilitu. Pomáhá také při náboru a udržení zaměstnanců.

Typy dohod o pružné práci

Existují dva obecné typy dohod o pružné práci:

• Alternativní pracovní doba
• Pružná pracovní doba

Alternativní pracovní doba je definována jako pravidelná, opakující se pracovní doba, která spadá do standardního pracovního týdne a představuje cokoli jiného než pět po sobě jdoucích osmihodinových pracovních dnů – například čtyři po sobě jdoucí desetihodinové pracovní dny během týdne.

Při pružném pracovním režimu zaměstnanec pracuje každý den stejný počet hodin. Počáteční a koncová doba zaměstnance se však v rámci stanoveného rozmezí mění kolem pevného souboru základních hodin.

Například u zaměstnance pracujícího osmihodinový pracovní den (plus hodina na oběd) je zaměstnanec vždy v práci v základních hodinách od 9:00 do 16:00. Počáteční a koncová doba zaměstnance se však den ode dne liší. V pondělí může zaměstnanec pracovat od 8.00 do 17.00 hodin, zatímco v úterý pracuje od 9.00 do 18.00 hodin.

Přestože mohou existovat kombinace flexibilních a alternativních pracovních režimů, zvláště složité nebo neobvyklé rozvrhy mohou představovat problém, který by měl nadřízený zvážit před schválením režimu, zejména u zaměstnanců s nárokem na přesčasy. Složitější může být vedení časové evidence a sledování volna, stejně jako zajištění zástupu v době nepřítomnosti.

Zpět na začátek

Proces hodnocení pružné práce nadřízeným

Nadřízení činí konečné rozhodnutí o žádosti zaměstnance o pružnou práci po posouzení její proveditelnosti a měli by na vyhodnocení návrhu spolupracovat se zaměstnancem. Kromě toho zhodnoťte, jak dohoda o pružné práci ovlivní vaši roli nadřízeného a zbytek vašeho útvaru. Určete případné problémy a způsoby jejich řešení.

Zjistěte připravenost zaměstnanců na flexibilní práci

Styly práce zaměstnanců a jejich pracovní povinnosti se liší. Někteří zaměstnanci nebo pozice mohou být vhodnější pro pružnou práci než jiní. Při posuzování žádosti o pružnou práci by nadřízení měli zvážit, jak dobře zaměstnanec prokázal dovednosti a pracovní návyky, které vedou k úspěšnému uspořádání pružné práce, včetně zaměstnanců:

• Právo na přesčasy
• Aktuální produktivita a úspěšná minulost
• Punktualita a schopnost dodržovat pracovní rozvrh a hlásit nepřítomnost v práci
• Schopnost plnit pracovní povinnosti, které by mohly být ovlivněny denními nebo týdenními úkoly.specifické termíny
• Zbývající zkušební nebo testovací doba, kterou je třeba dokončit

Zjištění připravenosti týmu a útvaru na pružnou práci

Po zjištění, že zaměstnanec pravděpodobně uspěje v režimu pružné práce, zhodnoťte, jak dobře bude fungovat zbytek oddělení nebo útvaru, když zaměstnanec začne pracovat v režimu pružné pracovní doby, včetně:

• Předpokládané přínosy pro tým
• Předpokládané změny týmové dynamiky
• Záložní personál potřebný v době, kdy je zaměstnanec na flexibilní práci mimo provoz
• Vliv na týmové cíle a závazky

Nakonec je třeba určit uspořádání práce, které bude pro váš tým fungovat nejlépe. Každý tým je jiný. Některé týmy jsou úspěšné s častou flexibilitou práce mezi členy týmu. Jiné týmy musí množství flexibilní práce omezit. Pokud si nejste jisti, co bude fungovat nejlépe, začněte s omezenými možnostmi flexibilní práce v týmu a po získání zkušeností proveďte změny.

Zvažte, zda dohoda o flexibilní práci neovlivní:

• Náklady, služby zákazníkům, bezpečnost a zabezpečení
• Evidenci času a dovolené, zejména účtování dovolené v souvislosti s dovolenou
• Vybavení a technologické potřeby

Odpovězte na žádost o flexibilní práci

Pokud žádost o flexibilní práci schválíte, dalším krokem je zdokumentování dohody o flexibilní práci.

Jestliže si nejste jisti, že navrhovaná dohoda o pružné práci může být úspěšná, zvažte, zda zaměstnanci povolit pružnou práci v pilotním režimu. Určete počáteční období pro přezkoumání, po kterém přijmete konečné rozhodnutí o dohodě.

Pokud žádost o flexibilní práci nemůžete schválit, vysvětlete své rozhodnutí na základě dopadu návrhu na činnost oddělení i na základě případných pracovních výsledků zaměstnance ve vašem oddělení.

Dokumentujte dohodu o flexibilní práci

Po schválení žádosti o flexibilní práci dokumentujte dohodu o flexibilní práci. Účelem dohody o pružné práci je zajistit, aby nadřízený i zaměstnanec měli jasnou a společnou představu o dohodě o pružné práci. V dohodě by mělo být vymezeno minimálně:

• Rozvrh práce, který určuje dny a časy pružné práce
• Doba trvání dohody o pružné práci
• Jak může být dohoda o pružné práci ukončena
• Kdy je zaměstnanec povinen být v kanceláři

V dohodě by mělo být uvedeno, že dohoda podléhá revizi na základě pracovních požadavků oddělení. Mělo by v ní být také uvedeno, že pokračování dohody o pružné práci je podmíněno tím, že bude efektivně fungovat jak pro zaměstnance, tak pro oddělení.

Po dokončení dohody předejte její kopii zaměstnanci a jednu kopii vložte do složky zaměstnance na oddělení.

Zpět na začátek

Příklady pružné práce

Níže uvedené příklady ilustrují možné dohody o pružné práci pro smluvní zaměstnance a odborné zaměstnance. Podrobnosti jednotlivých příkladů se liší v závislosti na tom, zda má zaměstnanec nárok na přesčasy nebo je od nich osvobozen.

Zaměstnanci s nárokem na přesčasy

Alternativní pracovní režimy mají jiné charakteristiky než pružné pracovní plány.

Alternativní uspořádání práce se vyznačuje charakteristikami:

• Určený celkový počet hodin, které má zaměstnanec odpracovat každý týden na základě procentuálního rozvržení pracovní doby na dané pozici
• Pravidelně se opakující týdenní rozvržení pracovní doby, které je jiné než pět jednotných a po sobě jdoucích osmihodinových dnů v sedmidenním období (pro zaměstnance na plný úvazek)
• Určená pracovní doba pro každý den, který má zaměstnanec odpracovat

Harakteristiky pružného pracovního režimu:

• Specifikovaný celkový počet hodin, které má zaměstnanec odpracovat každý týden na základě procentuálního rozvržení pracovní doby pro danou pozici
• Specifikovaný celkový počet pracovních hodin pro každý pracovní den
• Denní „základní pracovní doba“. během níž má být zaměstnanec v práci
• Proměnná denní počáteční doba, která začíná ve stanoveném časovém období
• Proměnná denní koncová doba, která závisí na počáteční době daného dne

Příklad 1: Alternativní pracovní plán – zaměstnanci s nárokem na přesčasy

Příklad 2: Alternativní pracovní plán – zaměstnanci s nárokem na přesčasy

Příklad 3: Pružný pracovní plán – zaměstnanci s nárokem na přesčasy

Příklad 4: Pružný pracovní plán – zaměstnanci s nárokem na přesčasy

Zaměstnanci osvobození od přesčasové práce

Alternativní pracovní režimy mají jiné charakteristiky než pružné pracovní plány.

Charakteristiky alternativního uspořádání práce:

• Předpokládaná minimální průměrná týdenní pracovní doba vycházející z procentuálního úvazku na dané pozici
• Pravidelně se opakující plán práce, který se skládá z čehokoli jiného než z pěti po sobě jdoucích přibližně stejných pracovních dnů
• Alternativní plán práce zaměstnance může být v případě potřeby upraven tak, aby splňoval požadavky na pracovní pozici

Charakteristiky pružného uspořádání práce:

• Předpokládaná minimální týdenní pracovní doba vycházející z procentuálního podílu pracovní pozice
• Denní „základní pracovní doba“, během níž se očekává, že zaměstnanec bude v práci
• Proměnlivá denní doba zahájení práce, která začíná ve stanoveném časovém období
• Proměnlivá denní doba ukončení práce, která zohledňuje denní dobu zahájení práce, od zaměstnanců se však očekává, že budou pracovat v době, která je nezbytná k dosažení pracovních cílů
• Pružný pracovní plán zaměstnance může být podle potřeby upraven tak, aby splňoval pracovní požadavky dané pozice

Příklad 5: Alternativní plán práce – zaměstnanci osvobození od přesčasů

Příklad 6: Alternativní pracovní plán – zaměstnanci osvobození od přesčasů

Příklad 7: Pružný pracovní plán – zaměstnanci osvobození od přesčasů

Příklad 8: Pružný pracovní plán – zaměstnanci osvobození od přesčasů

Zpět na začátek

Evidence volna o svátcích

Pro zaměstnance na plný úvazek má svátek hodnotu osmi hodin. U zaměstnanců na částečný úvazek se hodnota sváteční hodiny poměrně rozdělí podle procenta plného úvazku zaměstnance.

Připadne-li svátek na den, kdy má zaměstnanec odpracovat méně hodin, než je hodnota svátku, obdrží zaměstnanec za tento rozdíl dovolenou. Výsledkem jsou hodiny kreditu za svátek, které si zaměstnanec může zařídit jako volno na pozdější dobu.

Připadne-li svátek na den, kdy má zaměstnanec odpracovat více hodin, než je hodnota svátku, zaměstnanec „dluží“ univerzitě časový rozdíl mezi hodinovou hodnotou svátku a hodinami, které měl zaměstnanec odpracovat. V následující tabulce jsou uvedeny příklady těchto úvah o dodržování dovolené.

Všichni smluvní zaměstnanci, klasifikovaní a odborní zaměstnanci

Zpět na začátek