Jak naplánovat e-maily v Macu

Všichni jsme někdy uklouzli a zapomněli na důležitou událost – ať už to byly narozeniny kamaráda, první den člena rodiny v nové práci, nebo třeba naše vlastní výročí!

Naplánování e-mailu předem znamená, že i kdyby se vám důležité datum přece jen nějak vymklo z hlavy, tak jste alespoň poslali rychlou zprávu, abyste dali druhé osobě najevo, že jste na ni mysleli.

Naplánování e-mailů se však nehodí jen k tomu, abyste popřáli své oblíbené tetě k narozeninám, ale může také pomoci zvýšit vaši produktivitu. Můžete například začít pracovní den tím, že napíšete a naplánujete všechny e-maily, o kterých víte, že je třeba je v průběhu daného dne odeslat, a budete se tak moci soustředit na důležitější úkoly (přinejmenším do doby, než začnou přicházet odpovědi!Předem naplánované e-maily vám také pomohou udržet věci v chodu, když jste delší dobu mimo počítač, například když jste na dovolené.

Naplánování e-mailů přináší spoustu výhod, takže je docela frustrující, že tuto funkci v integrované aplikaci Mail v Macu nenajdete. Ve výchozím nastavení je jediným způsobem, jak odeslat e-mail, stisknutí tlačítka „Odeslat“ v aplikaci Mail. I když si dáte práci s napsáním e-mailu předem, stejně budete muset odskočit do aplikace Mail a stisknout tlačítko ‚Odeslat‘, až budete chtít daný e-mail skutečně odeslat.

Pošta sice nemá vestavěný plánovač, ale vše není ztraceno, protože tuto funkci můžete do aplikace Mail přidat sami, a to buď s pomocí aplikace třetí strany, nebo vytvořením pracovního postupu Automator. V tomto článku se budu zabývat oběma způsoby.

Než začneme, je třeba si uvědomit jeden háček: pokud je váš Mac vypnutý, uspaný, odpojený od internetu nebo je aplikace Mail zavřená, pak váš Mac nebude moci odesílat naplánované e-maily. Než naplánujete odeslání zprávy „Všechno nejlepší k narozeninám“ na půlnoc, nezapomeňte na to!

Vytvoření plánovače e-mailů pomocí Automatoru

Automator je ideální, pokud chcete plánovat e-maily, ale nechcete si stahovat aplikaci třetí strany, nebo pokud si nemyslíte, že budete plánovat tolik e-mailů, abyste měli aplikaci určenou pro tento úkol.

Pro vytvoření pracovního postupu Automator, který může odesílat e-maily ve vámi zvoleném čase a datu:

1. Spustíte aplikaci Automator tak, že přejdete do složky „Aplikace“ ve vašem Macu, vyberete „Nástroje“ a dvakrát kliknete na Automator.
2. V okně „Zvolte typ dokumentu“ vyberte možnost „Aplikace“ a poté „Zvolit“.
3. Ujistěte se, že je vybrána karta „Akce“, a poté vyberte položku „Pošta“.

4. Najděte akci „Nová poštovní zpráva“, přetáhněte ji do části editoru v okně Automatoru a pusťte ji do pracovního postupu.

5. Vyhledejte akci „Nová poštovní zpráva“ a přetáhněte ji do části editoru v okně Automatoru. Nyní můžete vytvořit e-mailovou zprávu. Zadejte adresu příjemce a také každého, komu chcete přidělit CC nebo BCC, předmět e-mailu a jeho obsah.

6. Pokud máte více e-mailových účtů, otevřete rozevírací nabídku „Účet“ a vyberte účet, ze kterého chcete tuto zprávu odeslat.

7. Chcete naplánovat odeslání více e-mailů najednou? Pak přetáhněte do pracovního postupu další akci „Nová poštovní zpráva“ a vyplňte všechna požadovaná pole.

8. V levé nabídce aplikace Automator najděte akci „Odesílání odchozích zpráv“ a přetáhněte ji do pracovního postupu.

9. Vyhledejte akci „Odesílání odchozích zpráv“ a přetáhněte ji do pracovního postupu. Nyní jste připraveni svou aplikaci uložit, proto vyberte z panelu nabídek položku ‚Soubor‘ a poté ‚Uložit…‘

10. Pojmenujte svou aplikaci (já použiji ‚Plánovač e-mailů‘) a překontrolujte, zda je ‚Formát souboru‘ nastaven na ‚Aplikace‘. Klepněte na tlačítko „Uložit“.“

Vaše aplikace pro plánování e-mailů je nyní připravena k použití, ale stále jste neuvedli, kdy se má tento e-mail odeslat. K zadání data a času budete muset použít aplikaci Kalendář počítače Mac, takže spusťte tuto aplikaci a začněme:

1. Najděte datum, kdy má být tento e-mail doručen, a poklepáním na toto políčko vytvořte ‚Novou událost‘.

2. Klepněte na tlačítko „Uložit“. Pole „Nová událost“ již obsahuje výchozí čas – kliknutím na tento zástupný symbol otevřete novou část, kde můžete zadat čas podle vlastního výběru.

3. Dále najeďte na část „Upozornění“, dokud se nezobrazí rozbalovací nabídka. Otevřete toto rozevírací menu a vyberte možnost ‚Vlastní…‘

4. Otevřete první rozevírací menu a vyberte možnost ‚Otevřít soubor.“

5. Otevřete první rozevírací menu a vyberte možnost ‚Otevřít soubor. Otevřete druhou rozbalovací nabídku a vyberte ‚Jiný…‘

6. Vyberte aplikaci Plánovač e-mailů, kterou jste vytvořili dříve.

7. Otevřete třetí rozbalovací nabídku a vyberte ‚V době události.“

8. Uložte změny kliknutím na ‚OK.“

A je to! Váš e-mail bude nyní odeslán v čase, který jste zadali v Kalendáři.

Může se to zdát jako spousta práce, zejména pokud chcete naplánovat pouze jeden e-mail, ale jakmile vytvoříte tuto aplikaci Plánovač e-mailů, můžete ji použít k plánování dalších e-mailů, stačí upravit její pracovní postup.

Chcete-li upravit pracovní postup Plánovače e-mailů, musíte jej otevřít v aplikaci Automator. Takže buď:

• spusťte Automator a poté, až vás vyzve k vytvoření nového dokumentu, klikněte na tlačítko „Otevřít existující dokument….“. Vyberte aplikaci „Plánovač e-mailů“.

• Zvolte „Soubor“ z panelu nabídek aplikace Automator a poté „Otevřít…“ Opět vyberte aplikaci „Plánovač e-mailů“.

Automator poté načte pracovní postup Plánovače e-mailů, který je připraven k úpravám. Aktualizujte akci „Nová poštovní zpráva“ s novým příjemcem, předmětem a novým obsahem těla a uložte změny. Pak už stačí jen spustit aplikaci Kalendář a zadat, kdy chcete tento e-mail odeslat.

Použití aplikace třetí strany

Pokud budete e-maily plánovat pravidelně nebo pokud Automator neznáte, může mít smysl použít místo toho aplikaci třetí strany.

Jednou z oblíbených aplikací pro plánování e-mailů je MailButler. MailButler nefunguje jako samostatná aplikace, ale zapojuje se do aplikace Mail a v podstatě přidává do standardního rozhraní aplikace Mail tlačítko „Naplánovat e-mail“.

Můžete si zdarma stáhnout verzi Essential, ačkoli zakoupením verze Professional nebo Business získáte přístup k některým dalším funkcím.

Chcete-li nastavit aplikaci MailButler, nainstalujte ji a poté spusťte aplikaci MailButler. V tomto okamžiku budete vyzváni k restartování aplikace Mail, aby MailButler mohl nainstalovat svá rozšíření, takže pokračujte a klikněte na „Restartovat Mail nyní.“

Po restartování aplikace Mail vytvořte účet MailButler a klikněte na „Registrovat“. Po několika okamžicích byste měli obdržet potvrzovací e-mail (pokud se tak nestane, zkontrolujte složku ‚Spam‘), otevřete jej a klikněte na odkaz ‚Potvrdit e-mailovou adresu‘.

Přejděte zpět do aplikace Mail, zadejte e-mailovou adresu a heslo spojené s účtem MailButler a poté můžete začít používat funkce aplikace MailButler, včetně plánování e-mailů.

Chcete-li naplánovat e-mail, jednoduše vytvořte novou zprávu jako obvykle, ale místo běžného tlačítka „Odeslat“ v aplikaci Mail klikněte na novou ikonu přímo vpravo od ní – vypadá jako běžná ikona „Odeslat“, ale je doplněna malou ikonou hodin.

Klepnutím na toto tlačítko ‚Naplánovat‘ spustíte panel, kde můžete přesně určit, kdy má být tento e-mail odeslán.

Vyberte si z následujících možností:

• Zvláštní datum. Naplánujte odeslání e-mailu tak, aby byl odeslán ještě dnes, zítra nebo následující pracovní den.
• Časový odstup. Naplánujte odeslání e-mailu po uplynutí určitého počtu minut, hodin nebo dnů.
• Čas a datum. Naplánujte odeslání e-mailu na libovolné vámi zvolené datum nebo čas.

Pak už zbývá jen stisknout tlačítko „Naplánovat“ a váš e-mail bude uložen ve složce „Odeslaná pošta“ až do vámi zvoleného času a data, kdy MailButler začne pracovat a odešle e-mail za vás.

Pokud potřebujete provést nějaké změny v naplánovaném e-mailu, přejděte do složky „Odeslaná pošta“ a otevřete příslušný e-mail. Tím se spustí standardní okno aplikace Mail ‚Compose email‘ (Vytvořit e-mail), ve kterém provedete veškeré potřebné úpravy a můžete dokonce e-mail přeplánovat kliknutím na tlačítko ‚Schedule‘ (Naplánovat) a následnou změnou data a času.

Chcete-li naplánovaný e-mail zrušit, najděte jej ve složce ‚Outbox‘ a odstraňte jej.

Odesílání zpráv, když váš Mac spí

Ačkoli technicky MailButler nemůže odesílat naplánované zprávy, když váš Mac spí, může odesílat naplánované zprávy, když váš Mac podřimuje.

Power Nap je systémová funkce, jejímž cílem je udržet váš Mac v provozu, i když delší dobu spí. Když si Mac dává Power Nap, každých několik hodin se probudí, aby provedl řadu úkolů, například během těchto období aplikace Kalendář zkontroluje, zda nejsou k dispozici nové pozvánky, aplikace Mail vyzvedne všechny příchozí zprávy a aplikace Poznámky, Připomínky a Fotky se synchronizují se všemi změnami, které jste provedli na ostatních zařízeních Apple.

Během těchto období bude MailButler také schopen odeslat všechny e-maily, které měly být odeslány, zatímco váš Mac tvrdě spal. Načasování nemusí být dokonalé, ale naplánované zprávy se obvykle i tak odešlou do několika hodin od původního plánu.

Seznam všech Maců, které funkci Power Nap podporují, najdete v oficiálních dokumentech Apple.

Pokud je váš Mac na tomto seznamu, můžete funkci Power Nap povolit:

1. Vybráním loga „Apple“ z panelu nabídek.
2. Vybráním položky „Předvolby systému…“
3. Kliknutím na položku „Úspora energie“.
4. Chcete-li povolit funkci Power Nap, když je zařízení připojeno ke zdroji napájení, vyberte kartu „Napájecí adaptér“ a poté zaškrtávací políčko „Povolit funkci Power Nap, když je zařízení připojeno k napájecímu adaptéru“.

5. Chcete-li povolit funkci Power Nap, když je zařízení odpojeno od napájení, vyberte kartu „Baterie“ a povolte možnost „Power Nap while on battery power.“

Poznamenejte, že i s povolenou funkcí Power Nap může MailButler odesílat e-maily pouze tehdy, je-li otevřena aplikace Mail a připojena k internetu, takže než necháte Mac usnout, ujistěte se, že jsou obě tyto podmínky splněny.

Už nikdy nezapomenete odpovědět na e-mail

Přišel vám někdy důležitý e-mail a říkali jste si: „Odpovím na něj, jakmile budu mít chvilku,“ a pak jste na něj úplně zapomněli? Obvykle se to stává proto, že vám e-mail přijde do schránky v tu nejhorší možnou chvíli, třeba když spěcháte na schůzku nebo když máte za sebou obzvlášť hektický den a slíbíte si, že na e-mail odpovíte hned ráno.

Existuje však rychlý a snadný trik, jak zajistit, abyste na důležitý e-mail už nikdy nezapomněli odpovědět – a to pomocí aplikace Připomínky v Macu s příhodným názvem, která vám naplánuje připomenutí. V určený čas se zobrazí upozornění, které vám připomene, že musíte na důležitý e-mail odpovědět.

Pro vytvoření připomenutí:

1. Spustíte aplikaci Mail a otevřete e-mail, na který potřebujete odpovědět.
2. Otevřete složku „Aplikace“ na Macu a spusťte aplikaci „Připomínky“.
3. Přetáhněte tento e-mail do aplikace „Připomínky“ a pusťte ho do seznamu. Jako nová položka seznamu by se měl objevit odkaz „Zobrazit v poště…“.

4. Na odkaz „Zobrazit v poště“ najeďte myší, dokud se nezobrazí písmeno „i“. Kliknutím na toto ‚i‘ otevřete okno, ve kterém můžete naplánovat upomínku.

5. Klikněte na tlačítko ‚i‘. Vyberte možnost „V den“, zadejte čas a datum, kdy chcete tuto připomínku obdržet, a poté klikněte na tlačítko „Hotovo.“

Když nastane určený čas, zobrazí se oznámení, které vám připomene, že máte ještě napsat důležitý e-mail. A co víc, pokud na toto oznámení kliknete, spustí se aplikace Pošta s již otevřeným daným e-mailem, který čeká jen na to, až napíšete odpověď.