All the king’s horses

Nach der Dankbarkeit und der Entdeckung des inneren Kindes ist es an der Zeit, sich wieder mit der Realität der Leitung eines IT-Unternehmens zu befassen. Die Realität sieht so aus, dass Ihr IT-Team Ihre Organisation nicht vor bösen Akteuren schützen kann (nicht diese bösen Akteure, sondern Personen/Organisationen, die Ihnen oder Ihrem Unternehmen Schaden zufügen wollen). Sie brauchen die Hilfe und die aktive Mitarbeit Ihrer Benutzer, um Ihr Unternehmen zu schützen.

Wahre Beichtzeit: Die Mitglieder des IT-Teams können nicht alles reparieren, was ihre Benutzer kaputt machen können.

Wenn alle Pferde des Königs und alle Männer des Königs Humpty-Dumpty nicht wieder zusammensetzen konnten, dann kann auch Ihr IT-Team allein Ihr Unternehmen nicht schützen. Die meisten Mitarbeiter Ihres Unternehmens wollen Ihnen helfen, vorausgesetzt, dass sie 1) verstehen, was sie tun müssen, 2) dass es nicht zu schwierig ist und 3) dass es nicht zu unangenehm ist. Lassen Sie uns diese Punkte anhand eines realen Beispiels für den Umgang mit unerwünschten E-Mails aufgreifen.

Einfach zu verstehen

Wir haben unsere Benutzer in den letzten Jahren immer wieder darauf hingewiesen, KEINE E-Mails von Personen zu öffnen, die sie nicht kennen, KEINEN E-Mails zu glauben, die zu schön sind, um wahr zu sein, und NICHT auf Links in diesen E-Mails zu klicken. Wenn Sie also möchten, dass Ihre Benutzer Spam-E-Mails zur Analyse weiterleiten, aktiv als Spam markieren oder etwas anderes tun, müssen Sie ihnen klar sagen, was sie wann tun sollen.

Einfach zu verstehen: Wenn Sie eine E-Mail von einer E-Mail-Adresse oder einem Unternehmen erhalten, das Sie nicht kennen, löschen Sie sie entweder, ohne sie zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und leiten Sie sie als Anhang an [email protected] weiter.

Nicht leicht zu verstehen: Wenn Sie eine E-Mail von jemandem erhalten, den Sie nicht kennen, markieren Sie die E-Mail als Junk oder blockieren Sie den Absender oder löschen Sie die E-Mail oder leiten Sie sie zur Analyse an uns weiter oder ignorieren Sie sie einfach.

Nicht zu schwer

Allerdings darf das, was Sie von Ihren Benutzern verlangen, nicht zu schwer für sie sein. Ihre Rolle bei der Arbeit ist auf die IT ausgerichtet. Wenn Sie etwas mit Technologie machen, dann machen Sie Ihren Job. Die Aufgaben Ihrer Benutzer sind jedoch in der Regel NICHT auf die IT ausgerichtet. Wenn sie bemerken, dass sie Technologie verwenden, liegt das meistens daran, dass die Technologie es ihnen nicht leicht macht, ihre Arbeit zu erledigen!

Nicht zu schwer: Wir werden über Nacht ein Update für unseren Spam-Filter veröffentlichen. Wenn Ihr Computer zum Zeitpunkt der Aktualisierung eingeschaltet war, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Wenn Ihr Computer nicht eingeschaltet war oder wenn Sie mit Ihrem Computer nicht im Büro waren, kann es sein, dass beim ersten Einloggen ein Bildschirm aufleuchtet und Sie aufgefordert werden, Ihren E-Mail-Client neu zu starten.

Zu schwer: Wir aktualisieren heute Abend unseren E-Mail-Spamfilter. Wenn Sie sich morgen anmelden, müssen Sie zu X:\\ourcompany\IT_scripts\new\scripts\email gehen und update_my_spam_filtering_v2 ausführen – es sei denn, Sie arbeiten mit einem Macintosh, in diesem Fall müssen Sie zu //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email gehen und ausführen.

Nicht zu unbequem

Was Sie von Ihren Benutzern verlangen, darf für sie nicht so unbequem sein, dass es für sie einfacher ist, Zeit zu investieren, um einen Weg zu finden, das zu umgehen, was Sie von ihnen verlangen. Positiv ausgedrückt: Was Sie von ihnen verlangen, sollte für sie der einfachste Weg sein.

Unbequem: Wir ändern unseren Ansatz zur Spam-Filterung von E-Mails. Der neue Ansatz blockiert E-Mails, die Malware enthalten, und sendet Ihnen täglich eine Übersicht über fragwürdige E-Mails. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Nachrichten aus der Quarantäne freizugeben, oder sie zu ignorieren. Wenn Sie sie ignorieren, werden sie nach 30 Tagen gelöscht.

Zu lästig: Wir ändern unseren Ansatz zur Spam-Filterung von E-Mails. Sie müssen alle Personen, die Ihnen E-Mails schicken, darüber informieren, dass sie möglicherweise „Bounce-Backs“ erhalten und dass sie die „Ich bin ein Mensch“-Anforderungen ausfüllen müssen, um mit Ihnen zu mailen. Dies sollte sich innerhalb von 30 bis 60 Tagen einpendeln, nachdem Sie E-Mails mit Ihren wichtigsten Kunden und Kontakten ausgetauscht haben.

Wenn Sie erklären, was Sie zu erreichen versuchen, und es Ihren Nutzern leicht und bequem machen, mit Ihnen zu arbeiten, können Sie vermeiden, dass Sie versuchen müssen, Humpty-Dumpty wieder zusammenzusetzen.