25 Ideen für die Organisation von Akten in einem kleinen oder Heimbüro

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In Ihrem Unternehmen gibt es wahrscheinlich viele Akten, die mit Kunden, Finanzen und dem täglichen Betrieb zu tun haben. Im Idealfall sollten Sie ein System einrichten, um diese Dateien in Kategorien zu sortieren, damit sie leicht zugänglich sind, aber nicht Ihren Schreibtisch verstopfen. Diese Systeme können von sehr einfach und traditionell bis hin zu hochtechnischen und kreativen Optionen reichen.

Ideen für die Organisation von Akten

Hier sind einige Ideen für die Organisation von Akten, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie in einem kleinen Büro oder von zu Hause aus arbeiten.

Aktenschrank

Die Standardlösung für die Aufbewahrung von Akten, die Sie mit beschrifteten Ordnern füllen können, um alle Ihre wichtigen Dokumente zu sortieren und sie leicht zugänglich an einem Ort aufzubewahren.

Flacher Aktenschrank

Ein flacher Aktenschrank wie dieser von Safco bietet eine ähnliche Organisationsstruktur, erlaubt Ihnen aber, Ihre Akten horizontal statt vertikal anzuordnen. Es hängt einfach davon ab, welche Art von Akten Sie haben und wie Sie auf sie zugreifen möchten.

Aktenschublade

Vielleicht brauchen Sie nicht einen ganzen Schrank nur für Akten. Wenn Sie sie ein wenig reduzieren können und den Rest in digitalen Dateien aufbewahren, können Sie einfach ein Dateisortiersystem in die Schublade oder den Schrank unter Ihrem Schreibtisch einbauen.

Aktenboxen

Eine weitere kompaktere Lösung sind Boxen mit Aktenordner-Einsätzen, damit du sie leicht transportieren oder an verschiedenen Orten in deinem Büro aufbewahren kannst.

Hängende Aktenordner

Oder du möchtest, dass deine Akten leichter zugänglich sind. In diesem Fall könnten Sie eine kleine Struktur wie diese Pendaflex-Produkte kaufen, um Ihre Dateien wie in einem Aktenschrank zu organisieren.

Neat

Wenn Sie hauptsächlich digitale Dateien aufbewahren, könnten Sie ein System wie Neat in Betracht ziehen. Es bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen, und lässt sich sogar in Buchhaltungssoftware integrieren.

OneDrive

OneDrive ist die Lösung von Microsoft Office für die digitale Cloud-Speicherung. Sie können es verwenden, um Ihre Dateien von überall aus zugänglich zu machen. So können Sie darauf zugreifen, auch wenn Sie Telearbeit leisten oder ein mobiles Gerät verwenden.

Desktop File Sorter

Für einen einfachen Zugriff auf alle Ihre wichtigen Dateien und andere Büroutensilien können Sie einen einfachen Desktop-Organizer wie diesen von Poppin kaufen.

Aktenordner

Wenn Sie nur wenige physische Akten aufbewahren, können Sie sich mit ein paar beschrifteten Ordnern begnügen, die Sie in einer Schublade oder sogar in Ihrer Aktentasche verstauen können.

Ordner

Ein etwas größeres System, mit dem Sie Akten verschiedener Kategorien in einem Ordner unterbringen und trotzdem leicht transportieren und aufbewahren können.

Project Organizer

Dieses Produkt ähnelt den Ordnern und Ordnern. Allerdings bietet es etwas mehr Informationen, die Sie zu bestimmten Produkten ausfüllen können, damit Sie alles ganz gezielt organisieren können. Dieses Produkt ist von Staples.

Farbcodierte Ordner

Ob Sie einen Schrank, eine Schublade oder eine andere Art von Behälter verwenden, Sie können alle Ihre Akten in verschiedenfarbigen Ordnern aufbewahren, so dass Sie nicht einmal in die Nähe kommen müssen, um Etiketten zu lesen.

Wandordner

Wenn Sie keinen Platz auf Ihrem Schreibtisch oder auf dem Fußboden benötigen, können Sie in ein kleines Ordnersystem investieren, das direkt an der Wand befestigt wird, so dass Sie auf alles in Augenhöhe zugreifen können.

Mailbox Organizer

Diese Art von Produkt wird oft in Klassenzimmern oder Büros verwendet, wo mehrere Personen ein- oder ausgehendes Material haben. Sie können es aber auch als Organizer verwenden, wenn Sie viele verschiedene Arten von Akten haben und jede von ihnen ziemlich leicht zugänglich sein muss. Dieses Produkt ist von Wayfair.

Briefkästen

Wenn Sie nicht so oft auf Ihre Akten zugreifen müssen, sie aber für den Fall der Fälle aufbewahren wollen, können Sie einige kleine Briefkästen aufbewahren. Bewahren Sie sie darin auf und halten Sie sie von Ihrem Hauptarbeitsbereich fern, damit sie keinen wertvollen Platz wegnehmen.

Magazinständer

Wenn Sie eine etwas dekorativere Lösung suchen, können Sie Zeitschriftenhalter in ein einfaches Ablagesystem verwandeln. Beschriften Sie einfach jeden einzelnen und halten Sie sie in Ihrem Büro zugänglich.

Briefkorb

Für ein sichtbareres System, das dennoch nicht viel Platz auf Ihrem Schreibtisch einnimmt, könnten Sie einen hängenden Briefkorb wie diesen von Pottery Barn verwenden.

Google Drive

Wenn Sie eine cloudbasierte Lösung für Ihre Dateien bevorzugen, ist Google Drive ein kostenloses Tool, mit dem Sie Ordner einrichten und Dokumente erstellen können. Sie können auch für einen erweiterten Speicherplatz bezahlen, der über den kostenlosen Plan hinausgeht.

MyOrganizer

Wenn Sie lieber den Weg der traditionellen Software gehen, entscheiden Sie sich für ein Produkt wie MyOrganizer Ultimate, das Sie installieren können, um Dokumente, Berichte und Ausgaben zu verfolgen.

Aktenordner

Wenn Sie oft unterwegs sind, sollten Sie ein tragbares Ordnungssystem wie dieses rollbare Modell von iBuy Office Supply in Betracht ziehen.

Dropbox

Eine weitere Cloud-basierte Lösung, Dropbox, kann besonders nützlich für Teams sein, die von überall auf Daten und Dateien zugreifen oder sie gemeinsam nutzen müssen.

Paperless

Paperless 2 ist eine Software für Windows-Systeme. Sie hilft Ihnen dabei, die Kopien von Dateien loszuwerden, so dass Sie alles auf Ihrem Desktop organisieren können.

Desktop System

Eine größere Option als ein einfacher Desktop-Dateiorganizer, dieses vollständige System von eBay passt immer noch auf die meisten Schreibtische und bietet Platz für viele Dateien und andere Büromaterialien.

Safe

Wenn Sie Dateien aufbewahren, die besonders sensibel sind, möchten Sie vielleicht in einen verschlossenen Safe investieren. Sie können die Dateien in Ordnern aufbewahren, so dass sie immer noch geordnet sind, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass niemand außerhalb Ihrer Organisation auf sie zugreifen kann.

Digitale Desktop-Ordner

Wenn Sie es wirklich einfach halten wollen und es nicht mögen, viele Ausdrucke zur Hand zu haben, können Sie einfach Ordner auf dem Desktop Ihres Computers einrichten, in denen Sie die Dateien sortieren. Dann ordnen Sie sie in Kategorien ein, damit Sie sie leicht finden, wenn Sie sie brauchen.

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