25 nápadů na uspořádání souborů v malé nebo domácí kanceláři

Pokud si něco koupíte prostřednictvím našich odkazů, můžeme získat peníze od našich partnerů. Dozvíte se více.

Vaše firma má pravděpodobně po ruce spoustu souborů týkajících se klientů, financí a každodenního provozu. V ideálním případě byste měli mít nastavený systém, který bude tyto soubory třídit do kategorií tak, aby byly snadno dostupné, ale nezaneřádily váš pracovní stůl. Tyto systémy se mohou pohybovat od velmi jednoduchých a tradičních až po technicky vyspělé a kreativní možnosti.

Nápady na uspořádání souborů

Nabízíme vám několik nápadů na uspořádání souborů, které byste měli zvážit, pokud pracujete v malé kanceláři nebo z domova.

Skříň na spisy

Je to vaše standardní řešení pro ukládání spisů, které můžete naplnit označenými složkami, abyste mohli roztřídit všechny důležité dokumenty a mít je snadno dostupné na jednom místě.

Plochá skříň na spisy

Plochá skříň na spisy, jako je tato od společnosti Safco, poskytuje podobnou organizační strukturu, ale umožňuje vám ukládat spisy spíše horizontálně než vertikálně. Záleží jen na tom, jaký typ složek máte a jak k nim raději přistupujete.

Složková zásuvka

Možná nepotřebujete celou skříň jen na složky. Pokud je můžete trochu zúžit a zbytek mít v digitálních souborech, můžete jednoduše přidat systém třídění souborů do zásuvky nebo skříňky pod stolem.

Boxy na spisy

Jiné kompaktnější řešení, můžete si také pořídit boxy, které mají vložky na spisy, takže je můžete snadno přenášet nebo ukládat na různá místa v kanceláři.

Závěsné pořadače na spisy

Nebo možná chcete, aby vaše spisy byly lépe přístupné. V takovém případě si můžete pořídit malou strukturu, jako jsou tyto výrobky Pendaflex, a uspořádat své soubory jako v kartotéce.

Neat

Pokud uchováváte hlavně digitální soubory, můžete zvážit systém, jako je Neat. Poskytne vám způsob, jak snadno sledovat výdaje, a dokonce se integruje s účetním softwarem.

OneDrive

OneDrive je řešení společnosti Microsoft Office pro digitální cloudové úložiště. Pomocí něj můžete mít své soubory přístupné odkudkoli. Máte k nim tedy přístup, i když pracujete na dálku nebo používáte mobilní zařízení.

Třídič souborů na stolním počítači

Pro snadný přístup ke všem důležitým souborům a dalšímu kancelářskému vybavení si můžete pořídit jednoduchý stolní organizér, jako je tento od společnosti Poppin.

Složky na dokumenty

Pokud máte po ruce jen malé množství fyzických souborů, pak si možná vystačíte s několika označenými složkami, které můžete uložit do zásuvky nebo dokonce do aktovky.

Složky

Jedná se o poněkud rozsáhlejší systém, do jednoho pořadače se vám vejdou složky několika různých kategorií, a přesto je můžete velmi snadno přenášet a ukládat.

Organizér projektů

Tento produkt je podobný složkám a pořadačům. Nabízí však o něco více informací, které můžete vyplnit o konkrétních produktech, takže můžete mít vše velmi konkrétně uspořádané. Tento je od společnosti Staples.

Složky s barevným kódováním

Ať už používáte skříň, zásuvku nebo jiný druh nádoby, můžete mít všechny své soubory uspořádané ve složkách různých barev, takže se ani nemusíte příliš přibližovat, abyste si přečetli štítky.

Stěnové organizéry

Pokud nechcete zabírat místo na stole nebo na podlaze, můžete investovat do malého systému složek, který se připevní přímo na stěnu, takže budete mít ke všemu přístup ve výšce očí.

Organizér poštovních schránek

Tento typ výrobku se často používá ve třídách nebo kancelářích, kde může mít více lidí příchozí nebo odchozí materiály. Můžete jej však použít i jako organizér, pokud máte mnoho různých typů souborů a potřebujete, aby každý z nich byl pěkně přístupný. Tento výrobek je od společnosti Wayfair.

Písemné boxy

Pokud nepotřebujete mít přístup ke svým souborům tak často, ale potřebujete je mít pro všechny případy po ruce, mohli byste si pořídit nějaké malé krabice na dopisy. Uložte je do nich a mějte je mimo hlavní pracovní prostor, aby nezabíraly cennou nemovitost.

Stojany na časopisy

Pokud chcete trochu dekorativnější řešení, můžete z držáků na časopisy udělat jednoduchý pořadač. Stačí každý z nich označit a mít je v kanceláři přístupné.

Koš na dopisy

Pro viditelnější systém, který přesto nezabere mnoho místa kolem stolu, můžete použít závěsný koš na dopisy, jako je tento od Pottery Barn.

Google Drive

Pokud dáváte přednost cloudovému řešení pro své soubory, Google Drive je bezplatný nástroj, který vám umožní nastavit složky a vytvářet dokumenty. Můžete si také zaplatit za vylepšené úložiště nad rámec bezplatného tarifu.

MyOrganizer

Pokud dáváte přednost tradiční softwarové cestě, zvolte produkt, jako je MyOrganizer Ultimate, který si můžete nainstalovat pro sledování dokumentů, výkazů a výdajů.

Košík na soubory

Pokud jste často na cestách, pak zvažte přenosný systém pro organizaci souborů, jako je tento pojízdný model od společnosti iBuy Office Supply.

Dropbox

Další cloudové řešení, Dropbox, může být užitečné zejména pro týmy, které potřebují přistupovat nebo sdílet data a soubory odkudkoli.

Paperless

Paperless 2 je software pro systémy Windows. Pomůže vám zbavit se tištěných kopií souborů, abyste mohli mít vše uspořádané na pracovní ploše.

Systém na pracovní plochu

Tento kompletní systém z eBaye, který je větší variantou než jednoduchý organizér souborů na pracovní plochu, se přesto vejde na většinu pracovních stolů a má místa pro spoustu souborů a dalších kancelářských potřeb.

Trezor

Pokud máte po ruce soubory, které jsou obzvlášť citlivé, možná byste měli investovat do uzamčeného trezoru. Soubory můžete ukládat do složek, takže budou stále uspořádané, a zároveň zajistíte, že k nim nebude mít přístup nikdo mimo vaši organizaci.

Digitální složky na ploše

Pokud to chcete mít opravdu jednoduché a neradi máte po ruce spoustu papírových kopií, můžete si na ploše počítače jednoduše nastavit složky, do kterých budete soubory třídit. Pak je rozdělte do kategorií, abyste je snadno našli, když je budete potřebovat.

Obrázek: